La regola degli 8 minuti: cosè e come funziona in WebPT

Con la maggior parte delle transazioni acquirente-venditore, calcolare il costo di un prodotto o servizio è abbastanza semplice. Non esistono formule complicate per determinare il valore monetario di una pizza o di un biglietto del cinema; paghi semplicemente il prezzo pubblicizzato dallattività. Quando si tratta del pagamento di Medicare per i servizi di terapia riabilitativa, tuttavia, le cose non sono sempre così semplici. Sì, sto parlando della temuta regola degli 8 minuti (nota anche come regola degli otto). Quindi, ecco una carrellata della regola e di come funziona in WebPT, seguita da una FAQ completa.

Le basi

La regola degli 8 minuti governa il processo in base al quale la riabilitazione i terapisti determinano quante unità devono fatturare a Medicare per i servizi di terapia ambulatoriale che forniscono in una particolare data di servizio (enfasi aggiuntiva sulla parola “Medicare” poiché questa regola non si applica ad altre assicurazioni a meno che non abbiano specificato che seguono la fatturazione Medicare Fondamentalmente, un terapista deve fornire una terapia diretta individuale per almeno otto minuti per ricevere il rimborso per un codice di trattamento basato sul tempo. Potrebbe sembrare abbastanza semplice, ma le cose diventano un po complicate quando si fattura entrambe le volte codici basati e basati sul servizio per una singola visita del paziente, e qui sta la chiave per applicare correttamente questa regola.

Basato sul tempo e basato sul servizio

Per prima cosa, parliamo della differenza tra il tempo codici CPT basati su servizi e basati su servizi. Si utilizzerà un codice basato sul servizio (o senza orario) per indicare servizi come condurre un esame o un riesame di terapia fisica, applicare impacchi caldi o freddi o fornire stimolazione elettrica (incustodita). Per servizi come questi, non puoi fatturare più di ununità, indipendentemente dal tempo che dedichi allerogazione del trattamento.

I codici basati sul tempo (o tempo diretto), invece, ti consentono fatturare più unità in incrementi di 15 minuti (ovvero, ununità = 15 minuti di terapia diretta). Questi sono i codici che utilizzi per le procedure e le modalità di presenza costante individuale come esercizi o attività terapeutiche, terapia manuale, rieducazione neuromuscolare, allenamento alla deambulazione, ultrasuoni, ionoforesi o stimolazione elettrica (assistita).

Minuti e unità

Secondo le linee guida CPT, ogni codice a tempo rappresenta 15 minuti di trattamento. Ma il tempo di trattamento per questi codici non sarà sempre suddiviso in blocchi perfetti di 15 minuti. E se fornissi lecografia solo per 11 minuti? O terapia manuale per 6 minuti? È qui che entra in gioco la regola degli 8 minuti: in base alle regole Medicare, per fatturare ununità di un codice CPT a tempo, è necessario eseguire la modalità associata per almeno 8 minuti. In altre parole, Medicare somma i minuti totali di terapia qualificata individuale (tempo diretto) e divide la somma risultante per 15. Se rimangono otto o più minuti, è possibile fatturare ununità aggiuntiva. Ma se rimangono sette minuti o meno, Medicare non ti rimborserà per unaltra unità completa e dovrai essenzialmente rinunciare al resto. Per fare un semplice esempio, se hai eseguito la terapia manuale per 15 minuti e gli ultrasuoni per 8 minuti, potresti fatturare due unità di tempo dirette.

