Den latinske betydningen av ordet quorum er avledet av et ord som betyr hvem. Kommersielle og ideelle organisasjoner har mange fordeler når de danner et styre. Hovedårsaken til at organisasjoner danner et styre er å samle talentene til individuelle styremedlemmer for å ta de beste overordnede beslutningene om den nåværende og fremtidige retningen for organisasjonen. Det betyr at demografien som utgjør «hvem» av beslutningstakere har stor betydning for alle organisasjoner. Ved ikke å følge quorumprotokollen kan noen få medlemmer bli for mektige, noe som skaper en risiko for at beslutninger ikke kan være til fordel for helheten .
Roberts regler setter retningslinjer for kvorum angående protokoller for når et beslutningsdyktig antall ikke kan opprettes, endring av vedtekter om et beslutningsdyktig antall, og relevansen av å gi beskjed om et møte der viktige stemmer vil bli tatt.
Definere et quorum
I henhold til Roberts regler er definisjonen av et quorum det minste antall stemmeberettigede medlemmer som må være til stede på et ordentlig kalt møte for å drive virksomhet i navnet på gruppen Et quorum bør bestå av et tall som er så stort som det kan stole på for å være til stede på alle møtene, når været ikke er spesielt dårlig.
Definisjonen høres litt vag ut. Det er! Roberts Regler utviklet den definisjonen med vilje for å imøtekomme mangfoldet av organisasjoner som bruker parlamentarisk prosedyre.
Etablering av et kvorumnummer eller en forholdstall
I de fleste tilfeller vil vedtektene angi regler for et beslutningsdyktig antall. I mangel av en angitt definisjon utgjør et simpelt flertall et beslutningsdyktig antall.
Enten du bestemmer et kvorumkvotient for første gang eller omdefinerer vedtektene om et beslutningsdyktig antall, hjelper det å ta et par ting med i hensyn.
- Hvem er mest sannsynlig de ordinære deltakerne på styremøtene?
- Hva er mest fornuftig å oppnå beslutninger som er avrundet og balansert?
Med tanke på disse primære spørsmålene kan quorumet angis som en prosentandel av medlemskapet eller et fast antall. Så hvor mange prosent er kvorum? Når du angir dette forholdet eller tallet, må du huske at tellingen er hentet fra antall stemmeberettigede medlemmer som er til stede. Hvorfor er dette viktig? La oss si at vedtektene sier at medlemmene kan stemme via post eller fullmektig. På et møte der det blir stemt, er det ikke nok medlemmer til stede på møtet for å møte beslutningsdyktigheten. Ingen offisiell virksomhet kan drives, selv om det er nok stemmer for å møte quorumet, fordi det ikke er nok medlemmer til stede.
Fraværet av et quorum
Det er sjelden at en styremøte har perfekt oppmøte på hvert møte gjennom året. I lys av dette utpekte Roberts Rules regler for å drive virksomhet i fravær av beslutningsdyktighet. Samlet sett er enhver virksomhet som ble handlet uten en kvorum til stede ugyldig, men det er noen få unntak. De inkluderer:
- å ta tiltak for å etablere beslutningsdyktighet
- som fastsetter tidspunktet for utsettelse
- for å utsette
- for å ta frist
Det er også et par ganske åpenbare ting som ikke kan gjøres når det ikke er noe quorum. Nåværende medlemmer kan ikke gi enstemmig samtykke og ikke varsle om et nytt møte. I begge tilfeller ville det ikke være nok medlemmer til å sikre en rimelig stemme for flertallet.
Hvis det er beslutningsdyktig ved begynnelsen av et møte og medlemmene drar under møtet og forårsaker tap av beslutningsdyktighet, formann bør opplyse om tapet av beslutningsdyktighet før han stemmer. Andre medlemmer kan også komme med en ordning om tap av beslutningsdyktighet, men bare når andre medlemmer ikke snakker.
Endring av kvorumkvoten eller forholdet
Styremedlemmene bør ta merknad med røde flagg som indikerer at det er på tide for en endring i vedtektene angående det oppgitte beslutningsdyktigheten. Fremgang og fremdrift i en organisasjon viser positive tegn på vekst, men de kan også signalisere en ny titt på kvorumkvotienten i vedtektene. Et godt tidspunkt å gjennomgå quorumprotokollen er på det årlige strategiske planleggingsmøtet, med mindre noe gnister en gjennomgang før da. Her er noen få røde flagg som utløser en gjennomgang:
- når noen få medlemmer blir for kraftige
- når organisasjonens behov endres
- når organisasjonen gjennomgår en periode med vekst
Styrene bør være forsiktige med hensyn til hvordan de endrer regler for beslutningsdyktighet. Den riktige måten er å slå våre bestemte ord eller hele regelen, og sette inn nye ord eller en ny regel, og stemme på det som ett spørsmål. Risikoen ved å endre beslutningsdyktigheten ved å treffe regelen først er at beslutningsdyktigheten umiddelbart blir et flertall blant alle medlemmene. For mange organisasjoner setter det et nesten umulig forum for å få et quorum til å vedta en ny regel.
Stolens rolle
Stolen har en viktig posisjon når det gjelder å sikre at alle avgitte stemmer er offisielle. Selv om det er viktig at møtene begynner i tide, bør formannen ikke vente noen minutter for å se om nok medlemmer kommer til å møte quorumet, hvis et quorum ikke er til stede på den bestemte tiden. Medlemmer kan benytte anledningen til å kontakte andre medlemmer for å se om beslutningsdyktighet kan oppfylles. Hvis det ikke er noen mulighet for at det skal være et beslutningsdyktig antall, bør formannen kunngjøre at det ikke er noe beslutningsdyktig antall og ingen offisiell virksomhet vil bli ført. på et spørsmål, kan det medlemmet ikke bli avbrutt for å si at det ikke er noe beslutningsdyktig. Formannen skal tillate at debatten fortsetter og tillate et medlem å kunngjøre om de ikke er beslutningsdyktige når medlemmene ikke snakker.
Hvis det blir tydelig at det ikke er mulig å opprette et beslutningsdyktig antall, kan formannen bevege seg å avbryte møtet og planlegge det til en annen dato. Dette kan også signalisere et svar fra formannen for å oppmuntre stemmeberettigede medlemmer til å være til stede på neste møte. Å avvise møtet er et spesielt passende skritt for formannen å ta under et årlig møte der viktige saker for året må behandles, inkludert valg av offiserer.
Hvis det ikke er noe beslutningsdyktig antall til stede, er sekretæren bør reflektere i referatet hvor mange medlemmer som var til stede, at det ikke ble oppnådd beslutningsdyktighet, og dato og klokkeslett for det omlagte møtet. Protokollen kunne også inneholde en uttalelse om at det ble holdt uforpliktende diskusjoner.
Å følge quorumprotokoller holder en organisasjon balansert og demokratisk. Mens styrelederen har hovedansvaret for å etablere og kunngjøre eksistensen av et beslutningsdyktig antall, bør alle styremedlemmer holde styrelederen ansvarlig for å følge den riktige parlamentariske prosedyren, som et system for kontroller og balanser.