8-minuttersregelen: Hva det er og hvordan det fungerer i WebPT

Med de fleste kjøper-selgertransaksjoner er det ganske enkelt å beregne kostnadene for et produkt eller en tjeneste. Det er ingen kompliserte formler for å bestemme pengeverdien til en pizza eller en filmbillett; du betaler ganske enkelt bedriftens annonserte pris. Når det gjelder Medicares betaling for rehabiliteringsterapi, er ting ikke alltid så enkle. Ja, jeg snakker om den fryktede 8-minutters regelen (aka regelen om åtte). Så, her er en oversikt over regelen, samt hvordan den fungerer i WebPT — etterfulgt av en omfattende FAQ.

Grunnleggende

8-minuttersregelen styrer prosessen der rehabilitering terapeuter bestemmer hvor mange enheter de skal fakturere til Medicare for polikliniske terapitjenester de tilbyr på en bestemt tjenestedato (ekstra vekt på ordet «Medicare» da denne regelen ikke gjelder andre forsikringer med mindre de har spesifisert at de følger Medicare fakturering I utgangspunktet må en terapeut tilby direkte en-til-en-behandling i minst åtte minutter for å få refusjon for en tidsbasert behandlingskode. Det høres kanskje enkelt ut, men ting blir litt hårete når du fakturerer begge gangene -baserte og tjenestebaserte koder for et enkelt pasientbesøk – og der ligger nøkkelen til å anvende denne regelen riktig.

Tidsbasert kontra servicebasert

Så la oss først snakke om forskjellen mellom tid -baserte og tjenestebaserte CPT-koder. Du vil bruke en tjenestebasert (eller ikke tidsbestemt) kode for å betegne tjenester som å utføre en fysioterapiundersøkelse eller re-undersøkelse, bruke varme eller kalde pakker eller gi elektrisk stimulering (uten tilsyn). For tjenester som disse kan du ikke fakturere mer enn én enhet – uavhengig av hvor lang tid du bruker på å levere behandling.

Tidsbaserte (eller direkte tid) koder, derimot, lar deg å fakturere flere enheter i trinn på 15 minutter (dvs. en enhet = 15 minutter med direkte terapi). Dette er kodene du bruker for en-mot-en, konstant fremmøte og fremgangsmåter som terapeutisk trening eller aktiviteter, manuell terapi, nevromuskulær gjenopplæring, gangtrening, ultralyd, iontoforese eller elektrisk stimulering (deltok).

Minutter og enheter

I henhold til CPT-retningslinjene representerer hver tidsbestemt kode 15 minutters behandling. Men behandlingstiden for disse kodene deler seg ikke alltid i perfekte 15-minutters blokker. Hva om du bare gir ultralyd i 11 minutter? Eller manuell terapi i 6 minutter? Det er her 8-minuttersregelen kommer inn: I henhold til Medicare-regler, må du utføre den tilhørende modaliteten i minst 8 minutter for å fakturere en enhet med en tidsbestemt CPT-kode. Med andre ord legger Medicare sammen de totale minuttene av dyktig, en-til-en-terapi (direkte tid) og deler den resulterende summen med 15. Hvis åtte eller flere minutter er igjen, kan du fakturere en ekstra enhet. Men hvis det gjenstår syv eller færre minutter, vil ikke Medicare refundere deg en annen full enhet, og du må i hovedsak slippe resten. For å gi et enkelt eksempel, hvis du utførte manuell terapi i 15 minutter og ultralyd i 8 minutter, kan du fakturere to direkte tidsenheter.

Men når ubestemte koder spiller inn, blir ting litt mer forvirrende. . Så for å finne ut hvor mange totale enheter du skal fakturere, bør du alltid begynne med å beregne den totale tiden din (dvs. direkte tid + uten tilsyn). Kontroller deretter totalen mot diagrammet nedenfor for å se det maksimale totale antallet koder du kan fakturere:

Stikkordet her er «maksimum». Det er tider når du ikke kan fakturere hele antall enheter gitt i diagrammet. La oss for eksempel si at du på en enkelt tjenestedato gir en pasient 30 minutters terapeutisk trening, 15 minutter manuell behandling, 8 minutter med ultralyd og 30 minutter med elektrisk stimulering (uten tilsyn). I henhold til 8-minuttersregelen beregner du først den totale behandlingstiden: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 totalt minutter

I følge diagrammet kan du fakturere maksimalt 6 enheter, men i dette tilfellet, når du legger sammen dine direkte tidskoder (tidsbaserte) koder, tilsvarer det 53 minutter. Hvis du deler 53 med 15, får du 3 med en resten av 8, noe som betyr at du kan fakturere 4 enheter tidsbaserte koder.Men fordi den ubestemte koden utgjør de resterende 30 minuttene av den totale tiden din – og du bare kan fakturere en enhet for den ubetjente modaliteten, uavhengig av hvor mange minutter pasienten brukte på å motta tjenesten – kunne du ikke fakturere hele de 6 enhetene som er angitt i diagrammet ovenfor. I stedet vil du fakturere 2 enheter terapeutisk trening, 1 enhet manuell terapi, 1 enhet ultralyd og 1 enhet elektrisk stimulering (uten tilsyn), for totalt 5 enheter.