Tuttavia, quando entrano in gioco codici senza orario, le cose si fanno un po più confuse . Quindi, per capire quante unità totali dovresti fatturare, dovresti sempre iniziare calcolando il tuo tempo totale (cioè tempo diretto + tempo non presidiato). Quindi, controlla il tuo totale con il grafico sottostante per vedere il numero totale massimo di codici che puoi fatturare:

La parola chiave qui è “massimo”. Ci sono momenti in cui non è possibile fatturare lintero numero di unità indicato nel grafico. Ad esempio, supponiamo che in una singola data di servizio, forniate a un paziente 30 minuti di esercizio terapeutico, 15 minuti di terapia manuale, 8 minuti di ultrasuoni e 30 minuti di stimolazione elettrica (non assistita). Secondo la regola degli 8 minuti, dovresti prima calcolare il tempo totale di trattamento: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minuti totali

Secondo il grafico, puoi fatturare un massimo di 6 unità. Tuttavia, in questo caso, sommando i tuoi codici diretti (basati sul tempo), equivale a 53 minuti. Se dividi 53 per 15, ottieni 3 con un resto di 8, il che significa che puoi fatturare 4 unità di codici basati sul tempo.Ma poiché il codice senza orario rappresenta i restanti 30 minuti del tuo tempo totale e puoi fatturare solo 1 unità per quella modalità non presidiata indipendentemente da quanti minuti il paziente ha trascorso per ricevere il servizio, non puoi fatturare le 6 unità complete indicate in il grafico sopra. Invece, fattureresti 2 unità di esercizio terapeutico, 1 unità di terapia manuale, 1 unità di ultrasuoni e 1 unità di stimolazione elettrica (non assistita), per un totale complessivo di 5 unità.

Promemoria misti

E se, quando dividi i minuti di tempo diretto per 15, il resto rappresenta una combinazione di minuti rimanenti da più di un servizio (ad esempio, 5 minuti di terapia manuale e 3 minuti di ultrasuoni)? Fatturate un servizio, tutti i servizi o nessuno di essi? La risposta dipende dalle linee guida di fatturazione che stai utilizzando. Per Medicare, a condizione che la somma dei tuoi residui sia di almeno otto minuti, dovresti fatturare il servizio individuale con il totale di tempo più elevato, anche se tale totale è inferiore a otto minuti da solo. (Nellesempio sopra, verrà fatturata 1 unità aggiuntiva di terapia manuale).

Assicurazioni non Medicare

Tuttavia, è importante capire che ci sono assicuratori che non richiedono fornitori di aderire alla regola degli 8 minuti. Come sottolinea questa risorsa, in base alla metodologia della porzione sostanziale (SPM), non vi è alcun cumulo di minuti o resti; per poter addebitare ununità di servizio, è necessario aver eseguito tale servizio per una “porzione sostanziale” di 15 minuti (ovvero, almeno 8 minuti). Ciò significa che se i minuti rimanenti provengono da una combinazione di servizi, non è possibile fatturare uno qualsiasi di essi a meno che un singolo servizio non totalizzi almeno otto minuti.

Tuttavia, in alcuni casi, lutilizzo di SPM potrebbe effettivamente consentire di fatturare più unità rispetto alla regola degli 8 minuti. Come nellesempio nella risorsa sopra citata dimostra, se si eseguono 10 minuti di terapia manuale e 8 minuti di esercizio terapeutico su un paziente, è possibile fatturare 1 unità di terapia manuale secondo la Regola degli 8 minuti e 1 unità di terapia manuale più 1 unità di esercizio terapeutico nellambito di SPM. Ma come fai a sapere quale metodologia di fatturazione utilizza un determinato pagatore? I programmi finanziati a livello federale utilizzano la regola degli 8 minuti. Per gli altri, la soluzione migliore è chiedere. Se la compagnia di assicurazioni non ha una preferenza, potresti voler calcolare le tue unità usando entrambi i metodi per det ermellino che servirà meglio alla tua pratica.

A Bill o non a Bill?

