PPAP er en serie dokumenter samlet på ett bestemt sted (et bindemiddel eller elektronisk) kalt «PPAP Package». PPAP-pakken er en serie dokumenter som trenger en formell sertifisering / avmelding av leverandøren og godkjenning / avmelding av kunden. Skjemaet som oppsummerer denne pakken kalles PSW (delinnleveringsgaranti). Signaturen i PSWs kundesertifiseringsområde indikerer at den leverandøransvarlige personen (vanligvis kvalitetsingeniøren eller kvalitetssjefen) har gjennomgått denne pakken, og at den kundeansvarlige personen (vanligvis en kundekvalitetsingeniør eller kundekvalitetsleder) ikke har identifiserte eventuelle problemer som ville forhindre godkjenning.
Dokumentasjonen på PPAP-pakken er nært knyttet til den avanserte planleggingsprosessen for produktkvalitet som ble brukt under design og utvikling av nye biler og komponentsystemer for å redusere risikoen for uventede feil på grunn av feil i design og produksjon. PPAP-håndboken er publisert av AIAG, og spesifiserer generiske krav for å få PPAP-godkjenninger. Ytterligere kundespesifikke krav kan stilles av bestemte kunder (bilprodusenter) og innlemmes i kjøpekontraktene. Detaljer om «kundespesifikke» krav kan bli funnet på nettstedet International Automotive Task Force (IATF) eller leverandørportaler fra bilprodusentene. Et nytt nettsted, utviklet av kundespesifikke krav, LLC, er opprettet for å løse problemer knyttet til distribusjon og tilgjengelighet av kundespesifikke krav.
Leverandører kreves PPAP-godkjenning fra bilprodusentene hver gang en ny eller modifisert komponent introduseres til produksjonen, eller produksjonsprosessen endres. Innhenting av godkjenning krever at leverandøren leverer eksempler på deler og dokumentasjon som viser at:
- Kundens krav er forstått;
- Produktet som leveres oppfyller disse kravene;
- Prosessen (inkludert underleverandører) er i stand til å produsere samsvarende produkt.
- Produksjonskontrollplanen og kvalitetsstyringssystemet vil forhindre produkt som ikke samsvarer med å nå kunden eller kompromittere sikkerheten og påliteligheten av ferdige kjøretøyer.
PPAP kan være nødvendig for alle komponenter og materialer som er innlemmet i det ferdige produktet, og kan også være påkrevd hvis komponenter behandles av eksterne underleverandører.
Begrepet ISIR (første prøveinspeksjonsrapport) brukes av tyske selskaper som VW og BMW. ISIR-skjemaet er standardisert av Verband der Automobilindustrie e. V., kort VDA, en tysk interessegruppe i den tyske bilindustrien, begge bilprodusenter. og bilkomponentleverandører Begrepet brukes også av noen andre selskaper som Hyundai og Kia. ISIR er faktisk som Warrant and Inspection Report of PPAP document package. PPAP-dokumentpakken inneholder noen andre dokumenter som PFMEA, kontrollplan, tegning, MSA, kapasitetsdata osv. Foruten ISIR-dokument, kreves normalt andre dokumenter som PPAP av Volkswagen og Hyundai for utgivelse av et produkt og prosess. PPAP er som den eldre ISIR pluss mye mer, med mindre kunden har et spesifikt krav for å bruke ISIR i systemet sitt. ISIR er et sammendrag av den første prøven som presenteres i hvilken som helst tilstand. PSW støttes og valideres av ISIR. Dette betyr ikke at produktet som presenteres er under serielle forhold, men bare oppgir med bevis den nåværende statusen.
PPAP er bekreftelsen på at produktet oppfyller kundens krav til serieproduksjon. PPAP vil bli ansett som signert når en full PSW er godkjent av kunden og lagt til PPAP-mappen. PSW vil alltid støttes med en ISIR, men PPAP anses bare som godkjent når en FULL PSW er godkjent med en ISIR.
I hovedsak er PSW og ISIR en del av PPAP eller VDA og kan til og med være utenfor av PPAP i tilfeller som førstegangsverktøydeler som i de fleste tilfeller skal sendes inn med PSW og ISIR, men som ikke blir godkjent i PPAP før seriebetingelsene er oppfylt.