4 tipp az Excel PivotTable-objektumok frissítéséhez

A PivotTable-objektumok csak olyan jóak, mint az alapul szolgáló adatok, és ezek gyorsan megváltozhatnak. Ha a kimutató táblák egy irányítópult részét képezik, akkor előfordulhat, hogy nem tükrözik a forrásszintű frissítéseket. A forgatótáblák által közölt információktól függően a frissítés rendkívül fontos lehet, ezért ebben a cikkben négy tippet osztok meg, amelyek elősegítik a frissítési folyamat egyszerűségét és rugalmasságát.

Az Office 365 Excel 2016-at (asztali számítógépét) használom, de ezek a tippek a korábbi verziókra is vonatkoznak. Frissíthet egyetlen pivot táblázatot a böngészőben, de a Kontextus elemzése lap nem érhető el; a PivotTable beállításokat sem állíthatja be. Nincs bemutató fájl, nem lesz rá szükség.

Lásd: Szoftverhasználati irányelvek (Tech Pro Research)

Frissítés

Mielőtt frissítő tippeket néznénk meg, hagyja ” s gyorsan áttekinti a pivot-táblák frissítését. Csak az aktuális pivot-tábla frissítéséhez kattintson a jobb gombbal, és válassza a Frissítés lehetőséget a kapott almenüben. Vagy válassza a Frissítés lehetőséget az Adatok csoport Frissítés legördülő menüjéből (a kontextusos elemzés lapon). megnyomhatja az Alt + F5 billentyűkombinációt is.

Két gyors módja van az aktuális munkafüzet összes pivot-táblájának egyidejű frissítésére. Először kattintson a pivot-táblák valamelyikére a kontextusos elemzés lap eléréséhez. Ezután válassza a Az összes frissítése az Adatok csoport Frissítés opciójából. Másodszor nyomja le a Ctrl + Alt + F5 billentyűkombinációt.

1. Frissítés a munkafüzet megnyitásakor

A felhasználók nem mindig emlékeznek a frissítésre az alapul szolgáló adatok megváltoztatása. Ezenkívül, ha a kimutató táblák külső forráshoz vannak kapcsolva, akkor mindenképpen aktuális értékeket akar. Az a legjobb módja, hogy a nézők a legfrissebb információkat láthassák, ha arra kényszeríti az Excel-t, hogy frissítse a kimutató táblázatokat, amikor megnyitja a fájl, az alábbiak szerint:

1. Kattintson a jobb gombbal bármelyik pivot táblára, és válassza a PivotTable-beállítások lehetőséget a létrejövő almenüből.
2. A megjelenő párbeszédpanelen kattintson az Adatok fülre.
3. Ellenőrizze az Adatok frissítése a fájl megnyitásakor lehetőséget (A ábra).
4. Kattintson az OK gombra, és erősítse meg a változtatást.

A ábra

Ha bejelöli ezt az opciót, akkor a kiválasztott kimutatótábla vagy az összes kimutatótábla ugyanazzal az adatforrással frissül. Ha más pivot-táblázattal rendelkezik, akkor állítsa be ezt az opciót mindazok számára, akiknek más az adatforrása.

2. Frissítse időközönként

Depen A kritikus adatok mennyire fontosak, vagy ha a pivot tábla része az irányítópultnak, előfordulhat, hogy gyakran frissítenie kell, ami bosszantó. Az Excel időközönként frissítheti a kimutatótáblát, hogy a nézők megkapják az aktuális adatokat. A pivot táblázatot a létrehozáskor az alábbiak szerint kell mentenie az adatmodellbe:

1. Kattintson az adatkészlet bármely pontjára.
2. Kattintson a Beszúrás fülre, és majd kattintson a PivotTable elemre a Táblázatok csoportban.
3. A megjelenő párbeszédpanelen jelölje be az Adatok hozzáadása az adatmodellhez lehetőséget (B ábra).
4. Módosítsa az összes többi beállítást.
5. Kattintson az OK gombra. (Az adatok hozzáadása az adatmodellhez egy percig is eltarthat.)