Ora, torniamo alla matematica delle regole degli 8 minuti. Come se lintera faccenda del resto misto non fosse abbastanza per tenerti in punta di piedi, ecco unaltra regola per te: in alcuni casi, probabilmente non dovresti fatturare alcuna unità per un servizio, anche se lo hai fornito. Prendi la ionoforesi, per esempio. Come ha spiegato lesperto di fatturazione assicurativa Rick Gawenda, un paziente sottoposto a ionoforesi potrebbe ricevere un trattamento diretto e qualificato dal terapista solo per due o tre minuti; il resto del tempo (una volta che la macchina è accesa) non è fatturabile perché Medicare non lo considera “tempo qualificato”. (Come nota a margine, controllare la pelle del paziente per rilevare eventuali danni alla rimozione dellelettrodo sarebbe considerata una terapia qualificata, rendendolo un tempo fatturabile. Ma è improbabile che questo tempo sia sufficiente per superare la soglia degli 8 minuti.) Pertanto, secondo alla regola degli 8 minuti, il terapeuta in questo scenario non sarebbe in grado di fatturare nessuna unità per quel particolare trattamento.

La regola degli 8 minuti in WebPT

Se tutto questo parlare di quozienti e rimanenze sta innescando flashback per la matematica di quinta elementare – accidenti, divisione lunga! – non preoccuparti. WebPT ricontrolla automaticamente il tuo lavoro per te e ti avvisa se qualcosa non torna correttamente. Tutto quello che devi fare è sufficiente registrare il tempo che si spende su ciascuna modalità durante il normale processo di documentazione, insieme al numero di unità che si desidera fatturare. Se questi due totali non coincidono, WebPT non solo ti farà sapere che qualcosa non va, ma ti diremo anche se hai fatturato in eccesso o in difetto. In questo modo, puoi identificare e correggere rapidamente t il problema e, quindi, garantire un pagamento accurato. Inoltre, disporrai di un registro dettagliato dei servizi forniti in ogni data di servizio, cosa che molti revisori MAC locali richiedono per convalidare le richieste e i processi di fatturazione.

Non era poi così male, giusto? Se hai ancora domande, continua a leggere. Abbiamo compilato un elenco delle domande più frequenti sulla regola degli 8 minuti e delle relative risposte. Non vedi la risposta che stai cercando? Lasciaci la tua domanda nella sezione commenti in fondo a questo post.

FAQ sulla regola degli 8 minuti

Cosè la regola degli 8 minuti?

In parole povere, per ricevere il pagamento da Medicare per un codice CPT basato sul tempo (o frequenza costante), un terapista deve fornire un trattamento diretto per almeno otto minuti. Per calcolare il numero di unità fatturabili per una data di servizio, i fornitori devono sommare i minuti totali di terapia qualificata individuale e dividere tale totale per 15. Se rimangono otto o più minuti, è possibile fatturare unaltra unità. Altrimenti, non puoi.

Cosa sono i codici CPT basati sul tempo?

I codici basati sul tempo (o di presenza costante) consentono la fatturazione variabile con incrementi di 15 minuti. Questi differiscono dai codici basati sul servizio (o senza orario), che i fornitori possono fatturare solo una volta indipendentemente dal tempo speso per fornire un particolare trattamento.

Secondo la regola degli 8 minuti, se un terapista fornisce 15 minuti di esercizio terapeutico, 8 minuti di deambulazione, 8 minuti di terapia manuale e 10 minuti di trazione meccanica, cosa sarebbe opportuno fatturare?

Per iniziare, sommiamo il tempo totale di trattamento: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minuti. Secondo la tabella sopra, il numero massimo di codici che puoi fatturare per 41 minuti è 3. Ora, prendiamo i minuti totali dei servizi di presenza costante: 15 + 8 + 8 = 31. Quindi, dividi quel numero per 15. Ottieni due Servizi di 15 minuti più un minuto extra. Quindi, dovresti fatturare ununità di esercizio terapeutico più ununità di allenamento per landatura o terapia manuale. Poiché hai eseguito questi servizi per lo stesso periodo di tempo, puoi scegliere uno dei due. Nella sezione commenti di questo post, lesperto di compliance Tom Ambury suggerisce di “scegliere sempre la procedura che avvantaggia maggiormente il paziente”. Quindi, aggiungeresti ununità per la trazione meccanica senza orario.

