A kvórum szó latin jelentése egy olyan szóból származik, amely kit jelent. A kereskedelmi és nonprofit szervezetek számos előnyt élveznek, amikor igazgatóságot hoznak létre. A testületek megalakításának fő oka az egyes igazgatók tehetségének összegyűjtése a legjobb átfogó döntések meghozataláért a szervezet jelenlegi és jövőbeli irányában. Ez azt jelenti, hogy a döntéshozók “kit” alkotó demográfiai csoport minden szervezet számára nagy jelentőséggel bír. A kvórumprotokollum be nem tartása esetén néhány tag túlságosan erős lehet, megteremtve annak kockázatát, hogy a döntések nem járhatnak az egész javával .
A Robert szabályzata iránymutatásokat határoz meg a határozatképességről a jegyzőkönyvekkel kapcsolatban, amikor a határozatképesség nem állapítható meg, megváltoztatva a határozatképességre vonatkozó szabályzatot, valamint annak jelentőségét, hogy értesíteni kell az értekezletről, ahol fontos szavazatokat tartanak.
Kvórum meghatározása
Robert szabályai szerint a határozatképesség meghatározása az a szavazati joggal rendelkező tagok minimális száma, akiknek jelen kell lenniük egy megfelelően összehívott ülésen ahhoz, hogy üzletet folytassanak a csoport nevében. . A határozatképességnek olyan nagy számból kell állnia, amely attól függ, hogy jelen lehet-e minden ülésen, amikor az időjárás nem kivételesen rossz.
A meghatározás kissé homályosan hangzik. Igen! A szabályok ezt a meghatározást szándékosan fejlesztették ki hogy megfeleljen a parlamenti eljárást alkalmazó szervezetek sokféleségének.
Kvórumszám vagy arány megállapítása
A legtöbb esetben az alapszabály meghatározza a határozatképesség szabályait. Meghatározott meghatározás hiányában az egyszerű többség határozatképes.
Akár először határoz meg kvórum hányadost, akár újból meghatározza a határozatképességre vonatkozó szabályzatot, ez segít néhány dolog figyelembe vételében. megfontolás.
- Kik vannak a legvalószínűbb rendszeres testületi ülések résztvevői?
- Mi az ésszerűbb a kerek és kiegyensúlyozott döntések meghozatalához?
Ezeket az elsődleges kérdéseket szem előtt tartva a határozatképesség a tagság százalékában vagy rögzített számban állítható be. Tehát hány százalék a határozatképesség? Az arány vagy szám beállításakor ne feledje, hogy a számlálást a jelenlévő szavazó tagok számából vesszük. Ez miért fontos? Tegyük fel, hogy az alapszabály kimondja, hogy a tagok levélben vagy meghatalmazással szavazhatnak. Egy olyan ülésen, ahol szavazásra kerül sor, az ülésen nincs elegendő tag a határozatképesség eléréséhez. Hivatalos ügyintézés nem folytatható, annak ellenére, hogy elegendő szavazat van a határozatképességhez, mert nincs elegendő tag.
A Kvórum hiánya
Ritka, hogy testületi ülés tökéletesen látogatható minden évben az ülésen. Ennek fényében a Roberts Rules kijelölte a határozatképesség hiányában az üzletvitel szabályait. Összességében minden olyan vállalkozás, amely kvórum nélkül történt, semmis, de van néhány kivétel. Ezek a következők:
- intézkedések a határozatképesség megállapítására
- a halasztás idejének meghatározása
- a halasztás
- a szünet felvétele
Van néhány elég nyilvánvaló dolog, amit nem lehet megtenni, ha a határozatképesség nincs jelen. A jelenlegi tagok nem adhatnak egyhangú beleegyezést, és nem értesíthetik újabb ülésekről. Mindkét esetben nem lenne elegendő tag a többség ésszerű szavazatának megszerzéséhez.
