Il modulo W-3 è un modulo di trasmissione con i totali per tutte le parti di Modulo W-2. Il W-3, insieme al W-2, viene inviato ogni anno alla Social Security Administration per mostrare i guadagni totali per tutti i moduli W-2. Il titolo ufficiale del modulo è “Trasmissione di dichiarazioni salariali e fiscali”.
Il modulo W-3 viene utilizzato solo quando si inviano copie cartacee del modulo W-2 alla Social Security Administration. Se decidi di presentare online i moduli W-2 dei dipendenti alla Social Security Administration, non devi inviare un modulo di trasmissione W-3.
Il modulo W-2 e il modulo W-3
Il modulo W-2 è un modulo salario annuale e fiscale inviato a due luoghi diversi:
- Viene fornito a ciascun dipendente, mostrando il totale dei salari e delle tasse pagate durante lanno, in modo che possano utilizzarlo per la dichiarazione dei redditi e
- È archiviato presso la Social Security Administration ( NON lIRS!) Per verificare le informazioni fornite al dipendente.
Devi sommare i salari per tutti i tuoi dipendenti, utilizzando le informazioni su tutti i dipendenti W- 2 moduli per completare il modulo W-3.
Quando è necessario presentare un modulo W-3
La scadenza per la consegna dei moduli W-2 ai dipendenti e linvio dei moduli W-2 e W-3 alla Social Security Administration è la stessa data: 31 gennaio dellanno successivo allanno fiscale.
Perché il file la data in cui dai i moduli W-2 ai dipendenti e la data per la presentazione dei moduli W-2 e W-3 presso la Social Security Administration è la stessa, potresti dare i moduli W-2 ai dipendenti allinizio di gennaio, per concedere più tempo per trovare errori.
Se non pensi di essere in grado di inviare i moduli W-2 e W-3 in tempo, puoi richiedere una proroga di 30 giorni compilando il modulo 8809 – Domanda di estensione del tempo per la restituzione di informazioni sui file. È necessario inviare la domanda entro e non oltre la data di scadenza del modulo. Lestensione non è automatica, lIRS concede estensioni solo per “circostanze straordinarie o catastrofe”.
Dove puoi trovare i moduli W-3
Non puoi semplicemente copiare un modulo W-3 o stamparlo da Internet perché il modulo è stampato con uno speciale inchiostro rosso. È necessario acquistare il tipo richiesto di moduli W-3 dallo stesso luogo in cui si acquistano i moduli W-2 oppure è possibile farli compilare dallelaboratore delle buste paga o dalladdetto alle tasse. Puoi ordinarli dallIRS visitando la loro pagina di ordinazione online per i resi di informazioni. Potresti anche trovare questi moduli sui programmi software per le tasse aziendali.
Completamento del modulo W-3: caselle dalla A alla H
Prima di iniziare a lavorare sul modulo, assicurati di avere la versione dellanno corretta. Desideri la versione per lanno fiscale, non lanno in cui stai preparando il modulo. Ad esempio, utilizza il 2020 versione per la dichiarazione delle tasse 2020, anche se potresti lavorare al modulo nel 2021.
Le informazioni sul datore di lavoro sono inserite nelle caselle da A a H
Riquadro a. Numero di controllo facoltativo che puoi utilizzare per i tuoi scopi commerciali.
Riquadro b. Tipo di pagatore. La maggior parte delle aziende seleziona la casella “941” per “Tipo di pagatore”. Il modulo 941 è il modulo di dichiarazione trimestrale sui salari e sulle imposte compilato dalla maggior parte dei datori di lavoro. Altre opzioni includono un datore di lavoro domestico e altri.
Tipo di datore di lavoro. La maggior parte delle aziende a scopo di lucro seleziona la casella “nessuno si applica” per “Tipo di datore di lavoro”. Le altre caselle sono e per organizzazioni senza scopo di lucro e datori di lavoro del governo federale.
Riquadro c Numero totale di moduli W-2. Somma il numero di moduli W-2 che stai inviando.
Il riquadro d Numero di stabilimento aiuta i datori di lavoro a identificare le diverse aree delle loro attività per posizione, filiale o divisione. Ad esempio, potresti separare i moduli W-2 per diversi stati in cui lavorano i dipendenti.
Devi separare i moduli W-2 e W-3 per ogni stabilimento se identifichi i numeri di stabilimento in questa sezione, oppure puoi combinare tutti i tuoi stabilimenti e inviare tutti i moduli W-2 insieme a un modulo W-3.
Gli importi su altri rapporti sulle imposte sul lavoro, inclusi il modulo 941 e il modulo 944, devono concordare con gli importi riportati nel modulo W-3. Se gli importi differiscono, potresti essere contattato dallIRS o dalla SSA.
Caselle da 1 a 19: informazioni su salari e tasse
Gli elementi nella seconda sezione (riquadri da 1 a 19) sono gli stessi sia per W-2 che per W-3. Nel modulo W-3, devi fornire i totali per tutte le caselle per tutti i dipendenti.
Le istruzioni generali per i moduli W-2 e il documento W-3 includono guide di riferimento per Box 12 Codici e riquadro 13 Grafico decisionale della casella di controllo del piano pensionistico.
La parte finale del modulo richiede che tu fornisca le tue informazioni di contatto, incluso un indirizzo email.
Vedere le istruzioni dettagliate per la compilazione del modulo W-3 in questa pubblicazione IRS: Istruzioni generali IRS per i moduli W-2 e W-3.
Quando e come presentare il modulo W-3
Il modulo W-3 deve essere inviato alla SSA insieme alla copia A dei moduli W-2 per ogni dipendente.
Lindirizzo di archiviazione per i moduli cartacei W-2 e W-3 è:
Amministrazione della sicurezza sociale
Centro operativo diretto
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
I totali per ogni articolo sulla W-3 devono essere uguali ai totali per tutti questi articoli su tutti i dipendenti W-2 forme. La W-2 e la W-3 includono anche il salario totale statale e le ritenute alla fonte per tutti i dipendenti.
Se compili i moduli W-2 online
ti incoraggia a presentare i moduli W-2 in formato elettronico. Ricorda, non è necessario includere un modulo W-3 se stai compilando online. È possibile utilizzare il sito Web BSO (Business Services Online) di SSA. BSO genera automaticamente il modulo W-3 in base ai moduli W-2.
È NECESSARIO file online se hai un numero elevato di moduli W-2.
- Per anni compreso il 2019, prima devi presentare elettronicamente se hai 250 o più moduli W-2 .
La SSA ha due opzioni per larchiviazione elettronica tramite la sua sezione Servizi aziendali in linea:
- W-2 Online: puoi utilizzare un modulo W-3 da compilare per inviare fino a 50 moduli W-2 alla volta.
- Caricamento di file: puoi utilizzare un software specifico per le imposte sui salari che formatta i file alle specifiche SSA per i moduli di archiviazione W-2 elettronicamente (EFW2).
In caso di errore
Se si commette un errore su un W-3 come risultato di calcoli o se uno o più W-2 non sono corretti, è necessario presentare un modulo W-2c e W-3c alla Social Security Administration.