간단한 8 단계로 직원을 작성하는 방법

직원을 작성하는 것은 누구에게나 기대하는 일이 아닙니다. 종종 서면 경고는 조기 징계 절차가 왔다가 사라지고 직원이 해고 경로로 향하고 있다는 신호입니다. 이 시점에서 개선이 거의 또는 전혀없이 변화를 돕기 위해 많은 시간과 노력을 투자했을 것입니다.

사물을 “공식적으로”확대하는 것은 겁을 줄 수도 있지만 기회이기도합니다. A 서면 경고는 문서 추적을 생성하고 직원들에게 일을 되돌릴 수있는 공식적인 구조를 제공합니다. 다음 8 가지 간단한 단계에 따라 제대로 된 것인지 확인하십시오.

화 났을 때는하지 마십시오.

하지 마세요로 시작하는 것이 이상 할 수 있지만이 단계가 가장 중요합니다. 상황에 대해 이미 화가 났거나 스트레스를 받았을 때 직원의 글을 작성하지 마세요. 객관적으로 문서화 할 수 있어야하며 (다음에 설명하겠습니다) 감정적으로 관여하면 어려울 수 있습니다.

당신은 이미 구두 징계 절차를 겪었을 가능성이 높습니다. 여러 방법으로 여러 번 피드백을받을 수 있습니다. 직원들에게 그들이 얼마나 심하게 망쳤는지 알릴 준비가되어있을 수 있습니다. 유혹적이기는하지만 그렇게하지 마십시오.

직원 징계 상황에서 냉정 함을 유지하는 것이 중요하지만 서면 문서의 경우에는 더욱 그렇습니다. 공식적인 직원 기록은 직원 기록에 기록되므로 다른 사람이 결코 볼 수 없다고 가정해서는 안됩니다. 부당한 해고 소송의 경우, 직원의 성과에 대해 가지고있는 모든 문서를 공유해야하며 개인이 아닌 업무를 계속하기를 원합니다.

공식적인 직원 서면 작성도 양식입니다. 점진적 규율은 직원의 행동을 눈에 보이는 방식으로 바로 잡는 데 도움이되는 것이지, 그들에 대한 서면 횡포가 아닙니다. 그들에게 도움이되는 정보가 아니거나 당신이 화를내는 것이라면 포함하는 것이 적절하지 않습니다. 직원이 뭔가 잘못하고 그것을 적는 것이라면, 하루를 보내고 공간을 확보 한 다음 명확하게 들어가십시오.

문제를 문서화

자, 할 것. 문서화는 직원 성과 (좋거나 나쁨)를 평가하는 데 중요하며 관리자는 모든 유형의 직원 상호 작용을 문서화하는 데 익숙해야합니다. 확실한 문서를 보유하면 다음과 같은 방법으로 보호 할 수 있습니다.

직원 소송의 경우, 의지가있는 상태에서도 문서 추적을 제공합니다.
모든 직원의 결정을 지원합니다. 어떤 직원이 승진하고 다른 직원이 해고되는지, 인상을받는 이유와 이유를 포함하여 귀하가 취하는 조치.
직원 행동 및 점진적 징계 조치에 대한 구체적인 타임 라인 제공

준비 (그리고 침착 함)가되면 직원의 성과 문제를 설명하는 문서로 직원의 글을 작성합니다.

직원에게 글을 전달하고 지금까지의 행동에 대한 기록입니다.
시간과 날짜와 함께 구체적인 예를 사용하세요.
그 무엇보다도 사실을 고수하세요. 객관성을 유지하고 무슨 일이 언제 일어 났는지 만 이야기하십시오.

직원 작성에서 자신의 스핀을 추가하거나 직원이 업무를 수행하고있는 것처럼 느끼지 않도록하십시오. 개인적인 복수. “Tom은 미루는 사람이고 게으른 사람입니다.”라고 말하지 마십시오. “Tom은 근무 시간에 3 번 늦게 출근했습니다.”라고 말하고 정확한 출근 시간과 함께 근무 시간을 포함합니다.

회사 정책을 사용하여 백업

누군가가 그들이 해고 된 이유가 그들의 관리자가 단순히 그들을 좋아하지 않았기 때문이라고 말하는 것을 들어 본 적이 있습니까? 직원들이 편견이라고 말하거나 성과 평가가 좋지 않은 것에 대해 스스로 결론을 내릴 수 있지만, 관리자의 목표는 완전히 정반대라고 생각해야합니다.

직원이 임의의 기준을 견딜 수 없다는 것은 아닙니다. . 입사 당시 합의한 회사 정책을 지키지 않는 것입니다. 따라서 직원의 성과에 어떤 문제가 있는지 살펴본 후 다음 단계는 이유를 설명하고 그들의 행동을 회사 정책 및 역할에 대한 기대치에 다시 연결하는 것입니다. 다음은 몇 가지 일반적인 시나리오입니다.

