샌디에고 주립 대학교

효과적인 이의 제기 또는 요청서 작성

편지 작성시기

많은 대학 정책에서 편지 작성을 요구합니다. . 편지는 때때로 특정 메시지를 보내는 가장 효과적인 방법입니다. 다른 사람과 대화하거나 이메일을 사용하거나 양식을 작성할 때 효과가 없거나 실용적이지 않은 경우 편지를 사용해보십시오.

형식

요소 :

일반적인 비즈니스 서신에서 발견되는 요소는 다음과 같습니다.

1. 발신자의 전체 우편 주소
2. 편지가 작성된 날짜
3. 편지가 발송되는 사람의 주소
4. 제목
5. 인사
6. 본문 (메인 메시지)
7. 무료 마감
8. 서명란 (서신에 서명해야 함)
9. 동봉 및 복사 표기

모델 문자 :

아래 모델은 목록의 모든 요소를 사용합니다. 위의 레이아웃은 전화 번호와 이메일 주소를 포함하는 결정과 마찬가지로 개인적 선택의 문제입니다.

참고 : 모델 문자의 텍스트는 매우 간단합니다. 대부분의 항소 및 요청 편지에는 한두 페이지가 필요합니다.

1. 사무엘 학생
   123 ABC Street
   샌디에고, CA 92120

   (619) 555-1234

2. 2 월 20 일 , 2018 년
3. Dr. Jane Skool, 교수
   _____________ 대학
   샌디에고 주립대 학교
   샌디에고, CA 92182+ 메일 코드
4. 제목 : 시험 요청
5. Skool 박사님께 :
6. 저는 101 과정의 특별 시험을 요청하기 위해 편지를 씁니다. 정기 시험 날짜 인 3 월 12 일에 저는 법정에 증거. 나는 법원 소환장 사본을 동봉했습니다.
7. 시간을내어 요청을 검토해 주셔서 감사합니다. 질문이 있으시면 이메일이나 전화로 저에게 연락하십시오.
8. 감사합니다.
   Sam Student
9. Samuel Student
   Red ID *
10. Encl.
    참조 : John O. Smith

내용 및 어조

편지의 모양은 중요하지만 내용과 어조는 문자가 실제로 그 역할을 수행하는지 여부를 결정합니다. 관련 정책을 검토하고 의사 결정자가 항소 또는 요청을 고려하기 위해 알아야 할 사항에 특히주의하십시오. 이것이 귀하의 편지에 포함되어야하는 정보입니다.

개 설문
첫 문장 또는 두 문장은 편지의 목적을 명확하게 설명해야합니다.

현재 징계 상태에 대해 이의를 제기하고 제가 통지를 받게 된 플로어 크롤링에 참여한 것에 대해 사과하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 나는 나에게 무해한 재미로 보였던 것이 실제로 내 건강과 다른 사람들의 건강에 위험하다는 것을 알고 있습니다. 저는 그날 밤 제 행동을 진심으로 후회합니다…

2018-2019 년 과정 과부하를 요청하기 위해 편지를 쓰고 있습니다…

사실적이어야합니다
사실적인 세부 사항을 포함하되 상황을 극적으로 표현하지 마십시오.

10 월 말에 저는 편도선염 진단을 받았습니다. 나는 일주일 넘게 아팠고 대부분의 중간 시험을 놓쳤습니다.

NOT10 월 말에 며칠 동안 정말 아팠다가 마침내 학생 건강 서비스로 끌려갔습니다…

구체적으로
항소 또는 요청이 특정 사실에 따라 달라지는 경우 의사 결정자는 구체적으로 확인하고 싶을 것입니다.

할아버지의 장례식을 위해 1 월 19 일 밴쿠버로 날아가서 1 월 26 일에 돌아 왔기 때문에 1 월 23 일에 시험을 놓쳤습니다. 항공사 영수증을 동봉하고 도움이 될 경우 추가 확증을 제공 할 수 있습니다.

도시 밖에서 장례식에 참석할 필요가 없었기 때문에 1 월 23 일에 시험을 놓쳤습니다.

문서
정책에서 요구하거나 주장을 입증하는 데 필요한 모든 문서를 포함하십시오. 문서가 제 3 자에 의해 전송되는 경우 세부 사항과 함께 명시하십시오.

Dr. 제 아버지의 의사가이 문제에 대해 편지를 쓰기로 동의하셨습니다…

요점을 고수하십시오
주요 메시지와 본질적으로 관련이없는 정보 나 요청으로 편지를 어지럽히 지 마십시오.

독자를 조작하려고하지 마십시오
위협하고, 속이고, 구걸하고, 간청하고, 아첨하고, 사치스러운 약속을하는 것은 조작적이고 일반적으로 비효율적 인 방법입니다.

내년에 집으로 돌아올 수있는 기회를 주신다면 정말 열심히 일하고 부자가되어 대학에 백만 달러를 기부 할 것을 약속드립니다…

대화 방법 감정에 대하여
우리에게 중요한 것이있는 경우를 과장하고 싶은 유혹이 있습니다. 감정이 메시지의 합법적 인 부분 일 때 감정을 소유하고 사실로 진술합니다.

내 성적을 보았을 때 매우 실망했습니다.

간단하게
긴 편지보다 좋은 짧은 편지를 쓰는 것이 더 많은 일입니다. 바쁜 의사 결정권자는 추가 노력에 감사합니다.

오류 방지
문자를 입력하면 더 좋은 인상을줍니다. 철자 및 문법 오류가 없습니다. 속어 없음; 올바른 크기의 봉투에 넣습니다.그러나 완전히 오류가없는 편지를 제출하는 것보다 마감일을 지키고 목적을 명확하게 설명하는 것이 훨씬 더 중요합니다.

사본 보관
문제가 해결 될 때까지 보내거나받은 모든 편지와 관련 문서 및 양식의 사본을 보관하십시오.

* The University of Western Ontario Ombuds Office, Frances Bauer, Ombudsperson에서 각색