Auksjoner av ideelle organisasjoner: En komplett veileder og eksempler på eksempler

av Dennis Walsh CPA 18. mai 2014

Kategorier: Fundraising | Ledelse og ledelse Emne Koder: Donasjoner | Legal / Compliance

Auksjoner er kjent for to kjennetegn: de skaffer penger (noen ganger mye), og de er massevis av arbeid. Blue Avocado bidragsyter og CPA Dennis Walsh gir oss en komplett, praktisk overholdelsesguide, og enda bedre: fem eksempler på skjemaer for å sikre at ordlyden din er riktig:

Veldedige auksjoner har stått tidstesten som en flott måte å utnytte vår forbruksorienterte kultur til fordel for ideell innsats. Og mens auksjoner tradisjonelt har blitt holdt på spesielle arrangementer, har auksjoner på nettet nylig økt i popularitet, noe som gjør det lettere for frivillige og lar folk by fra hjemmene sine og over en lengre periode.

Men om en auksjon er live, stille eller online, det er problemer med overholdelse. Denne artikkelen presenterer en oversikt over viktige spørsmål om overholdelse av veldedige auksjoner og hvordan du bruker donorutdanning som en del av samsvar. Med denne bakgrunnen, og eksemplene på regneark og skjemaer inkludert, kan du lettere møte rapporteringsansvaret og høste fordelene med tillit.

Merk: Ulike skatterett og forskriftsbestemmelser påvirker veldedige auksjoner, og disse lovene er underlagt til tolkning og endring. Følgelig kan det være behov for kompetent faglig råd fra organisasjoner, sponsorer og deltakere. Med unntak av det som er nevnt, er alle seksjonshenvisninger til Internal Revenue Code and Regulations.

Før auksjonen

Charitable solicitation lisensiering

De fleste stater har noen form for veldedighetsregistreringskrav for ideelle organisasjoner og profesjonelle innsamlingsselskaper. Hvis ideelle organisasjoner gjennomfører auksjonen selv, vil du i de fleste tilfeller ikke trenge å registrere deg (forutsatt at du ikke er pålagt å gjøre det av andre grunner).

Enkelte stater krever også avsløring av organisasjonens lisensierte status på oppfordringsmateriell og anerkjennelse til givere. I stedet for å unngå disse kravene, bør organisasjoner omfavne den ekstra legitimiteten som offentliggjøring av registrert status gir. Klikk her for lenker til reglene i staten din.

Aksjonspolitikk for aksept av donasjoner

Vurder å vedta en skriftlig akseptpolicy slik at du kan avvise mindre passende gaver med mindre negativ donorreaksjon. Det kan for eksempel være lurt å oppgi på skjemaet for donasjon og anmodning om at du ikke kan akseptere levende dyr, kjøretøy, gjenstander med uvanlige lagringskrav, gjenstander med betydelige overførings- eller håndteringskostnader, eller gjenstander som du ikke tror kan lett selges på auksjon.

Hensyn til risiko og forsikring

I likhet med andre innsamlingshendelser, gir auksjoner bekymringer for risikostyring som bør behandles fremover. Fasiliteter og utstyr bør settes opp med omhu og for personer i alle aldre og med nedsatt funksjonsevne. Gi noen beskjed om mat eller drikke og andre farer under arrangementet.

Kontakt forsikringsmegleren om den kommende auksjonen din for å være sikker på at passende dekning og premie er på plass. Hvis du serverer alkoholholdige drikkevarer, må du forsikre deg om at policyen din inkluderer nødvendig dekning. Selv om det noen ganger er nødvendig å legge til en forsikringsrytter for spesielle arrangementer, kan det å kreve kjøp av en egen polis indikere at forsikringsselskapet ikke spesialiserer seg i ideelle forsikringsbehov.

