Hogyan írhatunk mindenki számára tisztességes alkalmazotti részvételi szabályzatot

Néhány perccel lemaradva? Átaludta az ébresztőóráját? Elakadt a forgalomban? Legjobbunkkal történik. Valójában minden negyedik munkavállalóból több mint 1 ismeri el, hogy havonta legalább egyszer későn jelent meg.

De amikor a munkavállalók részvételéről van szó, még az apró dolgok is összeadódhatnak. A Center for Disease Control (CDC) szerint a hiányzásokhoz kapcsolódó termelékenységveszteség az amerikai munkaadóknak évente 225,8 milliárd dollárba, azaz 2015-ben alkalmazottanként 1 685 dollárba kerül. Bár havonta egyszer váratlan hiányzásról vagy itt-ott elmulasztott műszakról lehet szó, az egyes alkalmazottak a jelenlétnek nagy következményei lehetnek az alsó sorban.

Adja meg az alkalmazottak jelenléti szabályzatát

A munkavállalói részvételi szabályzat egy dokumentált szabályrendszer, amelynek célja az alkalmazottak termelékenységének javítása, a hiányzások csökkentése és a világos és következetes elvárások az alkalmazottakkal szemben.

Sok kis, hivatalos HR-részleggel nem rendelkező kisvállalkozás számára kissé formálisnak tűnhet az alkalmazottak részvételére vonatkozó politika. Nem szabad, hogy mindenki tisztában legyen a felelősségével? Teljesen. Amint azonban vállalkozása skálázni kezd, vagy ha több dolgozót vesz fel az elfoglalt szezonra, a tisztességes alkalmazotti jelenléti politika elengedhetetlen mind az Ön, mind az alkalmazottak védelme és az üzlet zökkenőmentes fenntartása érdekében.

Íme néhány tipp segít létrehozni a munkahelyi részvételre vonatkozó házirendet:

Vegye figyelembe a jelenlegi munkakultúráját

Nagy eséllyel fejleszteni fogja az alkalmazottak jelenlétét politikát, mint a folyamatos jelenléti kérdések kezelésének módját. Lehet, hogy alkalmazottai lazán vettek részt abban, hogy időben megjelentek, elfelejtettek telefonálni, amíg műszakuk meg nem kezdődött, vagy egyszerűen természetesnek vették a jelenléti irányelv hiányát. Ennek ellenére fontos megjegyezni, hogy a részvételi szabályzat egyik napról a másikra nem változtatja meg az alkalmazottak viselkedését, és megkövetelheti a vállalati kultúra alapos elmozdulását.

Így van – a munkavállalói részvétel a vállalati kultúra része. És függetlenül attól, hogy üzleti alkalmazottai öt vagy ötvenen dolgoznak, az együttes együttműködés formálja a csapat kultúráját és munkamódszerét. Kultúrája magában foglalja az értékeket, normákat, rendszereket, szimbólumokat, nyelvet, feltételezéseket, meggyőződéseket és szokásokat – például azt, hogy az alkalmazottak milyen gyakran jelennek meg időben.

Tehát mielőtt elkezdene részvételi szabályzatot írni, beszéljen vezetőivel és a műszakvezetés a munkavállalók részvételével kapcsolatos jelenlegi megközelítéseikről és elvárásaikról szól. Ha az egyik műszakvezető rendben van egy lassú indítással, és egy másik mindenkit a padlón vár az órakor, vegyes üzenetet küld. Azok az alkalmazottak, akik lassabb műszakban jelentkeznek be, nem látják azt a problémát, hogy öt perccel lemaradnak a reggeli érkezésük pillanatában a fedélzeten dolgozó személyzettől. Van-e jelenlegi kiindulópont vagy megosztott elvárások, vagy az alkalmazottak részvételének megközelítése változik az egyes műszakok és a vezetők között?

A kulisszák mögött más kulturális tényezők is befolyásolhatják az alkalmazottak részvételét: ha sokan az alkalmazottaknak családjuk és kisgyermekeik vannak, valószínűleg bűvészkedniük kell a vészhelyzetekkel vagy a családi hiányzásokkal is, és a nulla tolerancia részvételi politikája gyorsan kiszorítaná őket az állásból. Vagy az új részmunkaidős nyári munkatársai a következő hetekben közvetlenül az iskola után érkezhetnek, és a forgalommal nem tudnak a ponton eljutni. A részvétel akár a munkahelyi ütemezési szokások tünete is lehet.

A vállalati kultúra ugyanolyan egyedi, mint az alkalmazottaké. És bár egyetlen jelenléti irányelv sem képes minden egyedi forgatókönyvet figyelembe venni, ennek a valóságon kell alapulnia, és reális elvárásokat kell teremtenie dolgozói számára.

Tartsa egyszerű a dolgokat

Papíron a jelenléti irányelv hangzik egyértelmű – a munkahelyen való nem megjelenés hiánya, és mindenkinek jelen kell lennie a munkahelyen, hogy az üzleti életben maradjon. De vajon a „hiányzás” különbözik-e a „nem show” -tól? Különbözik-e a “késéstől”? Mi van, ha egy alkalmazott egy órás késéssel jelenik meg, szemben az öt perces késéssel? Ugyanúgy bánnak velük?