Che cosè un resto misto?

Un resto misto è una combinazione di minuti rimanenti da più di un servizio dopo che hai ha calcolato il numero totale di unità complete che è possibile fatturare. Ad esempio, se si forniscono 20 minuti di terapia manuale e 18 minuti di ultrasuoni, è possibile fatturare ununità intera di ciascuna con 5 minuti di terapia manuale e 3 minuti di ultrasuoni rimanenti. le regole sulla fatturazione per i minuti rimanenti differiscono a seconda del pagatore, per Medicare, a condizione che la somma dei rimanenti sia di almeno otto minuti, dovresti fatturare il servizio individuale con il totale di tempo più grande, anche se il totale è inferiore a otto minuti da solo. Quindi, nellesempio citato, dovresti fatturare 1 unità aggiuntiva di terapia manuale.

Il numero di ore che un terapeuta lavora al giorno o il numero di pazienti che un terapista vede al giorno —Fattore ai requisiti di fatturazione della regola degli 8 minuti?

Come Brook e Andrus spiega nella sezione commenti: “La regola degli 8 minuti non tiene conto del numero di ore che un terapeuta lavora al giorno o del numero di pazienti che il terapeuta tratta durante il giorno. Tutto ciò che conta è il numero di minuti che il terapeuta ha speso per fornire ogni servizio fatturato. “

La regola degli 8 minuti si applica ai servizi Medicare Parte A?

No; la regola degli 8 minuti si applica solo ai servizi Medicare Parte B.

La regola degli 8 minuti si applica ai codici delle terapie di gruppo?

Come spiega Lauren Milligan di seguito, “Se sei dividendo la tua attenzione tra i pazienti, fornendo solo un contatto personale breve e intermittente o dando le stesse istruzioni a due o più pazienti contemporaneamente, è opportuno fatturare a ciascun paziente ununità di 97150 indipendentemente dal tempo. Poiché la terapia di gruppo è un tempo senza orario codice, non è richiesto un tempo minimo specifico per la fatturazione. Tuttavia, Medicare consiglia che le sessioni di terapia di gruppo dovrebbero essere di durata sufficiente per soddisfare le esigenze di ciascuno dei pazienti del gruppo … “

Quali compagnie di assicurazione richiedono ai fornitori di aderire alla regola degli 8 minuti?

Tutti i piani finanziati a livello federale, inclusi Medicare, Medicaid, TriCare e CHAMPUS, richiedono luso della regola degli 8 minuti, così come alcuni pagatori commerciali Per determinare i requisiti per i singoli pagatori, è meglio contattare direttamente il pagatore y.

Qual è il metodo di fatturazione migliore: regola degli 8 minuti o SPM?

Dipende. Ovviamente, per Medicare e altri pagatori che richiedono la regola degli 8 minuti, i fornitori non hanno la possibilità di scegliere quale metodo di fatturazione utilizzare. Per i pagatori commerciali che non hanno un requisito, i fornitori potrebbero voler completare entrambi i calcoli per vedere quale metodo produce i risultati migliori. Secondo questa risorsa, “è possibile utilizzare un solo metodo di fatturazione per singola sessione di trattamento”. In caso di dubbi, contatta sempre il pagatore per ulteriori informazioni sui requisiti di fatturazione specifici.

Come cambiano le regole se fatturo un solo servizio?

Se fornisci solo un servizio, devi arrivare a 23 minuti prima di fatturare la seconda unità. Ad esempio, se hai eseguito 9 minuti di attività terapeutica e 10 minuti di terapia manuale, fatturerai ununità ciascuno, anche se il totale è di 19 minuti. Ma se hai eseguito 19 minuti di esercizi terapeutici, fatturerai solo lunità.(Come nota a margine, questo vale sia che tu stia utilizzando lSPM o la regola degli 8 minuti).