Dokumenter som gir givere

Reglene er kompliserte for hvor mye en person kan trekke fra sin skatt for en auksjonsdonasjon; en skattefradragsdelingsdel for auksjonsdeltakere SAMPLE ble utviklet for denne artikkelen. Det er andre regler for håndgripelige gjenstander enn for eiendom, for verdsatte og ikke verdsatte ting, for kunst, for tjenester og så videre. Generelt sett, hvis en giver spør om fradragsberettigelse, foreslår de at de snakker med skatteregnskapet. Selv om du gir dem riktig informasjon, kan de huske den feil.

Men du trenger å vite hvilke dokumenter du skal gi giveren. Viktigst, sørg for å gi dem kvitteringer og kvitteringer. Akkurat som du må gi en skriftlig bekreftelse for kontantdonasjon på $ 250 eller mer, må givere ha en skriftlig bekreftelse fra veldedighetsorganisasjonen for hver donasjon av ikke-kontant eiendom verdsatt til $ 250 eller mer for å kreve et veldedighetsfradrag på deres selvangivelse (se IRS-publikasjon 1771 for unntak og gjeldende årsgrenser).

Den skriftlige bekreftelsen må vise:

1. 1. Organisasjonens navn

1. 1. Beskrivelse av den donerte eiendommen (men ikke verdi)

1. 1. Ett av følgende:

• • En uttalelse om at ingen varer eller tjenester ble gitt i retur for bidraget

• • En beskrivelse og god tro estimat av verdien av varer og tjenester som tilbys mot bidraget (visse token-gjenstander kan ignoreres)

• • En uttalelse om at varer eller tjenester som tilbys mot betaling av bidraget, var begrenset til immaterielle religiøse fordeler

Her er en anerkjennelse av en donasjonsprøve som ikke er kontant.

Igjen, ikke gjør en vurdering av th e verdien av mottatt donert eiendom. Det er giverens ansvar alene å underbygge verdien av et ikke-kontantbidrag til inntektsskatt, inkludert å skaffe en kvalifisert vurdering når det er nødvendig.

Og. . . en organisasjon som ikke anerkjenner et bidrag medfører ingen IRS-straff. Men en takk, som en pannekake, må serveres fersk. Send en rask takk via e-post eller e-post.

På auksjonen

Moms

Fordi auksjoner innebærer salg av varer, husk at de fleste stater krever at ideelle organisasjoner innkrever merverdiavgift ved salg av varer på samme måte som bedrifter som er ideelle for selskaper. (Selv om staten din fritar ideelle organisasjoner for å betale merverdiavgift når du kjøper varer, kan det kreve at ideelle organisasjoner samler inn og overfører merverdiavgift når du selger varer.)

Imidlertid er unntak fra slike krav vanlige for visse innsamlingsaktiviteter ( eksempel: omsetningsavgift på varm mat som selges av frivillige på et sportsarrangement for ungdommer som holdes færre enn seks ganger per år). Sørg for at du avgjør om du trenger å samle inn statlige eller lokale avgifter på opptak av arrangementer eller auksjonsutsalg.

En fordel for online veldedighetsauksjoner gjennomført gjennom kommersielle leverandører – som BiddingforGood eller MissionFish – er at de samler inn og betale moms for deg. En ulempe er at de tar betalt; for eksempel tar BiddingforGood et årlig gebyr på $ 595 og 9% av bruttosalget.

Lydløse auksjoner bruker ofte budark; her er et Silent Auction Bud Sheet Sample som inneholder språk relatert til skattefradragsberettigelse, slik at budgivere vil ha den informasjonen som er praktisk synlig når de byr.

Etter auksjonen: regnskap og rapportering

Her er en sjekkliste for auksjonsrapportering for ideelle organisasjoner. Følgende er mer detaljert på flere punkter.

Auksjonsinntekt og urelatert forretningsinntekt (UBI)

Er auksjonsinntekt ansett som ubeslektet forretningsinntekt ?