A munkavállalói részvételi szabályzat gyorsan elkezd forogni a kezéből, aminek eredményeként kötőanyag méretű dokumentumban, amelyet nehéz elolvasni és még nehezebb megjegyezni. Ahelyett, hogy forgatókönyvenként haladna, ragaszkodjon az alkalmazottak gyakori jelenléti témáihoz, és mindenki számára érthető nyelven határozza meg velük szemben támasztott elvárásait: hiányzások, nem tervezett hiányzások, késés , nem-megjelenés és betegnapok.

• Távollét: a vezetőt X nappal / héttel előre értesíti a munkavállaló arról, hogy az alkalmazott hiányzik a műszakból.”

• Nem tervezett távollét: a vezető X órával előre értesíti a vezetőt arról, hogy a munkavállaló vészhelyzetből vagy más váratlan okból hiányzik a műszakból.”

• Késedelem: az alkalmazott a tervezett műszak kezdete után legalább X perccel megjelenik. ”

• Meg nem jelenik: az alkalmazott nem jelenik meg a műszakban anélkül, hogy értesítené menedzsment. ”

• Beteg napok: az alkalmazott betegség vagy orvosi feljegyzés miatt hiányzik a műszakból.”

Gyors megjegyzés: Miért kell megkülönböztetni a “betegnap” “távollétből”? Lehet, hogy ellentmondásosan hangzik, de a betegnapokra külön kategóriába való felépítés valóban hozzájárulhat az alkalmazottak moráljához és végeredményéhez, különösen, ha az élelmiszer-szolgáltató iparban tevékenykedsz.

A CDC becslései szerint a beteg ételkezelők felelős a norovírus-járványok 53% -áért – ami az alkalmazottak több betegségéhez és több szabadidőhöz vezet. Fontolja meg, hogy külön betegnapi kategóriába kell építeni a részvételi szabályzatát, hogy Ön és munkatársai egészségesek maradhassanak, és a beteg alkalmazottak ne kezdjenek dolgozni annak érdekében, hogy elkerüljék a teljesítményük nyilvántartásában szereplő, komolyabb, ütemezett távolléti sztrájkot. Egyes államokban a külön fizetett betegszabadság is törvény lehet.

Bármelyik részvételi kategóriát választja is, definícióiknak ugyanazt kell jelenteniük minden alkalmazott számára, és a lehető legobjektívebbnek kell lenniük. A vezetőnek képesnek kell lennie arra, hogy megkülönböztesse a hiányzást a késéstől, amikor látja, és az alkalmazottaknak könnyen meg kell érteniük, hogy viselkedésük hol esik a jelenléti irányelv hatálya alá.

Tartalmazzon reális fegyelmi intézkedéseket az egyes forgatókönyvekhez

Most, hogy meghatározta a jelenléti irányelvek kategóriáit, itt az ideje meghatározni, hogy mi fog következni. Ahhoz, hogy a jelenléti politika igazságos legyen, fontos, hogy a fegyelmi intézkedések ne csak személyes meggyőződésen vagy egyéni elvárásokon alapuljanak. A tisztességes alkalmazottakkal szemben nem igazságos, ha “csak azért” nulla tolerancia részvételi politikát vezetnek be. És bár személy szerint úgy érezheti, hogy öt perc vagy harminc perc késés futása ugyanolyan mértékű elfogadhatatlan munkavállalói magatartást jelent, lehet, hogy a vállalkozásra gyakorolt tényleges hatások nem lesznek egyenlőek.

Ehelyett nézzen át két dolgot : a különféle jelenléti magatartások hatása a vállalkozásodra és az átlagos részvételi arány az iparágra. Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatalának adatai szerint a teljes munkaidőben foglalkoztatottak összesített hiányzási aránya 2,8, vagyis csaknem három távollét “volt évente”. 2017. A szolgáltatási szakmák átlagos hiányzási aránya még magasabb volt, évi 3,4 hiányzás volt. Tehát ha évente 3-4 előre nem látható távollétet becsül meg elfogadható tartományként, akkor nem áll messze a mércétől.

Miután végzett néhány benchmarkingot, kösse a jelenléti szabályzat fegyelmi elemeit az üzleti életbe hatás. Ha minden perc nagy volumenű váltásban számít, akkor a 30 perc ugyanolyan hatást gyakorolhat, mint a távollét. Ha egy alkalmazottnak váratlanul hiányozni kell a munkából, és nem talál kitöltést, akkor távolléte ugyanolyan súlyos lehet, mint a meg nem jelenés. Ebben az esetben a jelenléti szabályzat a következőket állíthatja:

• “Késedelem: az alkalmazott legalább 5 perccel megjelenik a tervezett műszak kezdete után.”

