Az alkalmazottak írására senki nem számít, vagy bárki első választása. Az írásbeli figyelmeztetések gyakran annak a jele, hogy a korai fegyelmi folyamatok jöttek és mentek, és hogy egy alkalmazott a felmondás útján halad. Ekkorra valószínűleg sok időt és erőfeszítést fordított arra, hogy segítsen nekik a változásban – csekély vagy semmilyen javulás nélkül.
A dolgok “hivatalos” eszkalálása félelmet érezhet, de egyben lehetőség is. az írásos figyelmeztetés papírnyomtatványt hoz létre, és az alkalmazottak számára hivatalos struktúrát biztosít a dolgok helyes pályára állításához. Kövesse ezt a nyolc egyszerű lépést, hogy megbizonyosodjon róla, hogy rendben van-e.
Ne tegye, ha mérges vagy
Lehet, hogy furcsa a „nem” -vel kezdeni, de ez a lépés messze a legfontosabb. Ne dolgozzon az alkalmazottak írásakor, amikor már mérges vagy stresszes a helyzet miatt. Önnek képesnek kell lennie a dolgok objektív dokumentálására (amire a következőkben térünk ki), és ez nehéz lehet, ha érzelmileg érintett.
Valószínűleg már átélt egy verbális fegyelmi eljárást, és esetleg többször is visszajelzést kap, többféle módon. Lehet, hogy készen áll arra, hogy tájékoztassa az alkalmazottait arról, hogy milyen rosszul cseszték el. Bármennyire is csábító, ne tegye.
Fontos, hogy hűvös maradjon minden alkalmazott fegyelmi helyzetében, de még inkább, ha az írásos dokumentációról van szó. Az alkalmazottak hivatalos beírása bekerül az alkalmazottak nyilvántartásába, amelyet nem szabad feltételezni, hogy senki más soha nem fogja látni. A jogellenes felmondási per esetén meg kell osztania az alkalmazott dokumentációját az alkalmazottak teljesítményéről, és azt szeretné, ha a dolgok üzleti célok maradnának, nem pedig személyes jellegűek.
A hivatalos munkavállalói felírás szintén egy űrlap A progresszív fegyelem célja, hogy kézzelfogható módon segítse a munkavállalói magatartást, és ne legyen írásos tirada ellenük. Ha ez nem egy hasznos információ számukra, vagy csak Ön engedi ki a gőzt, akkor nem illik feltüntetni. Ha egy alkalmazott valamit rosszul csinál, és fel kell írnia, szánjon egy napot, kapjon helyet és tiszta fejjel jusson bele.
Dokumentálja a problémát
Most, a csináld. A dokumentáció fontos az alkalmazottak teljesítményének értékeléséhez – jó vagy rossz -, és a vezetőknek kényelmesen dokumentálniuk kell a munkavállalók minden típusú interakciójának dokumentálását. Megalapozott dokumentációval megvédheti Önt a következőkkel:
- papírnyomtatvány biztosítása munkavállalói per esetén, akár akarat szerinti államokban is.
- Minden munkavállaló mögött álló döntések támogatása az Ön által végrehajtott cselekvés – beleértve azt is, hogy egyes alkalmazottakat miért léptetnek elő, másokat pedig elbocsátanak, valamint azt, hogy ki kap emelést és miért.
- Konkrét ütemtervet ad a munkavállalói magatartásról és a fokozatos fegyelmi intézkedésekről.
Ha készen állsz (és nyugodt vagy), kezdd el az alkalmazottak írását dokumentációval, amely elmagyarázza a problémát a teljesítményükkel:
- Címezze az írást az alkalmazottnak, és adja meg feljegyzés viselkedésükről idáig.
- Használjon konkrét példákat időkkel és dátumokkal.
- Mindenekelőtt ragaszkodjon a tényekhez. Maradjon objektív, és csak arról beszéljen, ami és mikor történt.