Ha az ülés kezdetén határozatképes, és a tagok az ülés során távoznak, és ez a határozatképesség elvesztését okozza, az elnöknek a szavazás megtétele előtt nyilatkoznia kell a határozatképesség elvesztéséről. Más tagok is tehetnek sorrendet a határozatképesség elvesztésével kapcsolatban, de csak akkor, ha más tagok nem szólalnak meg.
A határozatképesség vagy az arány megváltoztatása
Az igazgatóság tagjai vegyenek részt piros zászlók megjegyzése, amelyek jelzik, hogy ideje megváltoztatni az alapszabályt a megjelölt határozatképesség tekintetében. Egy szervezet előrehaladása és előremozdulása a növekedés pozitív jeleit mutatja, de jelezhetik az alapszabályban szereplő kvórum hányadosra vonatkozó második pillantást. A kvórumprotokoll felülvizsgálatának jó ideje az éves stratégiai tervezési értekezlet, hacsak valami nem indít felülvizsgálatot addig. Íme néhány piros zászló, amely kivizsgálást vált ki:
- amikor néhány tag túlságosan erős lesz
- amikor a szervezet igényei megváltoznak
- amikor a szervezet növekedési időszakot él át
A testületeknek körültekintően kell eljárniuk a határozatképességre vonatkozó szabályok módosításával kapcsolatban. A helyes módszer az, ha beütjük bizonyos szavainkat vagy az egész szabályt, új szavakat vagy új szabályokat illesztünk be, és egy kérdésként szavazunk rá. A határozatképességnek a szabály elsőként történő módosításakor az a kockázat, hogy a határozatképesség azonnal az összes tag többségévé válik. Számos szervezet számára szinte lehetetlen fórumot teremt a határozatképességhez egy új szabály elfogadásához.
Az elnök szerepe
Az elnök fontos szerepet tölt be annak biztosításában, hogy az összes leadott szavazat hivatalos legyen. Bár fontos, hogy az ülések időben megkezdődjenek, ha a határozatképesség a kijelölt időpontban nincs, az elnöknek várnia kell néhány percet, hogy kiderüljön-e elegendő tag a határozatképesség eléréséhez. A tagok megragadhatják az alkalmat, hogy kapcsolatba lépjenek más tagokkal, hogy megtudják-e, hogy határozatképes-e. Ha nincs kilátás a határozatképességre, az elnöknek be kell jelentenie, hogy nincs határozatképesség, és nem folytatnak hivatalos ügyeket.
Ha az elnök határozatképes jelenlét nélkül kezdi meg az ülést, és egy tag szólal meg egy kérdésben a tagot nem lehet megszakítani abból a célból, hogy kijelentse, hogy nincs határozatképes. Az elnöknek lehetővé kell tennie a vita folytatását, és lehetővé kell tennie egy tag számára, hogy tegyen bejelentést arról, hogy nincs határozatképes, ha a tagok nem szólalnak meg.
Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a határozatképesség nem lehetséges, az elnök elmozdulhat elhalasztani az ülést és átütemezni egy másik időpontra. Ez azt is jelezheti, hogy az elnök válaszul arra ösztönzi a szavazó tagokat, hogy legyenek jelen a következő ülésen. Az ülés elnapolása különösen megfelelő lépés az elnök számára egy éves ülésen, ahol az év fontos ügyeit kell lebonyolítani, ideértve a tisztségviselők megválasztását is.
Abban az esetben, ha határozatképes nincs, a a titkárnőnek a jegyzőkönyvben tükröznie kell, hogy hány tag volt jelen, hogy határozatképességet nem értek el, valamint az átütemezett ülés időpontját és idejét. A jegyzőkönyv tartalmazhat egy nyilatkozatot arról is, hogy nem kötelező erejű megbeszéléseket folytattak. Míg az igazgatótanács elnöke az elsődleges felelősség a határozatképesség megállapításáért és annak létezésének bejelentéséért, az igazgatóság minden tagjának felelősségre kell vonnia az elnököt a megfelelő parlamenti eljárás betartásáért, mint az ellenőrzések és az egyensúlyok rendszerét.