Lomake W-3 on lähetyslomake, joka sisältää kokonaismäärät kaikille Lomake W-2. W-3 lähetetään yhdessä W-2: n kanssa sosiaaliturvalaitokselle vuosittain näyttämään kaikkien W-2-lomakkeiden kokonaistulot. Lomakkeen virallinen nimi on ”Palkka- ja veroilmoitusten välittäminen”.
W-3-lomaketta käytetään vain, kun lähetät W-2-lomakkeen paperikopioita sosiaaliturvalaitokselle. Jos päätät jättää työntekijöiden W-2-lomakkeet sosiaaliturvalaitokseen verkossa, sinun ei tarvitse lähettää W-3-lähetyslomaketta.
W-2-lomake ja W-3-lomake
W-2-lomake on vuosipalkka- ja verolomake, joka lähetetään kahteen eri paikkaan:
- Se annetaan jokaiselle työntekijälle, josta käyvät ilmi heidän vuoden aikana maksetut kokonaispalkat ja verot, jotta he voivat käyttää sitä tuloveroraportoinnissaan.
- Se toimitetaan sosiaaliturvalaitokselle ( EI IRS: ää!) Työntekijälle annettujen tietojen tarkistamiseksi.
Sinun on laskettava yhteen kaikkien työntekijöiden palkat käyttämällä kaikkien työntekijöiden palkkoja. 2 lomaketta W-3-lomakkeen täyttämiseksi.
Kun W-3-lomake on jätettävä
W-2-lomakkeiden työntekijöille antamisen määräaika ja lähettämällä W-2- ja W-3-lomakkeet sosiaaliturvalaitokselle on sama päivä: verovuotta seuraavan vuoden 31. tammikuuta.
Koska päiväys, jona annat työntekijöille W-2-lomakkeita, ja päiväys, jona W-2- ja W-3-lomakkeet jätetään sosiaaliturvalaitokselle, on sama. Haluat ehkä antaa W-2-lomakkeet työntekijöille aikaisemmin tammikuussa antaa enemmän aikaa löytää virheitä.
Jos et usko, että pystyt lähettämään W-2- ja W-3-lomakkeita ajoissa, voit pyydä yhden 30 päivän pidennystä jättämällä lomake 8809 – Hakemus tietojen palauttamiseen kuluvan ajan pidentämiseksi. Sinun on lähetettävä hakemus viimeistään lomakkeen eräpäivänä. Laajennus ei ole automaattinen, IRS myöntää laajennuksia vain ”poikkeuksellisille olosuhteille tai katastrofille”.
Mistä voit saada W-3-lomakkeita
Et voi vain kopioida W-3-lomaketta tai tulostaa sitä Internetistä, koska lomake tulostetaan erityisellä punaisella musteella. Sinun on ostettava vaadittavat W-3-lomakkeet samasta paikasta, josta ostat W-2-lomakkeet, tai voit pyytää palkanlaskijaasi tai veronvalmistajaa täyttämään ne puolestasi. Voit tilata ne IRS: ltä käymällä heidän online-tilaussivullaan tietojen palauttamiseksi. Saatat löytää nämä lomakkeet myös yritysvero-ohjelmistoista.
Lomakkeen W-3 täyttäminen – laatikot A – H
Ennen kuin aloitat lomakkeen käsittelyn, varmista, että sinulla on oikea vuoden versio. Haluat verovuoden version, ei sitä vuotta, jota valmistelet lomaketta. Käytä esimerkiksi vuotta 2020 versio vuoden 2020 verojen raportoimiseksi, vaikka olisit parhaillaan valmis lomakkeella vuonna 2021.
Tiedot työnantajasta syötetään ruutuihin A – H
Ruutu a. Valinnainen valvontanumero, jota voit käyttää omiin liiketoimintatarkoituksiin.
Ruutu b. Maksajan tyyppi. Useimmat yritykset valitse ”Maksajan laji” -valintaruutu ”941”. Lomake 941 on neljännesvuosittainen palkka- ja veroraportti, jonka useimmat työnantajat täyttävät. Muita vaihtoehtoja ovat kotitalouden työnantaja ja muut.