Blandede påminnelser

Hva om, når du deler dine direkte tidsminutter innen 15, representerer resten din en kombinasjon av gjenværende minutter fra mer enn en tjeneste (for eksempel 5 minutter med manuell terapi og 3 minutter med ultralyd)? Regner du for én tjeneste, alle tjenestene eller ingen av dem? Svaret avhenger av faktureringsretningslinjene du bruker. Per Medicare, så lenge summen av restene dine er minst åtte minutter, bør du fakturere for den enkelte tjenesten med den største tiden totalt, selv om den totale er mindre enn åtte minutter alene. (I eksemplet ovenfor vil du fakturere 1 ekstra enhet manuell terapi).

Ikke-medisinsk forsikring

Det er imidlertid viktig å forstå at det er forsikringsselskaper som ikke trenger leverandører for å følge 8-minuttersregelen. Som denne ressursen påpeker, er det under den vesentlige porsjonsmetoden (SPM) ingen kumulering av minutter eller rester; for å ta betalt for en tjenesteenhet, må du ha utført den tjenesten i en «betydelig del» på 15 minutter (dvs. minst 8 minutter). Det betyr at hvis de gjenværende minuttene kommer fra en kombinasjon av tjenester, kan du ikke fakturering for noen av dem, med mindre en enkelt tjeneste utgjør minst åtte minutter.

I noen tilfeller kan bruk av SPM faktisk gjøre det mulig for deg å fakturere for flere enheter enn 8-minuttersregelen gjør. Som eksemplet i den ovennevnte ressursen viser at hvis du utfører 10 minutter manuell terapi og 8 minutter terapeutisk trening på en pasient, kan du fakturere 1 enhet manuell terapi under 8-minuttersregelen og 1 enhet manuell terapi pluss 1 enhet terapeutisk trening under SPM. Men hvordan vet du hvilken faktureringsmetode en bestemt betaler bruker? Federalt finansierte programmer bruker 8-minuttersregelen. For andre er det best å spørre. Hvis forsikringsselskapet ikke har en preferanse, det kan være lurt å beregne enhetene dine ved å bruke begge metodene for å det ermine som bedre vil tjene din praksis.

Å fakturere eller ikke å fakturere?

Nå, tilbake til 8-minutters regelmatematikk. Som om hele den blandede resten ikke var nok til å holde deg på tærne, er det enda en Rule of Eights curveball for deg: i noen tilfeller bør du sannsynligvis ikke fakturere noen enheter for en tjeneste, selv om du leverte den. Ta for eksempel iontoforese. Som forsikringsfaktureringsekspert Rick Gawenda har forklart, kan en pasient som gjennomgår iontoforese bare motta direkte, dyktig behandling fra terapeuten i to eller tre minutter; resten av tiden (når maskinen er slått på) kan ikke faktureres fordi Medicare ikke anser det som «dyktig tid.» (Som en sidemerknad, vil det være ansett som dyktig behandling å sjekke pasientens hud for skader ved fjerning av elektroder, noe som gjør det fakturerbart. Men det er usannsynlig at denne tiden vil være nok til å sette deg over 8-minutters terskelen.) til 8-minuttersregelen, ville ikke terapeuten i dette scenariet kunne fakturere noen enheter for den bestemte behandlingen.

8-minuttersregelen i WebPT

Hvis alt dette snakk om kvotienter og rester, utløser tilbakeblikk til matematikk i femte klasse — yikes, long division! — ikke bekymre deg. WebPT dobbeltsjekker automatisk arbeidet ditt for deg og varsler deg hvis noe ikke tilføyes riktig. Alt du trenger å gjør er å registrere tiden du bruker på hver modalitet mens du går gjennom din normale dokumentasjonsprosess, sammen med antall enheter du vil fakturere. Hvis disse to totalene ikke gir noe, vil WebPT ikke bare fortelle deg at noe er av, men Vi vil også fortelle deg om du har overfakturert eller underfakturert. På den måten kan du raskt identifisere og fikse t problemet – og dermed sikre nøyaktig betaling. I tillegg har du en detaljert oversikt over tjenestene du har levert på hver tjenestedato – noe mange lokale MAC-revisorer ber om å underbygge fakturakrav og prosesser.

Det var ikke så ille, ikke sant? Hvis du fortsatt har spørsmål, fortsett å lese. Vi har samlet en liste over de mest stilte spørsmålene om 8-minutters regel – og deres svar. Ser du ikke svaret du leter etter? Legg igjen spørsmålet ditt i kommentarseksjonen nederst i dette innlegget.

Vanlige spørsmål om 8-minutters regel

Hva er 8-minutters regel?

For å motta betaling fra Medicare for en tidsbasert (eller konstant oppmøte) CPT-kode, må en terapeut gi direkte behandling i minst åtte minutter. For å beregne antall fakturerbare enheter for en dato for tjenesten, må leverandørene legge sammen de totale minuttene av dyktig, en-til-en-terapi og dele den totale med 15. Hvis det gjenstår åtte eller flere minutter, kan du fakturere en enhet til. Ellers kan du ikke.

