A projekt hatóköre – ez egy mozgó célpont, amelyre célszerű telitalálatot szerezni, mielőtt feltérképezné a projekt. Az adott projekten belüli összes erőforrás, teljesítés, szolgáltatás és feladat összegeként definiálva a projekt hatóköre határolja a teljes projektet. De még ennek meghatározásához el kell merülnie egy kicsit mélyebben, és körvonalaznia kell a projekt hatókörét, hogy jobban meghatározhassa az üzleti célokat, az eredményeket és még sok minden mást, hogy felvásárolhassa a legfontosabb érdekelt feleket.
Ez a Project Scope nyilatkozat, és hasonlóan a Scope of Work-hoz (SOW), létezik, hogy megerősítse a projekt hatókörét az összes résztvevő fél számára.
Mi a Project Scope nyilatkozat?
A projektvezető által írt hatókör-nyilatkozat felvázolja a teljes projektet, beleértve az esetleges eredményeket és azok jellemzőit, valamint az érintettek listáját. Ez magában foglalja a projekt főbb célkitűzéseit, eredményeit és céljait is, amelyek segítenek a siker mérésében.
A projektre vonatkozó kimutatás elsődleges eszközként fog szolgálni az érdekelt felek és csapattársak számára, hogy visszavezessen és iránymutatásként használhassa a pontos mérést projekt sikere.
Kapcsolódó: Hogyan készítsünk érdekelt felek irányítási tervét
A projekt hatóköre kimutatás vázlata
Hasonló az újságírás öt W-jéhez – ki, mit, mikor , Hol, miért – annak érdekében, hogy a projekt hatóköri utasítását megfelelően körvonalazza, meg kell foglalkoznia ezzel a hét dologgal:
Indokolás
Egyetlen projekt sem indul el anélkül, hogy már létezne szükség, ezért használja ezt mint igazolásod. Indítsa el a projekt hatókörét azzal, hogy elmagyarázza a projekt szükségességét, és azt, hogy a végeredmény hogyan oldja meg ezt az igényt.
Például a következőkre lehet szükség:
- Megjött egy versenyző ki egy új termékkel, amely jelenleg nem versenyez a piacon
- Az ügyfelek visszajelzései új eszközt kértek a termékbe való beépítéshez
- Megjelent a vertikális integráció / visszatérő bevételek lehetősége
Hatókör leírása
Lehet, hogy elég egyszerűen hangzik, de ez az egyik fontosabb lépés. Magas szintről sorolja fel, hogy mi tartozik a projekt keretei közé, és mi nem. Ez segít meghatározni a projekt létezésének határait. Ez kezeli az érdekelt felek elvárásait / hozzájárulásait is, és néhány kreatív korlátot ad a csapattagoknak a munkához.
Üzleti célok
Vázolja fel üzleti céljait azáltal, hogy meghatározza azokat a célokat, amelyekre vállalkozása remélhet. elérni ezzel a projekttel. Ez magában foglalhatja a termékbevezetési céldátumokat, egy új üzleti modellt, amely nagyobb arányú visszatérő bevételt generál, magasabb vásárlói elégedettséget, növeli az első vásárlók és mások számát.
Projektteljesítmények
Lista azokat az eredményeket, amelyeket a csapattagoknak kell előállítaniuk az üzleti célok elérése érdekében. Ez magában foglalhatja magát a terméket, használati és telepítési kézikönyveket, marketing anyagokat, sajtóközleményeket, hirdetési kampányokat és egyebeket.
Projektkizárások
Bár feltétlenül meg kell határoznia a határokat, amelyek körül a a projekt eleve tartalmazza, az is nagyon fontos, hogy sorolja fel, mit nem tartalmaz ez a projekt. Például:
- Egy későbbi projektbe tervezett alkalmazás-frissítések, amelyek szándékosan nem szerepelnek ebben a projektben
- Korlátozott vagy átütemezett ügyfél-hozzáférés bizonyos támogatási vonalakhoz / termékjellemzőkhöz
Korlátozások
A projekt megszorításai teszik a projektek kezelését egy ilyen rejtvénygé. A projektek kezelésének első három korlátja – vagy a Hármas kényszer – általában idő, pénz és terjedelem. Összekapcsolt állapotban vannak, ami azt jelenti, hogy ha az egyik hatótávolságot meghúzza a „hatókörön”, akkor a „pénz” vagy az „idő” másik karja is elmozdul.
De vannak további projektbeli korlátozások, amelyek bármikor kibontakozhatnak. , beleértve a kockázatot, az erőforrásokat, a szervezetet, a módszert, az ügyfeleket és egyebeket. Sorolja fel az összes olyan korlátot, amelyet előre lát a projektjében, így megpróbálhatja a megoldásokat készen állni az indításra, ha szükséges.