Työnantajan tyyppi. Useimmat voittoa tavoittelevat yritykset valitsevat ”Ei sovelleta” -valintaruudun ”Työnantajan laji”. Muut ruudut ovat e voittoa tavoittelemattomille järjestöille ja liittovaltion hallituksen työnantajille.
Laatikko c Lomakkeiden W-2 kokonaismäärä. Lisää lähettämiesi W-2-lomakkeiden määrä.
Laatikko d Yrityksen numero auttaa työnantajia tunnistamaan liiketoimintansa eri alueet joko sijainnin, tytäryhtiön tai jaon mukaan. Voit esimerkiksi erottaa W-2-lomakkeet eri osavaltioille, joissa työntekijät työskentelevät.
Sinun on erotettava W-2- ja W-3-lomakkeet jokaisesta laitoksesta, jos tunnistat laitosnumerot tässä osiossa tai voit yhdistää kaikki laitoksesi ja lähettää kaikki W-2-lomakkeet yhdessä yhden W-3-lomakkeen kanssa.
Muiden työllisyysveroraporttien, mukaan lukien lomake 941 ja lomake 944, summien on vastattava lomakkeella W-3 ilmoitettuja summia. Jos määrät eroavat, IRS tai SSA voi ottaa sinuun yhteyttä.
Laatikot 1 – 19 – Palkka- ja verotiedot
Toisen osan kohteet (laatikot 1-19) ovat samat sekä W-2: lle että W-3: lle. W-3-lomakkeessa sinun on annettava kaikkien työntekijöiden kaikkien laatikoiden kokonaissummat.
Lomakkeiden W-2 ja W-3 yleiset ohjeet sisältävät viiteoppaat laatikkoon 12 koodia ja laatikko 13 Eläkesuunnitelman valintaruudun päätöksentekokaavio.
Lomakkeen viimeinen osa edellyttää, että annat yhteystietosi, mukaan lukien sähköpostiosoite.
Katso yksityiskohtaiset ohjeet W-3-lomakkeen täyttämisestä tässä IRS-julkaisussa: IRS: n yleiset ohjeet lomakkeille W-2 ja W-3.
Milloin ja miten tiedosto W-3 tallennetaan
Lomake W-3 on lähetettävä SSA: lle yhdessä kunkin työntekijän W-2-lomakkeiden kopion A kanssa.
Paperilomakkeiden W-2 ja W-3 arkistointiosoite on:
Sosiaaliturvan hallinto
suorien toimintojen keskus
Wilkes-Barre, Pennsylvania 18769-0001.
W-3: n jokaisen kohteen kokonaissumman on oltava sama kuin kaikkien näiden työntekijöiden W-2: n kaikkien summien. lomakkeet. W-2 ja W-3 sisältävät myös kaikkien työntekijöiden valtion palkat ja pidätykset.
Jos arkistoit W-2-lomakkeita verkossa
SSA kannustaa sinua lähettämään W-2-lomakkeita sähköisesti. Muista, että sinun ei tarvitse sisällyttää W-3-lomaketta, jos ilmoitat verkossa. Voit käyttää SSA: n Business Services Online (BSO) -sivustoa. BSO luo W-3-lomakkeen automaattisesti W-2-lomakkeidesi perusteella.
Sinun on tiedosto verkossa, jos sinulla on paljon W-2-lomakkeita.
- Vuosien 2019 ajan, ennen kuin sinun on toimitettava sähköinen tiedosto, jos sinulla on vähintään 250 W-2-lomaketta .
SSA: lla on kaksi vaihtoehtoa sähköiseen arkistointiin Business Services Online -osiossa:
- W-2 Online: Voit lähettää täytettävällä W-3-lomakkeella enintään 50 W-2-lomaketta kerrallaan.
- Tiedoston lataus: Voit käyttää tiettyä palkkavero-ohjelmistoa, joka muotoilee tiedostot SSA-määrityksiin lomakkeiden W-2 arkistoimiseksi elektronisesti (EFW2).
Jos teet virheen
Jos teet virheen a W-3 laskelmien tuloksena tai jos yksi tai useampi W-2 on väärä, sinun on toimitettava W-2c- ja W-3c-lomake sosiaaliturvalaitokselle.