San Diego Állami Egyetem

Hatékony fellebbezés vagy levél kérése

Mikor kell levelet írni

Sok egyetemi irányelv előírja levél írását . A levél néha a leghatékonyabb módja egy adott üzenet elküldésének. Ha valakivel beszélget, e-mailt használ, vagy olyan űrlapot tölt ki, amely nem működik, vagy nem praktikus, próbáljon meg egy levelet.

Formátum

Elemek:

A tipikus üzleti levelekben található elemek a következők:

1. a feladó teljes levelezési címe
2. a levélírás dátuma
3. annak a személynek a címe, akinek a levelet címezték
4. tárgysor
5. köszöntés
6. törzs (a fő üzenet)
7. ingyenes záró
8. aláírási sor (feltétlenül írja alá a levelét)
9. burkolat és a jelölések másolása

Modellbetű:

Az alábbi modell a lista összes elemét használja. A fenti elrendezés személyes választás kérdése, csakúgy, mint a telefonszám és az e-mail cím megadása.

Megjegyzés: a minta levél szövege kivételesen rövid. A fellebbezési és kérelmező levelek többségéhez egy-két oldal szükséges.

1. Samuel Student – ABC utca 123, San Diego, CA 92120,
   (619) 555-1234
2. február 20. , 2018
3. Dr. Jane Skool, a _____________
   San Diego Állami Egyetem professzora – San Diego, CA 92182 + irányítószám
4. Tárgy: Vizsgakérelem
5. Tisztelt Dr. Skool:
6. Azért írok, hogy külön vizsgát kérhessek a 101-es tanfolyamról. Március 12-én, a rendszeresen tervezett vizsga időpontjában a bíróságon kell megjelennem tanú. Csatoltam a bírósági idézés egy példányát.
7. Köszönjük, hogy időt szánt a kérésem megvizsgálására. Kérjük, lépjen kapcsolatba velem e-mailben vagy telefonon, ha bármilyen kérdése van.
8. Tisztelettel:
   Sam Student
9. Samuel Student
   Piros személyi igazolvány *
10. Melléklet
    Másolat: John O. Smith

Tartalom és hang

Noha a levél megjelenése fontos, a tartalom és a hangnem határozza meg, hogy a levél valóban elvégzi-e a dolgát. Tekintse át a vonatkozó irányelveket, és fordítson különös figyelmet arra, hogy mit kell tudnia a döntéshozónak a fellebbezés vagy a kérelem elbírálásához. Ez az az információ, amelyet tartalmaznia kell a levelében.

Nyitó nyilatkozat
Az első vagy két mondatban világosan meg kell adni a levél célját.

Azért írok, hogy fellebbezhessek a jelenlegi fegyelmi státuszom miatt, és elnézést kérek a részvénymászásban való részvételem miatt, amelynek eredményeként értesítést kaptam. Rájövök, hogy ami számomra ártalmatlannak tűnt, valójában veszélyt jelentett az egészségemre és mások egészségére. Őszintén sajnálom az esti cselekedeteimet …

Azért írok, hogy tanfolyam-túlterhelést kérjek a 2018–2019-es évekre …

Legyen tényszerű
Tegyen bele tényszerű részleteket, de kerülje a helyzet dramatizálását.

Október végén mandulagyulladást diagnosztizáltak nálam. Több mint egy hétig voltam beteg, és a félévközi vizsgáim nagy részét elmaradtam.

NEM október végén, miután néhány napig nagyon rosszul éreztem magam, végül a Hallgatói Egészségügyi Szolgálathoz húztam magam.

Legyen konkrét
Ha egy fellebbezés vagy kérés olyan tényektől függ, amelyek döntéshozó ellenőrizni akarja, legyen konkrét.

Kihagytam egy január 23-i tesztet, mert január 19-én Vancouverbe repültem nagyapám temetésére, és január 26-án tértem vissza. Csatolom a légitársaság nyugtáját, és további megerősítést nyújthatok, ha ez hasznos lenne.

NEM kellett egy városon kívüli temetésen részt vennem, ezért lemaradtam a január 23-i tesztről.

Dokumentáció
Tartalmazzon minden olyan dokumentumot, amelyet a házirend előír vagy az állítások alátámasztásához szükséges. Ha a dokumentációt harmadik fél küldi, akkor ezt részletezze.

Dr. Nos, apám orvosa beleegyezett abba, hogy írjon neked erről az ügyről …

Ragaszkodj a lényeghez
Ne tedd tele a leveledet olyan információkkal vagy kérésekkel, amelyeknek nincs lényeges kapcsolata a fő üzenettel.

Ne próbáljon manipulálni az olvasóval
A fenyegetés, az árnyékolás, a könyörgés, a könyörgés, a hízelgés és az extravagáns ígéretek meghozása manipulatív és általában nem hatékony módszerek.

Ha lehetőséget ad nekem, hogy jövőre visszatérhessek lakóhelyemre, megígérem, hogy nagyon keményen fogok dolgozni, meggazdagodni és egymillió dollárt felajánlani az egyetemnek …

Hogyan beszéljek Az érzésekről
Csábító túlbecsülni azt az esetet, amikor valami fontos számunkra. Amikor az érzések az üzenet legitim részét képezik, birtokolják az érzést, és állítsák tényként.

Amikor megláttam az érdemjegyemet, nagyon csalódtam.

Légy rövid
Nagyobb munka egy jó rövid levelet írni, mint egy hosszúat. Az elfoglalt döntéshozók értékelik az extra erőfeszítéseket.

Kerülje a hibákat
Egy levél jobb benyomást kelt, ha beírja; helyesírási és nyelvtani hibáktól mentes; szleng mentes; és a megfelelő méretű borítékba helyezzük.DE sokkal fontosabb a határidők betartása és a cél egyértelmű megfogalmazása, mint egy teljesen hibátlan levél benyújtása.

Másolatok megőrzése
Az ügy rendezéséig őrizzen meg minden elküldött vagy kapott levelet, valamint a vonatkozó dokumentumokat és űrlapokat.

* A Nyugati Ontariói Egyetem Ombudsmanjának irodájából, Frances Bauer, ombudsman átdolgozta