Med visse unntak må en organisasjon som mottar $ 1000 eller mer i bruttoinntekt per år fra forretningsaktiviteter som ikke er relatert til dets unntatte formål, sende inn IRS-skjema 990-T, fritatt organisasjonsinntekt, og vil være underlagt selskapets inntektsskatt på nettoinntekten fra slike aktiviteter.

For å være underlagt UBIT, må imidlertid aktiviteten utføres regelmessig. Forskriften foreskriver at intermitterende aktiviteter, inkludert en årlig innsamlingsbegivenhet, ikke regelmessig gjennomføres, og derfor ikke genererer UBI (se Treas. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Arrangementer oftere kan kreve nærmere evaluering. For eksempel vil en kontinuerlig auksjon som holdes på organisasjonens nettside sannsynligvis oppfylle dette kravet.

Selv om det regelmessig gjennomføres, er det imidlertid to UBIT-unntak som ofte gjelder auksjoner og andre innsamlingsaktiviteter. Hvis en aktivitet gjennomføres med stort sett alt frivillig arbeidskraft, eller organisasjonen selger varer som i det vesentlige er donert, vil ikke aktiviteten være underlagt UBIT (se IRC avsnitt 513 (a)). For dette formålet anses «i det vesentlige alle» generelt å bety minst 85%. (Dette er området nonprofit bruktbutikker opererer under.)

Hvis aktiviteten utføres regelmessig og ikke på annen måte er unntatt fra UBIT, og organisasjonspakker eller mikser bidratt med varer med kjøpte varer før salget, må organisasjonen spore prosentandelen av kjøpte varer i pakken / miksen. Hvis det årlige salget av kjøpte varer er mer enn ubetydelig, er aktiviteten underlagt UBIT (IRM 4.76.51.9).

Og hva med auksjons sponsing? Er dette annonseinntekt og derfor underlagt UBIT?

Med litt forsiktighet kan du unngå å ha å behandle sponsorinntekter som urelaterte forretningsinntekter.To nøkkelområder:

a) Materialet kan inneholde en sponsors navn, logo eller produktlinjer sammen med sponsorens kontaktinformasjon og en lenke til deres nettside (Treas. Reg § 513-4 (f)).

b) Organisasjonen din må ikke gi noen form for påtegning eller sammenlignende informasjon om sponsorens produkter eller tjenester (IRC avsnitt 513 (i) (2) (A)).

Hva gjør må vi rapportere til skattemyndighetene om auksjonen?

Hvis du mottok en donasjon som skjema 8282 var påkrevd for, og du selger den (eller avhender den) innen tre år, må du sende inn skjemaet 8282, Donee Information Return, innen 125 dager etter disposisjon og gi en kopi til giveren. Et unntak gjelder en enkelt vare på $ 500 eller mindre som var en del av en lignende gruppe donerte gjenstander, forutsatt at giveren signerte uttalelsen i del B, del II, i skjemaet 8283 og identifiserte varen separat.

Oppbevar kopier av alle skjema 8283-papirene dine slik at du enkelt kan fylle ut skjema 8282 etter et auksjonsutsalg eller annen rapporteringspliktig disposisjon.

Spesielle regler for kjøretøy : Salg av en donert bil, båt eller fly til en verdi av mer enn $ 500 må rapporteres til giveren på IRS-skjema 1098-C eller tilsvarende uttalelse innen 30 dager etter salg og må også sendes til IRS.

Auksjoner og dine reviderte uttalelser

Registrering av donert eiendom: I henhold til generelt aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP) innregnes donert eiendom generelt som inntekt og registreres til virkelig verdi på mottakstidspunktet . Når det senere selges på auksjon, fordi slike gave i realiteten er en del av den samme transaksjonen, bør differansen mellom beløpet som mottas ved salg og virkelig verdi når det opprinnelig bidro, innregnes som en justering av det opprinnelige bidraget (FASB Accounting Standards Codification (ASC) 958-605-25-20).