Az alkalmazottak írásakor győződjön meg arról, hogy nem ad hozzá saját pörgetést, és nem érezteti az alkalmazottainkat azzal, hogy teljesítenek egy személyes vendetta. Ne mondd: “Tom halogató és lusta.” Mondja: “Tom háromszor későn jelent meg a műszakjában”, és adja meg, hogy melyik műszakokban voltak, a pontos bejárási időkkel.
A vállalati irányelvek használatával biztonsági másolatot készíthet
Hallottál valakit, aki azt mondta, hogy azért rúgták ki, hogy a menedzser egyszerűen nem szerette őket? Míg az alkalmazottak azt mondhatják, hogy ez elfogultság, vagy levonhatják saját következtetéseiket a gyenge teljesítményértékelés miatt, a vezető célja az, hogy teljes ellentéttel találkozzon.
Nem arról van szó, hogy az alkalmazottak nem tudnak betartani egy önkényes színvonalat. . Az az, hogy nem tartják be azokat a vállalati politikákat, amelyekben megállapodtak, amikor felvették őket. Tehát miután áttanulta, mi a baj az alkalmazott teljesítményével, a következő lépés az, hogy elmagyarázza az érvelését, és cselekedeteit a vállalati politikához és a szerepével kapcsolatos elvárásokhoz köti. Íme néhány gyakori eset:
- Az alkalmazott folyamatosan késik a munkából: olvassa el a jelenléti irányelvét, amely előírja, hogy az alkalmazottak csak kétszer késhetnek, mielőtt fegyelmi intézkedéseket hoznak.
- Öltözködési szabályok megsértése: tartalmazza azt a vállalati szabályzatot, amely szerint az alkalmazottaknak mindig az elvárt egyenruhában kell lenniük, miközben ébren vannak.
- Az alkalmazott továbbra is használja a közösségi médiát munkaidőben: idézze meg a mobiltelefon használatának szabályát, és hogy az alkalmazottaknak nem szabad a közösségi médiát vagy a személyes eszközöket használniuk.
Ha progresszív fegyelemről van szó, akkor az írás megmagyarázza, miért nem áll fenn a dokumentált viselkedés és hogyan várható az alkalmazottak javulása.Ha alkalmazottai aláírtak egy alkalmazotti kézikönyvet vagy jelenléti irányelvet, amikor felvették őket, akkor itt az alkalom, hogy ezt is felvegyük.
Tartalmazza a releváns tanúvallomásokat
Ha a teljesítmény kérdése van szó egy másik csoporttag vetette fel, több alkalmazottat is bevon, vagy az alkalmazottja szorosan együttműködik egy másik felügyelővel vagy az önök között tevékenykedő műszakvezetővel, írja be nyilatkozatát az írásba. Ne feledje, hogy ezen állítások bármelyike később releváns lehet jogi igény esetén. Ezért fontos, hogy a tanúvallomások ugyanazokat az irányelveket kövessék, mint a jó dokumentáció:
- Minden tanúvallomásnak tényszerű megfigyelésnek kell lennie, nem pedig szubjektív véleménynek.
- A tanúvallomásoknak elő kell segíteniük a a munkavállaló írásához vezető folyamatos magatartás hiteles esete.
- A tanúk nyilatkozatának tartalmaznia kell minden más felügyelet erőfeszítéseit vagy fegyelmi intézkedéseit a magatartás kijavítása érdekében.
Állítsa be a fejlesztéssel kapcsolatos várakozásokat
Miután részletezte, hol kell javulnia az alkalmazottja teljesítményének és miért, itt az ideje meghatározni az iránymutatásokat arra vonatkozóan, hogy miként várhatja őket a javításra. Nem hasznos egyszerűen megfogalmazni, hogy az alkalmazottak mit csináltak rosszul. Valójában a Harvard Business Review jelentése szerint több alkalmazott inkább korrektív visszajelzést kapna főnökétől, mint dicséret, és hogy az alkalmazottak 72% -a úgy gondolja, hogy a teljesítményük javulna, ha korrekciós visszajelzést kapnának.