Hva er tidsbaserte CPT-koder?

Tidsbaserte (eller konstant fremmøte) koder tillater variabel fakturering i trinn på 15 minutter. Disse skiller seg fra tjenestebaserte (eller ikke tidsbestemte) koder, hvilke leverandører bare kan fakturere en gang uavhengig av hvor lang tid de bruker på å gi en bestemt behandling.

I henhold til 8-minuttersregelen, hvis en terapeut gir 15 minutter med terapeutisk trening, 8 minutters gangtrening, 8 minutter med manuell terapi og 10 minutter med mekanisk trekkraft, hva ville være hensiktsmessig å regne?

For å starte, la oss legge til den totale behandlingstiden: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minutter. I henhold til diagrammet ovenfor er maksimale totale koder du kan fakturere i 41 minutter 3. La oss ta de totale minuttene med konstant fremmøte: 15 + 8 + 8 = 31. Del deretter tallet med 15. Du får to 15-minutters tjenester pluss ett ekstra minutt. Så du vil fakturere én enhet med terapeutisk trening pluss en enhet med gangtrening eller manuell terapi. Fordi du utførte disse tjenestene i like lang tid, kan du velge en av dem. I kommentarseksjonen i dette innlegget foreslår overholdelsesekspert Tom Ambury «alltid å velge den prosedyren som er best for pasienten.» Deretter vil du legge til en enhet for ubestemt mekanisk trekkraft.

Hva er en blandet rest?

En blandet rest er en kombinasjon av gjenværende minutter fra mer enn en tjeneste etter at du har beregnet det totale antallet fulle enheter du kan fakturere. Hvis du for eksempel ga 20 minutter manuell behandling og 18 minutter ultralyd, kan du fakturere en full enhet av hver med 5 minutter manuell behandling og 3 minutter ultralydrest. reglene rundt fakturering for resterende minutter er forskjellige etter betaleren. For Medicare, så lenge summen av restene dine er minst åtte minutter, bør du fakturere for den enkelte tjenesten med den største tiden totalt – selv om summen er mindre enn åtte minutter på egenhånd. Så i det nevnte eksemplet vil du fakturere 1 ekstra enhet manuell terapi.

Fungerer antall timer en terapeut per dag — eller antall pasienter en terapeut ser per dag —Faktor i faktureringskravene på 8 minutter for regel?

Som Brook e Andrus forklarer i kommentarseksjonen, «8-minuttersregelen tar ikke hensyn til antall timer en terapeut arbeider per dag eller antall pasienter som behandler behandler i løpet av dagen. Alt som betyr noe er antall minutter terapeuten brukte på å levere hver fakturerte tjeneste. ”

Gjelder 8-minuttersregelen for Medicare del A-tjenester?

Nei; 8-minuttersregelen gjelder bare for Medicare del B-tjenester.

Gjelder 8-minuttersregelen for gruppeterapi-koder?

Som Lauren Milligan forklarer nedenfor, «Hvis du er Når du deler oppmerksomheten din mellom pasientene – bare gir kort, intermitterende personlig kontakt eller gir de samme instruksjonene til to eller flere pasienter samtidig – er det hensiktsmessig å fakturere hver pasient en enhet på 97150 uavhengig av tid. Fordi gruppeterapi er en ikke tidsbestemt tid kode, det er ingen spesifikk minimumstid som kreves for å fakturere den. Imidlertid anbefaler Medicare at gruppeterapitimer bør være av tilstrekkelig lengde til å imøtekomme behovene til hver av pasientene i gruppen … ”

Hvilke forsikringsselskaper krever at leverandører overholder 8-minuttersregelen?

Alle føderalt finansierte planer – inkludert Medicare, Medicaid, TriCare og CHAMPUS – krever bruk av 8-minuttersregelen, og det samme gjør noen kommersielle betalere For å bestemme kravene til individuelle betalere, er det best å kontakte betaleren direkte y.

Hvilken faktureringsmetode er bedre – 8-minuttersregelen eller SPM?

Det kommer an på. For Medicare og andre betalere som krever 8-minuttersregelen, har leverandører selvsagt ikke noe valg om hvilken faktureringsmetode de skal bruke. For kommersielle betalere som ikke har krav, kan det være lurt å foreta begge beregningene for å se hvilken metode som gir best resultat. I følge denne ressursen kan «bare en faktureringsmetode brukes per individuell behandlingsøkt.» Når du er i tvil, må du alltid kontakte betaleren for å lære mer om de spesifikke faktureringskravene.

Hvordan endres reglene hvis jeg bare fakturerer en tjeneste?

Hvis du bare tilbyr én tjeneste, må du ta 23 minutter før du fakturerer den andre enheten. Hvis du for eksempel utførte 9 minutter med terapeutiske aktiviteter og 10 minutter med manuell terapi, ville du fakturere en enhet hver, selv om totalen er 19 minutter. Men hvis du utførte 19 minutter med terapeutiske øvelser, ville du bare fakturere enheten.(Som en sidemerknad gjelder dette uansett om du bruker SPM eller 8-minutters regel.)