Noen organisasjoner foretrekker å registrere auksjonsbeløpet som bidragsinntekt og ikke registrere den donerte varen når den mottas i det hele tatt. Hvis donasjon og salg skjer i samme regnskapsår, resulterer denne regnskapsmessige bekvemmeligheten i samme nettobidragsinntekt. Imidlertid, hvis donasjonen skjer i en egen regnskapsperiode fra auksjonen, vil dette føre til utelatelse av bidragsinntekter og beholdning fra regnskapet.

Donerte tjenester – som fotograferingsøkt eller eiendomsplanlegging konsultasjon – blir ikke inntektsført. Selv om de oppfyller de spesialiserte ferdighetskravene for inkludering av frivillig tid i regnskapet, ville de ikke oppfylle kravet om at de vanligvis ville trenge å bli kjøpt hvis de ikke ble gitt av donasjon FASB Accounting Standards Codification (ASC 958-605-25-16 (b)).

Hvor skjema 990 skiller seg fra GAAP

Selv om en organisasjon generelt også kan følge GAAP for rapportering av bidrag på skjema 990, er det flere viktige skiller knyttet til donasjoner. av eiendom for fundraising-salg.

I motsetning til GAAP-behandling som et enkelt bidrag, rapporteres eiendom donert til fundraising og dets påfølgende salg som separate og distinkte transaksjoner på skjema 990. Forskjellen mellom realisert beløp fra salg av eiendom på auksjon og virkelig verdi på donasjonstidspunktet resulterer i en separat rapportert gevinst eller tap fra innsamlingshendelser.

Donasjon av bruk av materialer, utstyr eller fasiliteter er ikke innregnet som i komme. I tillegg blir donasjon av tjenester aldri inntektsført for rapportering av skjema 990. Snarere blir inntektene fra den påfølgende auksjonen av denne typen varer inntektsført fra innsamlingshendelser i den solgte perioden.

For to nyttige eksempler fra skjema 990-instruksjonene, se eksempler 1 og 2 på side 37 illustrerer rapportering av auksjonsrelaterte transaksjoner. Denne forfatteren har også utviklet en utvalgsjekkliste over auksjonsrelaterte overholdelseselementer, inkludert skjema 990-relatert rapportering, tilgjengelig her.

Nyttige ressurser

Følgende eksempelskjemaer ble utviklet for denne artikkelen og kan lastes ned:

• • Bekreftelse av ikke-kontant donasjon PRØV

• • Opplysning om fradragsberettigelse ved billettkjøp PRØV

• • Avgiftsfradragsdelingsdel for auksjonsdeltakere PRØVE

• • Stille auksjonsbudark PRØVE

• • Sjekkliste for auksjonsrapportering for ideelle organisasjoner SAMPLE

Følgende IRS-publikasjoner og skjemaer er tilgjengelige online på www.irs.gov:

• • Pub. 526, veldedige bidrag

• • Pub.561, Bestemme verdien av donerte eiendommer

• • Pub. 1771, veldedige bidrag – begrunnelse og opplysningskrav

• • Form 8282, utført Informasjonsretur

• • Skjema 8283, veldedige bidrag Noncash

Dennis Walsh, CPA, stiller frivillig sin tid etter pensjonering og hjelper North Carolina ideelle organisasjoner med regnskapsmessige bekymringer, som han nylig arbeidet med mottok samfunnstjenesteprisen fra Guilford Nonprofit Consortium. Han deler sin ekspertise nasjonalt med ideelle organisasjoner gjennom Blue Avocado. Gjennom Deborah og Dennis Walsh Foundation har han også utgitt «Legal & Tax Issues for North Carolina Nonprofits” og Man From Macedonia, en memoar av borgerrettighetsleder Aaron Johnson. Dennis skrev også Blue Avocado-artikkelen Nonprofit Bookkeeping Test, som er en av de ti mest viste Blue Avocado-artiklene gjennom tidene. Dennis kan nås gjennom Micah Project. En versjon av denne artikkelen ble publisert av Planned Giving Design Center.