• Ha a munkavállaló a műszak kezdési időpontja után 30 perccel később jelenik meg, akkor a késés “nem megjelenésnek” számít.
• 3 késés után az alkalmazottat fegyelmi eljárás alá kell vonni.

• “Ütem nélküli távollét: a vezető X órával korábban értesíti a vezetőt arról, hogy a munkavállaló sürgősségi vagy egyéb váratlan ok miatt hiányzik a műszakból.”

• Az alkalmazott felelős a vezető értesítéséért és a műszakban történő kitöltés megtalálásáért. Ha az alkalmazott nem talál kitöltést, a távollétet “nem megjelenésnek” számolják.
• 3 előre nem látható hiányzás után alkalmazottját fegyelmi eljárás alá vonják.

Jelentkezzen az alkalmazottakról

Miután elkészítette a jelenléti irányelv első tervezetét, itt az ideje, hogy újra megvizsgálja a lépést # 1: ossza meg alkalmazottaival, és vásároljon be. Csapatának méretétől függően érdemes lehet csak a vezetést hurkolni, vagy esélyt adni az összes alkalmazottnak, hogy hozzáadjon információt. Még egy egyszerű bélellenőrzés is megteszi – hangzik valami helytelenül a vezetőinek? Valaki úgy érzi, hogy bizonyos kategóriák irreálisak? Objektívnek tűnik?

A jelenléti irányelv célja, hogy segítse vállalkozásának zavartalan működését mindennapokban, és ne váltson ki nagyobb káoszt. Habár lehet némi ellenállás a változásokkal szemben (főleg, ha még nem volt formális politika érvényben), a jó részvételnek csapatmunkának kell éreznie magát, és mindenkinek a jobb munkához kell járulnia. Ha alkalmazottai azonnal rosszul reagálnak, elhívást éreznek, vagy bármelyik fegyelmi intézkedést túl agresszívnek tartják, hallgassák meg visszajelzésüket.Ügyeljen a hasonló válaszokra – ha egynél több alkalmazott úgy gondolja, hogy rugalmasabbnak kell lennie bizonyos területeken, nézze meg, sikerül-e kompromisszumot kötnie és együtt visszatérhetünk a rajztáblához.

Ennél is fontosabb, hogy beépítsük az alkalmazottak visszajelzéseit részvételi politikája is növeli a siker esélyét. Arra a kérdésre, hogy mi motiválja őket arra, hogy túllépjenek a munkahelyen, az alkalmazottak a „haverok és kortársak motivációját” rangsorolták az első helyen. A munkatársak, nem pedig a pénz volt a fő befolyásoló tényező az alkalmazottak teljesítményére és viselkedésére. vezetők, a jelenléti irányelv kidolgozásában segítettek nagyban hozzájárulni az alkalmazottak fedélzetére való felhozatalához és egymás elszámoltathatóságához.

Bánjon másokkal úgy, ahogyan kezelni szeretné

A tisztességes munkavállalói részvételre vonatkozó irányelvnek olyannak kell lennie, amellyel megelégedhetne azzal, hogy önmaga alatt dolgozik. Ne zárkózzon el a nehéz kérdések elől: Ön milyen gyakran jelenik meg később a munkában, mint azt tervezte? hívjon előre, és közölje munkatársaival, hogy nem érkezik meg a házirend ütemtervén belül? Hány olyan vészhelyzet jelenik meg a héten, amely elvonja Önt a munkától? Tudja-e mindig egy héttel előre értesíteni csapatát, hogy ki kell lépnie az irodának egy napra?

Amint összeállít r új alkalmazotti jelenléti politika, ne felejtsük el a legfontosabb tényezőt: az empátiát. Ha nem tudja betartani vállalkozásának részvételi politikáját, akkor sem fair elvárni az alkalmazottaitól. És bár az alkalmazottak hiányzása és a gyenge látogatottság frusztráló lehet, a vészhelyzeteket nem lehet megjósolni. Néha csak bekövetkezik a váratlan, bármennyire is jól tervez. Az ébresztőóra nem kapcsol be. A forgalom a szokásosnál rosszabb. A bébiszitter betegen hív. Nem találja a kulcsait. Elkapja a munka közben jelentkező hibát.

Ideális esetben a tisztességes alkalmazotti részvételi szabályzat lehetővé teszi, hogy némi kígyózási helyiség legyen – ésszerűségen belül. A politika kialakításakor különböző súlyosságokat rendelhet a munkahelyi kultúrától és az üzleti vállalkozásának értelmétől függően. Nem minden hiányzás (és nem minden részvételi szabályzat) egyenlő. Ehelyett a tisztességes politika megalkotja a teljesítménykövetés színvonalát, és megerősíti az egyik legfontosabb munkahelyi értéket: az egymás iránti tiszteletet és egymás idejét.

Még egy egyszerű módszert keres, hogy a dolgok tisztességesek maradjanak alkalmazottak? Az alkalmazotti időóra kiküszöböli a kerekítést és az emberi hibákat, miközben az igazságosság érzetét kelti a munkahelyen.