Tehokkaan vetoomuksen tai pyyntökirjeen kirjoittaminen
Milloin kirjoittaa kirjettä
Monet yliopiston käytännöt edellyttävät kirjeen kirjoittamista . Kirje on joskus tehokkain tapa lähettää tietty viesti. Kokeile kirjettä, kun puhut jonkun kanssa, käytät sähköpostia tai täytät lomaketta, joka ei ole toiminut tai ei ole käytännöllistä.
Muoto
Elementit:
Tyypillisissä yrityskirjeissä esiintyvät elementit ovat:
- lähettäjän täydellinen postiosoite
- päivä, jona kirje kirjoitetaan
- henkilön osoite, jolle kirje on osoitettu
- aihe rivi
- tervehdys
- body (pääviesti)
- ilmainen sulkeminen
- allekirjoitusrivi (muista allekirjoittaa kirjeesi)
- liite ja kopioi merkinnät
Mallikirje:
Alla olevassa mallissa käytetään kaikkia luettelon elementtejä. Yllä oleva asettelu on henkilökohtainen valinta, samoin kuin päätös lisätä puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Huomaa: mallikirjeen teksti on poikkeuksellisen lyhyt. Suurin osa valitus- ja pyyntökirjeistä vaatii sivun tai kaksi.
- Samuel Student – 123 ABC Street, San Diego, CA 92120, Yhdysvallat (619) 555-1234
- 20. helmikuuta , 2018
- Dr. Jane Skool, professori
_____________
San Diegon osavaltion yliopisto – San Diego, CA 92182 + postinumero | - Aihe: Tutkintopyyntö
- Hyvä tohtori Skool:
- Kirjoitan pyytääkseni erikoiskokeen kurssille 101. Minun on 12. maaliskuuta, säännöllisesti suunnitellun kokeen päivämääränä, oltava paikalla oikeudessa todistaja. Olen liittänyt kopion tuomioistuimen kutsusta.
- Kiitos, että otit aikaa pyyntöni käsittelyyn. Ota yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, jos sinulla on kysyttävää.
- Kunnioittavasti, Sam-opiskelija
- Samuel-opiskelija
punainen henkilötodistus * - Liite Kopio: John O.Smith
Sisältö ja sävy
Vaikka kirjeen ulkonäkö on tärkeä, sisältö ja sävy määräävätkö kirjain todella tehtävänsä. Tarkista kaikki asiaankuuluvat käytännöt ja kiinnitä erityistä huomiota siihen, mitä päätöksentekijän on tiedettävä valituksen tai pyynnön käsittelemiseksi. Nämä tiedot on sisällytettävä kirjeeseesi.
Avauslausunto
Ensimmäisessä tai kahdessa virkkeessä on ilmoitettava kirje tarkoitus selvästi.
Kirjoitan valittaa nykyisestä kurinpidollisesta asemastani ja anteeksi osallistumistani lattiaindeksointiin, joka johti minun ilmoittamiseen. Ymmärrän, että se, mikä minusta tuntui harmittomalta, oli itse asiassa vaara terveydelleni ja muiden terveydelle. Pahoittelen vilpittömästi tekojani sinä yönä …
Kirjoitan pyytääkseen kurssin ylikuormitusta vuosille 2018-2019 …
Ole tosiasiallinen
Lisää tosiasioita, mutta vältä tilanteen dramaattisuutta.
Lokakuun lopulla minulla diagnosoitiin tonsilliitti. Olin sairas yli viikon, ja unohdin suurimman osan välitentteistäni.
EI lokakuun lopulla, kun olen ollut pahoinvoinut muutaman päivän, vedin itseni lopulta Opiskelijoiden terveyspalveluihin …
Ole tarkka
Jos valitus tai pyyntö riippuu tietyistä tosiseikoista, joita päättäjä haluaa tarkistaa, olla tarkka.
Jätin kokeen 23. tammikuuta, koska lenin 19. tammikuuta Vancouveriin isoisäni hautajaisiin ja palasin 26. tammikuuta. Liitän lentoyhtiön kuitin ja voin vahvistaa vielä, jos siitä olisi apua.
EI, että minun piti osallistua hautajaisiin kaupungin ulkopuolella, joten jätin kokeen 23. tammikuuta.
Dokumentaatio
Liitä mukaan kaikki käytäntöjen edellyttämät tai vaatimusten perustelemiseksi tarvittavat asiakirjat. Jos asiakirjoja lähettää kolmas osapuoli, ilmoita siitä yksityiskohtaisesti.
Dr. No, isäni lääkäri, on suostunut kirjoittamaan sinulle tästä asiasta …
Pysykää asiaan
Älä sekoita kirjettänne tietoihin tai pyyntöihin, joilla ei ole olennaista yhteyttä pääviestiin.
Älä yritä manipuloida lukijaa
Uhkaaminen, hillitseminen, kerjääminen, anominen, imartelu ja ylellisten lupausten antaminen ovat manipulatiivisia ja yleensä tehottomia menetelmiä.
Jos annat minulle mahdollisuuden palata asuinpaikkaan ensi vuonna, lupaan työskennellä todella kovasti, rikastua ja lahjoittaa miljoona dollaria yliopistolle …
Kuinka puhua Tietoja tunteista
On houkuttelevaa yliarvioida tapaus, kun jokin on meille tärkeää. Kun tunteet ovat viestin laillinen osa, omista tunne ja ilmaise se tosiasiana.
Kun näin arvosanani, olin hyvin pettynyt.
Ole lyhyt
Hienon lyhyen kirjeen kirjoittaminen on enemmän työtä kuin pitkä. Kiireiset päättäjät arvostavat ylimääräistä vaivaa.
Vältä virheitä
Kirje antaa paremman vaikutelman, jos se kirjoitetaan; ilman kirjoitus- ja kieliopivirheitä; slangiton; ja asetetaan oikean kokoiseen kirjekuoreen.MUTTA, on paljon tärkeämpää noudattaa määräaikoja ja ilmaista tarkoitus selvästi kuin lähettää täysin virheetön kirje.
Säilytä kopioita
Säilytä jäljennöksiä kaikista lähetetyistä tai vastaanotetuista kirjeistä sekä asiaankuuluvia asiakirjoja ja lomakkeita, kunnes asia on ratkaistu.
* Mukautettu Länsi-Ontarion yliopiston oikeusasiamiehestä, Frances Bauer, oikeusasiamies