A korrekciós visszajelzés őszinte, a kérdésre összpontosít (nem a személyre), és tartalmaz lépéseket a fejlődés érdekében. Tehát állítsa be az alkalmazottait arra, hogy mi fog következni, miután megkapják az írásukat. Tartalmazza a szükséges korrekciós intézkedéseket és azt, hogy mi lesz az eredmény, ha javulnak, vagy ha a dolgok rosszabbodnak. Ha az alkalmazott nem fejlődik, és a felírást követő következő lépés a felmondás, tegye egyértelművé, hogy felkészüljenek pontosan a sorban levő dolgokra.
Személyesen kézbesítse a híreket (és bizonyítékokat) kézhezvétele után)
Miután befejezte a fegyelmi írást, ütemezzen egy megbeszélést alkalmazottjával, és személyesen járja végig együtt. Vigyél magaddal tanúbizonyságot arról, hogy a megbeszélés megtörtént-e, és hogy az alkalmazottad tudomására jutott-e a munkájukkal kapcsolatos aggályok. Itt az ideje, hogy elkezdődjön a beszélgetés:
- Ossza meg aggodalmait, és vigye végig az alkalmazottait a gyenge teljesítmény minden példáján. Ha alkalmazottja bizonyítékot kér, vagy azzal érvel, hogy egy bizonyos probléma felmerült vagy nem merült fel, használja a dokumentációját.
- Térjen vissza a vállalati irányelvekre. Minden alkalmazott elolvasta és elfogadta a házirendet, amikor felvették őket.
- Magyarázza el, mi történik ezután, és mely lépéseket várhatja tőlük a válaszra válaszul.
- A végén , kérje munkatársát, hogy írja alá az írást, megerősítve, hogy megkapta és elolvasta.
Az Ön alkalmazottja nem biztos, hogy jól veszi a híreket. Megtagadhatják az aláírást. Ha aggódik, hogy ez a helyzet állhat fenn, a Társaság az Emberi Erőforrás Menedzsmentnek azt javasolja, hogy hagyjon teret az írásnak az alkalmazottak számára saját megjegyzéseik és aláírt válaszaik hozzáadásához, vagy hagyja, hogy az alkalmazottak írásbeli cáfolatot nyújtsanak be aláírásukkal, amelyet Ön ezután csatolhatja a fegyelmi írásához.
Tartson egy példányt a nyilvántartásához
Miután az alkalmazott aláírta az írást, adjon nekik egy példányt, és őrizzen meg egyet a sajátjainak feljegyzések. Adja hozzá az alkalmazottak fájljához, hogy nyilvántartása és igazolása legyen arról, hogy megkapták az írást.
Ha bármilyen típusú jogellenes felmondási vagy megkülönböztetési kereset merül fel, megkapja a szükséges biztonsági másolatot. A dokumentációból kiderül, hogy helyesen kezelte a folyamatot, és az alkalmazottainak minden lépését tájékoztatták.
Követés
A fegyelmi eljárás nem ér véget az alkalmazott felírása után. . Végül mindenképpen kövesse nyomon a fegyelmi közleményben felvázolt ütemtervet. Nézze meg, hogy javul-e alkalmazottja teljesítménye, és kitartanak-e az írása során várható változások mellett. Ha nem, akkor már meghatározta a következő lépéseket.
Ha alkalmazottja javul, fontolja meg a próbaidő folytatását a leírás dátuma után. A bizalom helyreállításához idő kell, és egyik napról a másikra nem válnak a hónap alkalmazottjává. Időbe telt, mire a dolgok fegyelmi értesítési szakaszba kerültek, és időbe telik, amíg visszakapjuk őket.
Az alkalmazottak írása nem varázslatos válasz a fegyelmi problémákra. Néha hivatalos értesítés szükséges ahhoz, hogy az alkalmazott felébressze a viselkedését. Ha mégis fejlődnek, adjon nekik nagyobb felelősséget és nézze meg, hogy továbbra is megfelelnek-e a kihívásnak.