John Kotter, professor i leder- og endringsledelse ved Harvard Business School, introduserte sin banebrytende 8-trinns endringsmodell i sin bok fra 1995, «Leading Change». Bygget på arbeidet til Kurt Lewin, skisserer modellen de 8 viktigste trinnene i endringsprosessen og argumenterer for at forsømmelse av noen av trinnene kan være nok til at hele initiativet mislykkes.
Trinn 1: Skap hastighet
Ideen om at en endring er nødvendig for at organisasjonen skal lykkes, kan være veldig sterk. Hvis du kan skape et miljø der enkeltpersoner er klar over et eksisterende problem og kan se en mulig løsning, er det sannsynlig at støtten til endringen vil øke. Å generere samtaler om hva som skjer og hvilken retning organisasjonen kan gå i, vil bidra til å oppnå dette. En måte å starte dette på er å skape et forum der spørsmål og potensielle løsninger blir tatt opp og diskutert. Dette trinnet handler om forberedelse, og Kotter anslår at omtrent 75% av selskapets ledelse må stå bak en endring for at det skal lykkes. Dette understreker poenget hans med at det er viktig å forberede seg godt før man hopper inn i endringsprosessen. Dette trinnet skaper «behovet» for endring, snarere enn bare et «behov» for endring. Forskjellen er veldig viktig når det gjelder sannsynlig støtte og eventuell suksess for endringen.
Trinn to: Dann en kraftig koalisjon
Det vil være veldig vanskelig å lede hele endringen. prosess på egen hånd, og derfor er det viktig å bygge en koalisjon for å hjelpe deg med å lede andre. Koalisjonen du bygger bør bestå av en rekke ferdigheter, en rekke erfaringer og mennesker som kommer fra forskjellige områder av virksomheten, for å maksimere effektiviteten. Koalisjonen kan hjelpe deg med å spre meldinger i hele organisasjonen, delegere oppgaver og sørge for at det er støtte for endringen i hele organisasjonen. Teammedlemmer som samarbeider, utfyller hverandre og kan få hverandre til å jobbe hardere, vil gjøre livet ditt lettere og endringen mer sannsynlig å lykkes.
Trinn tre: Lag en visjon for endring
Et endringsinitiativ er sannsynligvis veldig komplisert og kan ofte være vanskelig å forstå, spesielt for ansatte i nedre ende av hierarkiet . Av denne grunn er det å lage en visjon som er lett å forstå og innkapsler det overordnede målet, en nyttig måte å generere støtte fra hele organisasjonen. Selv om denne visjonen skal være enkel og forståelig, må den også være inspirerende for å ha maksimal effekt.
Trinn fire: Kommuniser visjonen
Å lage visjonen er ikke nok til å generere støtte for den, den må da kommuniseres i hele organisasjonen. Dette er en utmerket mulighet til å benytte koalisjonen du har bygget opp, da de sannsynligvis vil ha nettverk mellom alle områdene i virksomheten. Det er viktig å kontinuerlig kommunisere denne meldingen, da det er sannsynlig at konkurrerende meldinger også blir spredt.
Trinn fem: Fjern hindringer
De første fire trinnene er avgjørende for å styrke styrken til endringsinitiativet ditt, men det er også viktig å se etter hva som sannsynligvis vil redusere sjansene for suksess. Enten det er enkeltpersoner, tradisjoner, lovgivninger eller fysiske hindringer, er det sannsynlig at det vil være noen få barrierer som blokkerer endringen din. Identifiser disse så tidlig som mulig og stole på tilgjengelige ressurser for å bryte dem ned, uten å forstyrre andre områder av virksomheten.
Trinn seks: Opprett kortsiktige gevinster
Endringsprosesser tar ofte litt tid å høste gevinster, og dette kan føre til at støtten faller hvis enkeltpersoner mener at deres innsats er bortkastet. Av denne grunn er det viktig å demonstrere fordelene med den nye prosessen ved å skape noen kortsiktige gevinster. Kortere siktemål er også nyttige verktøy for motivasjon og retning. Å bruke disse gevinstene for å rettferdiggjøre investeringer og krefter kan bidra til å motivere personalet til å fortsette å støtte endringen.
Trinn syv: Bygg videre på endringen
Mange endringsprosesser mislykkes når selvtilfredshet kryper inn mot slutten og prosjektet er ikke ferdig. Derfor argumenterer Kotter for at det er viktig å opprettholde og sementere endringen lenge etter at den er oppnådd. Fortsett å sette mål og analyser hva som kan gjøres bedre for fortsatt forbedring.
Trinn åtte: Forankre endringene i bedriftskulturen
Bare det å endre vanenes og prosessene til de ansatte er ikke alltid nok til å innføre en kulturendring på tvers av organisasjonen. Endringene bør bli en del av kjernen i organisasjonen din for å ha en varig effekt. Å holde eldre interessenter om bord, oppmuntre nye ansatte til å vedta endringene og feire enkeltpersoner som vedtar endringen, vil alle bidra til å fremme endringen til kjernen i organisasjonen din.
Hovedårsaken til at Kotter skisserer disse trinnene er å understreke at endring ikke er en enkel og rask prosess.Mange trinn i planleggingen er nødvendige, og selv når endringen er implementert, er det fortsatt mye å gjøre for å sikre at den lykkes. Kotter hevder at 70% av endringsinitiativene mislykkes, og tilskriver dette det faktum at de fleste organisasjoner ikke legger inn den nødvendige forberedelsen eller ser prosjektet riktig gjennom. Følg disse trinnene for å sikre at endringsinitiativet ditt er mer sannsynlig å bli en langsiktig suksess.