B ábra

Ekkor pont, rendezze el a pivot táblázatot a szokásos módon. Ha végzett, az alábbiak szerint állíthatja be az intervallumot:

1. Kattintson bárhová a pivot tábla belsejében.
2. Kattintson a kontextuális Elemzés lapot, majd az Adatforrás módosítása legördülő menüből (az Adatcsoportban) válassza a Csatlakozási tulajdonságok lehetőséget.
3. Az eredményül kapott párbeszédpanelen jelölje be a Frissítés minden opciót a Frissítés vezérlő szakaszban. Jobbra írja be az intervallumot percekben (C ábra).
4. Kattintson az OK gombra.

C ábra

Ez a beállítás különösen hasznos az irányítópultok és a külső adatforrások esetében.

3. A cellaformázás megőrzése

Bosszantó, ha a kész pivot-táblázathoz közvetlen formázást adunk, csak akkor, ha eltűnik, amikor frissítjük a pivot-táblázatot. Talán félkövérrel jelölne ki néhányat fejléceket, vagy töltsön be színt egy különösen fontos érték kiemeléséhez. Miért töltené az idejét, ha az Excel eltávolítja? Szerencsére az alábbiak szerint elmondhatja az Excel-nek, hogy tartsa távol a kezét a közvetlen formázástól:

1. Kattintson a jobb gombbal a pivot táblára, és válassza a PivotTable-beállításokat a létrejövő almenüből.
2. Kattintson az Elrendezés & Formátum fül.
3. A lehetőségek alján jelölje be a Cellaformázás megőrzése frissítéskor jelölést (D ábra).
4. Kattintson OK.

D ábra

Ez egyszerű módja annak, hogy megmentse sok csalódás.

4. Tiltsa le az AutoFit funkciót

A kimutató táblák alapértelmezés szerint automatikus illesztési oszlopszélességet használnak. Az adatok rendezése során növelheti az oszlopok szélességét, csak azért, hogy rendelkezzen velük a pivot-tábla frissítésekor térjen vissza az automatikus illesztéshez. A közvetlen formázás megőrzéséhez hasonlóan letilthatja az automatikus illesztés alapértelmezett beállításait az alábbiak szerint:

1. Kattintson a jobb egérgombbal bárhová a kimutatási táblázat belsejében.
2. Kattintson az Elrendezés & Formátum fülre.
3. Törölje az Automatikus illesztés oszlopszélességek frissítéskor jelölőnégyzet jelölését (E ábra).
4. Kattintson az OK gombra.

E ábra

A szolgáltatás letiltása után az egyéni oszlopszélességek frissítés után is megmaradnak.

Küldje el kérdését az Office-ról

Amikor válaszolok, válaszolok az olvasók kérdéseire, de erre nincs garancia. Ne küldjön fájlokat, hacsak nem kérik; a csatolt fájlokkal érkező első segítségkérések olvasatlanul törlődnek. Adatairól képernyőképeket küldhet a kérdés tisztázása érdekében. Ha velem fordul, legyen a lehető legrészletesebb. Például: “Kérjük, hibaelhárítás a munkafüzetemben, és a “hibás” megoldása valószínűleg nem kap választ, de “Meg tudnád mondani, hogy ez a képlet miért nem adja vissza a várt eredményt?” esetleg. Kérjük, említse meg az Ön által használt alkalmazást és verziót. A TechRepublic nem téríti meg az időmet vagy szakértelmemet, amikor segítek az olvasóknak, és nem is kérek díjat azoktól az olvasóktól, akiknek segítek. Lépjen kapcsolatba velem a [email protected] címen.

Lásd még:

• Office Q & A: Excel hivatkozás, Word mező kódok és tábla trükk (TechRepublic)
• 2 módszer a Word tartalomjegyzék (TechRepublic) megjegyzéséhez
• Az Excel adatellenőrzéssel megakadályozhatja az oszlopokban található duplikált értékeket (TechRepublic)
• Rendkívül egyszerű módszer új rekordok generálása többértékű oszlopokból az Excel Power Query (TechRepublic) használatával
• 3 módszer a szószedetek hozzáadására a Microsoft Word 2016 dokumentumhoz (TechRepublic)
• Excel hibák: Hogyan a Microsoft “táblázata veszélyes lehet az egészségére (ZDNet)
• A Microsoft új földrajzot, adattípusokat ad hozzá az Excelhez (ZDNet)