4 tips for å fornye Excel PivotTable-objekter

Pivottabellobjekter er bare like gode som de underliggende dataene, og de kan endres raskt. Hvis pivottabellene er en del av et dashbord, gjenspeiler de kanskje ikke oppdateringer på kildenivå. Avhengig av informasjonen som pivottabellene dine formidler, kan forfriskning være ekstremt viktig, så i denne artikkelen vil jeg dele fire tips som skal bidra til å gjøre oppdateringsprosessen enkel og fleksibel.

Jeg bruker Office 365 «Excel 2016 (desktop), men disse tipsene gjelder for tidligere versjoner. Du kan oppdatere enkle pivottabeller i nettleseren, men kategorien Analyser er ikke tilgjengelig; du kan heller ikke angi pivottabellalternativer. Det er ingen demonstrasjonsfil, du trenger ikke en.

SE: Retningslinjer for programvarebruk (Tech Pro Research)

Slik oppdaterer du

Før vi ser på forfriskende tips, la » s går raskt gjennom hvordan du oppdaterer pivottabeller. Hvis du bare vil oppdatere den nåværende pivottabellen, høyreklikker du på den og velger Oppdater fra den resulterende undermenyen. Eller velg Oppdater fra rullegardinmenyen Oppdater i datagruppen (i den kontekstuelle analysefanen). Du kan også trykke Alt + F5.

Det er to raske måter å oppdatere alle pivottabeller i den gjeldende arbeidsboken samtidig. Klikk først i en hvilken som helst pivottabell for å få tilgang til den kontekstuelle analysefanen. Velg deretter Oppdater alt fra alternativet Oppdater i datagruppen. Trykk deretter Ctrl + Alt + F5.

1. Oppdater når du åpner arbeidsboken

Brukere vil ikke alltid huske å oppdatere etter endre de underliggende dataene. I tillegg, hvis pivottabellene er koblet til en ekstern kilde, vil du absolutt ha gjeldende verdier. Den beste måten å garantere at seerne ser den mest oppdaterte informasjonen, er å tvinge Excel til å oppdatere pivottabeller når du åpner filen, som følger:

1. Høyreklikk på en hvilken som helst pivottabell og velg PivotTable Options fra den resulterende undermenyen.
2. I den resulterende dialogen klikker du på Data-fanen.
3. Kontroller oppdateringsdataene når du åpner filalternativet (figur A).
4. Klikk OK og bekreft endringen.

Figur A

Hvis du merker av dette alternativet, oppdateres den valgte pivottabellen eller alle pivottabeller med samme datakilde. Hvis du har andre pivottabeller, må du sørge for at angi dette alternativet for alle som har en annen datakilde.

2. Oppdater med intervaller

Depen Hvis du vil vite hvor kritiske data er, eller hvis pivottabellen er en del av et dashbord, må du kanskje oppdatere ofte, noe som er irriterende. Excel kan oppdatere pivottabellen med intervaller for å sikre at seerne får gjeldende data. Du må lagre pivottabellen i datamodellen når du oppretter den på følgende måte:

1. Klikk hvor som helst i datasettet.
2. Klikk på Sett inn-fanen, og klikk deretter pivottabell i tabellgruppen.
3. I den resulterende dialogboksen merker du av for Legg til disse dataene i datamodellalternativet (figur B).
4. Endre andre innstillinger.
5. Klikk på OK. (Det kan ta et øyeblikk å legge til data i datamodellen.)

Figur B

På dette pek, ordne pivottabellen slik du normalt ville gjort. Når du er ferdig, kan du angi intervallet som følger:

1. Klikk hvor som helst inne i pivottabellen.
2. Klikk den kontekstuelle analysefanen, og velg deretter Tilkoblingsegenskaper fra rullegardinmenyen Endre datakilde (i datagruppen).
3. I den resulterende dialogboksen merker du av for Oppdater hvert alternativ i delen Oppdater kontroll. Til høyre angir du et intervall i minutter (figur C).
4. Klikk på OK.

Figur C

Denne innstillingen er spesielt nyttig for dashbord og eksterne datakilder.

3. Bevar celleformatering

Det er irriterende å legge til direkte formatering i en ferdig pivottabell, bare for at den skal forsvinne når du oppdaterer pivottabellen. Kanskje du drister noen få overskrifter eller legg til en fyllfarge for å markere en spesielt viktig verdi. Hvorfor bruke tiden din hvis Excel skal fjerne den? Heldigvis kan du fortelle Excel å holde hendene dine utenfor den direkte formateringen din som følger:

1. Høyreklikk på pivottabellen og velg PivotTable Options fra den resulterende undermenyen.
2. Klikk Layout & Format-fanen.
3. Nederst på alternativene merker du av for Bevar celleformatering ved oppdatering (figur D).
4. Klikk OK.

Figur D

Det er en enkel måte å spare deg for en mye frustrasjon.

4. Deaktiver AutoFit

Pivottabeller bruker som standard en automatisk tilpasning av kolonnebredde. Når du ordner dataene dine, kan du øke bredden på kolonnene, bare for å ha dem snap tilbake til autofit når du oppdaterer pivottabellen. I likhet med å bevare direkte formatering kan du deaktivere autofit-standard som følger:

1. Høyreklikk hvor som helst i pivottabellen.
2. Klikk på Layout & Format-fanen.
3. Fjern merket for Autofit-kolonnebredder på oppdateringsalternativet (figur E).
4. Klikk OK.

Figur E

Etter at denne funksjonen er deaktivert, vil tilpassede kolonnebredder vedvare etter oppdatering.

Send meg spørsmålet ditt om Office

Jeg svarer på lesernes spørsmål når jeg kan, men det er ingen garanti. Ikke send filer med mindre det er forespurt. Innledende forespørsler om hjelp som kommer med vedlagte filer blir slettet ulest. Du kan sende skjermbilder av dataene dine for å avklare spørsmålet ditt. Når du kontakter meg, vær så spesifikk som mulig. For eksempel, «vær så snill feilsøke arbeidsboken min og fikse hva som er galt, sannsynligvis ikke får svar, men «Kan du fortelle meg hvorfor denne formelen ikke returnerer forventede resultater?» kanskje. Vennligst nevn appen og versjonen du bruker. Jeg får ikke refusjon fra TechRepublic for min tid eller ekspertise når jeg hjelper leserne, og jeg ber heller ikke om et gebyr fra lesere jeg hjelper. Du kan kontakte meg på [email protected].

Se også

• Office Q & A: Excel-referanse, Word-feltkoder og et tabelltriks (TechRepublic)
• 2 måter å kommentere en Word-innholdsfortegnelse (TechRepublic)
• Bruk Excel-datavalidering for å forhindre dupliserte verdier i en kolonne (TechRepublic)
• En superenkel måte å generere nye poster fra kolonner med flere verdier ved hjelp av Excel Power Query (TechRepublic)
• 3 måter å legge til ordlister i et Microsoft Word 2016-dokument (TechRepublic)
• Excel-feil: Hvordan Microsoft regneark kan være helseskadelig (ZDNet)
• Microsoft legger til ny geografi, lager datatyper til Excel (ZDNet)