직원이 지속적으로 일에 늦습니다. 직원이 징계 조치를 취하기 전에 두 번만 지각 할 수 있도록하는 출석 정책을 참조하십시오.
복장 규정 위반 : 직원은 근무 시간 동안 항상 예상되는 유니폼을 입고 있어야한다는 회사 정책을 포함합니다.
직원은 근무 시간 중에 소셜 미디어를 계속 사용합니다. 휴대 전화 사용 규칙을 인용합니다. 직원은 근무 시간 동안 소셜 미디어 나 개인 기기를 사용해서는 안됩니다.

점진적 징계에 관한 한 글은 문서화 된 행동이 잘못된 이유를 설명하는 것입니다. 표준 및 직원의 개선 기대 방법.직원이 고용 될 때 직원 핸드북 또는 출석 정책에 서명했다면 지금이이를 포함 할 좋은시기입니다.

개선에 대한 기대치를 설정하십시오.

직원의 성과가 개선되어야하는 부분과 그 이유를 자세히 설명했으면 이제 직원이이를 수정하기위한 지침을 설정해야합니다. 직원들이 잘못한 일을 단순히 설명하는 것은 도움이되지 않습니다. 실제로 Harvard Business Review에 따르면 더 많은 직원이 칭찬보다 상사로부터 시정 피드백을 받고 싶어하며 직원의 72 %가 시정 피드백을 받으면 성과가 향상 될 것이라고 믿고 있습니다.

정확한 피드백은 정직합니다. 사람이 아닌 문제에 초점을 맞추고 개선을위한 단계를 포함합니다. 따라서 직원이 글을받은 후 다음에 올 일을 준비하십시오. 필요한 시정 조치와 개선되거나 상황이 악화 될 경우 결과가 무엇인지 포함하십시오. 직원이 개선되지 않고 기록 후 다음 단계가 해고 인 경우, 정확히 무슨 일이 일어나고 있는지에 대비할 수 있도록 명확하게합니다.

뉴스를 직접 전달 (및 증거 영수증)

징계 문서 작성을 마쳤 으면 직원과의 회의 일정을 잡고 직접 함께 진행하십시오. 증인을 동반하여 회의가 진행되었으며 직원이 업무 성과에 대한 우려를 인식했음을 확인하십시오. 그런 다음 대화를 시작할 시간입니다.

문제를 공유하고 직원들에게 저조한 성과의 예를 설명합니다. 직원이 증거를 요청하거나 특정 문제가 발생했거나 발생하지 않았다고 주장하는 경우 문서를 사용하세요.
회사 정책을 다시 언급하세요. 모든 직원은 채용 당시 정책을 읽고 동의했습니다.
다음에 어떤 일이 발생하고 그에 대한 응답으로 취할 것으로 예상되는 조치를 설명합니다.
마지막 , 귀하의 직원이 수신 확인서에 서명하고 읽도록하십시오.

귀하의 직원은 뉴스를 잘 받아들이지 못할 수 있습니다. 그들은 서면 서명을 거부 할 수 있습니다. 그런 경우가 걱정된다면 인적 자원 관리 협회는 직원이 자신의 의견과 서명 된 답변을 추가 할 수 있도록 글에 공간을 남겨 두거나 직원이 서명과 함께 서면 반론을 제출하도록 허용 할 것을 제안합니다. 그런 다음 징계 문서에 첨부 할 수 있습니다.

기록 용으로 사본 보관

직원이 문서에 서명 한 후에는 사본을 제공하고 본인이 보관할 수 있습니다. 기록. 직원 파일에 추가하여 기록을 확보하고 그들이 서면을 받았다는 증거를 얻습니다.

부당한 해고 또는 차별 소송이 발생하는 경우 필요한 백업을받을 수 있습니다. 문서에는 귀하가 프로세스를 올바르게 처리했으며 직원이 모든 단계에 대한 정보를 받았음을 보여줍니다.

후속 조치

징계 절차는 직원을 작성한 후에도 끝나지 않습니다. . 마지막으로, 징계 통지서에 명시된 일정에 따라 후속 조치를 취하십시오. 직원의 성과가 향상되는지, 그리고 그들이 글에서 예상되는 변화를 유지하는지 확인하십시오. 그렇지 않다면 다음 단계에 대한 단계를 이미 마련한 것입니다.

직원이 개선되면 기록 날짜가 지난 수습 기간을 계속하는 것이 좋습니다. 신뢰를 회복하는 데는 시간이 걸리며 하룻밤 사이에 이달의 직원이되지는 않습니다. 징계 통지 단계에 도달하는 데 시간이 걸렸고 다시 되 돌리는 데 시간이 걸립니다.

직원의 서면 작성은 징계 문제에 대한 마법의 답이 아닙니다. 때때로 직원에게 행동을 바꾸는 데 필요한 모닝콜을 제공하려면 공식 통지가 필요합니다. 개선되면 더 많은 책임을지고 계속해서 도전에 나서는지 확인하세요.