Feltételezések
A projektfeltevései általában éppen azokon a dolgokon járnak körül, amelyek végül korlátok lehetnek, ideértve az időt, a pénzt és a hatókört. Például ebben a részben sorolja fel, hogy „a kezelőfelület fejlesztői csapata ebben a projektidőszakban elérhető lesz”, vagy „az ügyfélszolgálati csapat x időre új termékképzést kap”. Fontos ezeket felsorolni, mivel ez nemcsak a legfontosabb érdekelt feleknek fogja megmondani, hogy milyen elsődleges erőforrásokra van szüksége a projekt elindításához, hanem gyors betekintést nyújt a legnagyobb kockázati tényezők helyébe is. Kapcsolódó: Az érdekelt felek kezelésének stratégiái & Eszközök
A projekt hatókörére vonatkozó utasítás vázlata segít markerként viselkedni, amikor elkészíti a teljes körű kimutatást.Mivel bár a projekt jövőjének előrejelzése ilyen magas szinten lehetetlen, ez az első lépés ahhoz, hogy a projekt a lehető legközelebb kerüljön az eredményhez. A fenti hét kulcsfontosságú mondattal kezdve előnyt kaphat egy sikeres projektben.
A projekt hatóköre és a munka terjedelme
A projekt hatóköre néhány dolog az állítások általában összetéveszthetők, beleértve a munkakörét is. Lehet, hogy hasonlóan hangzanak, de itt vannak az elsődleges különbségek e kettő között.
Az Ön munkaköre munkaszerződés, általában tanácsadó és ügyfél között, amely részletezi az elvégzendő munka megállapodását, ideértve: de nem kizárólag:
- Teljesítmények / termékek / eredmények
- Projekt ütemterve
- Projekt mérföldkövei
- Jelentések a projekt előrehaladásának katalógusához
Bár a munkája terjedelme időigényes lehet az íráshoz, maga a projekt vázolja fel, és nem feltétlenül a követendő tervet. A projekt terjedelméről szóló nyilatkozat viszont úgy tölti be ezt a szerepet, hogy részletezi és feltérképezi, hogy pontosan mi várható a projekttervvel és magával a projekttel.
Projektkörre vonatkozó kijelentés és a projektkör kezelési terve
Lehet, hogy hasonlóan hangzanak, és a projekt kimenetele is hasonló lehet, de a projekt hatóköri nyilatkozata eltér a projekt hatókörének kezelésétől. A projekt hatókör-kezelési terve követi a projekt hatókörét, részletezve a projektet az elejétől a végéig.
Ezenkívül segít meghatározni a projekt során elvégzendő munkát, valamint ellenőrzi és ellenőrzi a projektet. figyelemmel kíséri azokat a folyamatokat. Ezenkívül dokumentálja és nyomon követi a fázisokat, hogy elkerülje a hatókör kúszását, és segíti a projekt lezárását, beleértve az eredmények auditálását és a projekt eredményének értékelését a sikertényezők szempontjából. a projekt hatókörének menedzsmenttervének ernyője, amely rubrikaként szolgál az érintettek és a csapattagok követésére.
A sikeres projektköri nyilatkozat bevált módszerei
Itt vannak a megfontolandó legjobb gyakorlatok amint írja a projekt terjedelmére vonatkozó nyilatkozatot:
- Kerülje a zsargon nehéz nyelv használatát. Több emberrel fog beszélni több osztályon és szakterületen, ezért tartsa a nyelvet következetes és világos.
- Legyen rövid. Mivel ez egy olyan dokumentum, amely az érdekelt felek bevonására törekszik, a véglegesítés előtt valószínűleg rengeteg szerkesztésre van szükség, és későbbre gyors útmutatóként kell szolgálnia. Tehát legyen egyszerű, és mentse a szót a teljes projekttervhez.
- Tartson távol a mindent elsöprő kijelentéstől. Nem akarja túlzottan lekötni az erőforrásait a projektre, mielőtt még elindulna.
- Győződjön meg arról, hogy megválaszolja a kérdéseket, például:
- Milyen hosszú távú üzleti előnyök vannak?
- Mit nyújt ügyfeleinknek, ami még nem létezik?
- Ez jobb, mint amit jelenleg a piacon kínálunk?
Hogyan segíthet a ProjectManager.com a projekt alkalmazási körében?
A főbb projektek bevezetése mind az Ön idejére, mind energiájára igényes lehet. Ne engedje, hogy elrugaszkodjon rajtad előtt. Kezdetnek használhatja az ingyenes munkabontási struktúra sablonunkat, és képet kaphat a teljesítésekről, valamint a teljesítéshez szükséges feladatokról, mielőtt elküldené a projekt hatóköréről szóló nyilatkozatot.
Innen kipróbálhatja a ProjectManager.com oldalt. és a feladatkezelési szolgáltatásainkkal megkeresheti az összes szükséges feladatot a projekt fázisai szerint rendezve, prioritásként és rendezve. Akár más emberektől is kérhet inputot: a csapattagok közvetlenül megjegyzést fűzhetnek a feladatokhoz, így a kommunikáció rendezett és lényegre törő marad.
Kapcsolódó: Útmutató a munka lebontásához (WBS)
Folyamatosan tárolja az erőforrásokat, a feladatokat és a teljesítéseket, és még sok minden mást, így a projekt megfelelő úton halad. A ProjectManager.com segítségével gyakorolhatja a projekt ütemtervének feltérképezését a Gantt-diagram segítségével, felsorolhatja a teljesítéseket a feladatlista vagy a kanban eszköz használatával, és felkérheti a csapat tagjait, hogy vizsgálják felül az idővonalat, mielőtt benyújtanák a hatókör-kimutatást a legfontosabb érdekelt feleknek. Kezdje még ma ingyenes 30 napos próbaverzióját.