Vi ønsket å se på førstehånd hvordan pensjonskrav behandles og finne ut om historiene vi hadde hørt var sanne. For eksempel hadde vi blitt fortalt om et mystisk budsystem der en rød lastebil full av pensjonister regelmessig gikk fra Boyers til Breezewood, Pennsylvania. Der ble den møtt av en annen rød lastebil som fraktet filene resten av veien til Washington. Det viste seg at det virkelig er et kureringssystem for å transportere filer som går flere ganger i uken, men det er tilsynelatende avhengig av standardbiler, ikke spesielle røde kjøretøy.
Vi lærte også at kontorlokalene ikke lenger er naturlig kule 60 grader, men har blitt oppgradert med moderne VVS-utstyr for å holde det behagelig for ansatte. Vi kunne legge igjen genserne i bilen.
Til tross for at det ikke var noen skjulte hemmeligheter avslørt på turen vår, var vi fascinert av å lære mer om hva som foregår i dette kavernøse rommet.
Vi lærte at dette er et sted der føderale ansatte går på jobb hver dag på et kontorlokale med tøffe vegger av sprengt kalkstein som er malt i lyst sølv. Etasjene er foret med 22 000 arkivskap, stablet 10 høye og organisert i rader, med 400 millioner sivile pensjonsrekorder. Disse arkivskapene vil strekke seg ut fra ende til ende, og vil strekke seg over 26 miles. Stacket oppå hverandre, ville de stige fire ganger høyere enn Mount Everest.
Behandlingssenterets historie går tilbake til 1902, da US Steel oppdaget dette lagerhuset av kalkstein omtrent en time nord for Pittsburgh og begynte å bryte den for bruk i produksjon av stål. Innen 1950 hadde gruvedriften opphørt, og selskapet begynte å bruke hulene det hadde opprettet for å beskytte bedriftsjournaler. I 1954 ble det leid plass til bedrifter og den amerikanske regjeringen for lagring av poster. I 1960 flyttet føderal pensjonsvirksomhet fra pensjonsbygningen (nå National Building Museum) i Washington til Boyers. I dag eies plassen av Iron Mountain, et data- og registeradministrasjonsselskap.
I 1960 hadde anlegget 30 000 kvadratmeter dedikert lagringsplass med 42 ansatte som for det meste jobbet i jobber relatert til fillagring. I dag er det 221.000 kvadratmeter plass med mer enn 500 ansatte, nå mest fokusert på det operative arbeidet som er involvert i pensjonsbehandling. Det er ytterligere 150 ansatte som jobber i den nærliggende byen East Butler i OPM-kundesenteret. Ytterligere 300 ansatte jobber for Retirement Services ved OPMs hovedkvarter i Washington.
Arbeidsmengden ved Retirement Operations Center er svimlende. Her er noen få statistikker om behandlingsaktivitetene i regnskapsåret 2018:
- 114,151 pensjonskrav
- 93 969 etterlatte krav
- 1 682 983 telefonsamtaler
- 251 150 e-postmeldinger
- 84 000 endringer av mottakerbetegnelse
- 185 000 stykker skriftlig korrespondanse
- 4,036,540 Pensjonstjenester Online aktiviteter
Pensjonister kan bruke online-tjenester til å oppdatere postadressene sine, endre kildebetegnelsen for føderal og statlig inntektsskatt, be om et duplikat livrentehefte eller skrive ut deres ID-kort for pensjonstjenester. Jo flere pensjonister og deres familier henvender seg til nettbaserte tjenester for grunnleggende behov, jo raskere kan teamet hos Boyers svare på mer komplekse spørsmål.
På vår tur fikk vi vite om mange nylige endringer for å forbedre effektiviteten i kjedelig prosess med avgjørelse av pensjonskrav og svar på forskjellige andre forespørsler knyttet til pensjonsytelser. Treningsøkter var i gang på mange områder vi besøkte, og pensjonsjournaler ble ført på en ryddig og sikker måte.
Vi kom tilbake fra turen med en fornyet følelse av optimisme om at føderale ansattes pensjonsytelser er i gode hender. Neste uke vil jeg dele det vi har lært om den trinnvise prosessen med kravhåndtering for å hjelpe deg med å forstå hva som skjer når du går fra en føderal ansatt til en pensjonist.