Projektin laajuus – se on liikkuva kohde ja sellainen, jolle haluat saada härkäseinän, ennen kuin kartoitat projektisi. Määritelty tietyn projektin kaikkien resurssien, suoritteiden, ominaisuuksien ja tehtävien summana, projektisi laajuus on raja, jolla koko projektisi on olemassa. Mutta jopa määritelläksesi tämän, sinun on sukelettava hieman syvemmälle ja hahmoteltava projektin laajuus määritelläksesi paremmin liiketoiminnan tavoitteet, suoritteet ja muut saadaksesi sisäänostoa tärkeimmiltä sidosryhmiltä.
Tämä on projektisi laajuuslausunto, ja aivan kuten työn laajuus (SOW), se on olemassa vahvistamaan projektisi laajuutta kaikille osallistuville osapuolille.
Mikä on projektin laajuuslausunto?
Yleensä projektipäällikön kirjoittama laajuuslausunto kuvaa koko projektin, mukaan lukien mahdolliset suoritteet ja niiden ominaisuudet sekä luettelon sidosryhmistä, joihin tämä vaikuttaa. Se sisältää myös kaikki tärkeimmät projektin tavoitteet, suoritteet ja tavoitteet, jotka auttavat mittaamaan menestystä.
Projektisi laajuuslausunto toimii ensisijaisena työkaluna sidosryhmille ja joukkuetovereille, jotta he voivat viitata takaisin ja käyttää ohjeina tarkkaan mittaamiseen. projektin menestys.
Aiheeseen liittyvä: Kuinka tehdä sidosryhmien hallintasuunnitelma
Projektin laajuuslausekkeen luonnos
Samanlainen kuin viiden W: n journalismi – kuka, mitä, milloin , Missä, miksi – jotta projektisi laajuuslauseke voidaan hahmotella oikein, sinun on käsiteltävä näitä seitsemää asiaa:
Perustelu
Yksikään projekti ei käynnisty ilman tarvetta, joten käytä sitä perustelusi. Aloita projektin laajuuslausunto selittämällä projektisi tarve ja miten lopputulos ratkaisee tarpeen.
Esimerkkejä tarpeista voi olla:
- Kilpailija on tullut ulos uudella tuotteella, jolla ei tällä hetkellä ole markkinakilpailua
- Asiakkaiden palaute on pyytänyt uutta työkalua sisällytettäväksi tuotteeseesi
- Mahdollisuus vertikaaliseen integraatioon / toistuviin tuloihin on tullut esiin
Laajuuden kuvaus
Se saattaa kuulostaa tarpeeksi helpolta, mutta tämä on yksi tärkeimmistä vaiheista. Luettele korkealta tasolta, mikä kuuluu projektisi piiriin ja mikä ulkopuolelle. Tämä auttaa luomaan rajat projektin olemassaololle. Se hallitsee myös sidosryhmiesi odotuksia / panoksia ja antaa tiimisi jäsenille joitain luovia rajoituksia työskennellä.
Liiketoiminnan tavoitteet
Esitä liiketoimintatavoitteesi määrittelemällä tavoitteet, joita yrityksesi toivoo saavuttaa tällä projektilla. Tähän voi sisältyä tuotteen lanseeraustavoitteiden päivämäärät, uusi liiketoimintamalli, joka tuottaa suuremman toistuvan tulon, suuremman asiakastyytyväisyyden, lisää ensimmäistä kertaa ostavia ja muita.
Projektin toimitukset
Luettelo esitä tuotokset, jotka tiimisi jäsenten on tuotettava liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä voi sisältää itse tuotteen, käyttö- ja asennusoppaat, markkinointimateriaalit, lehdistötiedotteet, mainoskampanjat ja paljon muuta.
Projektin poissulkemiset
Vaikka on välttämätöntä, että määrität rajat, joiden ympärille projekti sisältää alusta alkaen, on myös erittäin tärkeää, että luet, mitä tämä projekti ei sisällä. Esimerkiksi:
- myöhempään projektiin suunnitellut sovelluspäivitykset, joita ei tarkoituksella sisälly tähän projektiin.
- rajoitettu tai ajoitettu asiakkaan pääsy tiettyihin tukilinjoihin / tuoteominaisuuksiin
Rajoitukset
Projektirajoitukset tekevät hankkeiden hallinnasta tällaisen pulman ratkaistavaksi. Kolme tärkeintä rajoitusta – tai kolminkertainen rajoitus – minkä tahansa projektin hallinnassa on yleensä aika, raha ja laajuus. Ne ovat yhteydessä toisiinsa, mikä tarkoittaa, että jos vedät yhtä vipua laajuuteen, myös toinen vipu rahaan tai aikaan liikkuu.
Mutta on myös muita projektirajoituksia, jotka voivat kasvaa milloin tahansa. , mukaan lukien riski, resurssit, organisaatio, menetelmä, asiakkaat ja paljon muuta. Luettele kaikki projektissasi ennakoidut rajoitukset, jotta voit yrittää saada ratkaisut valmiiksi käynnistettäviksi tarvittaessa.
Oletukset
Projektisi oletuksesi kiertävät yleensä juuri niitä asioita, jotka lopulta ovat rajoituksia, mukaan lukien aika, raha ja laajuus. Esimerkiksi tässä osassa luetellaan, että ”käyttöliittymän kehitystiimi on käytettävissä tämän projektin ajanjakson aikana” tai ”asiakastukitiimi saa uuden tuotteen koulutuksen x kertaa”. On tärkeää luetella nämä, koska tämä ei vain kerro tärkeimmille sidosryhmille, mitkä ovat ensisijaiset resurssitarpeesi projektin käynnistämiseksi, vaan se antaa myös nopean käsityksen siitä, missä suurimmat riskitekijät ovat.
Aiheeseen liittyvät: Sidosryhmien hallintastrategiat & Työkalut
Projektisi laajuuslausekkeen pääpiirteet auttavat toimimaan merkkeinä, kun rakennat koko laajuuslauseketta.Koska projektin tulevaisuuden ennustaminen on mahdotonta niin korkealla tasolla, tämä on ensimmäinen askel hankkeen saamiseksi mahdollisimman lähelle lopputulosta. Aloittamalla yllä olevista seitsemästä avainlausekkeesta saat aloitus onnistuneelle projektille.
Projektilaajennusselvitys vs. työn laajuus
Projektin laajuus on muutama lausunnot sekoittuvat tyypillisesti, mukaan lukien työn laajuus. Ne saattavat kuulostaa samanlaisilta, mutta tässä on tärkeimmät erot näiden kahden välillä.
Työskentelysi on tyypillisesti konsultin ja asiakkaan välinen työsopimus, jossa kuvataan suoritettavan työn sopimus, mukaan lukien mutta ei rajoittuen:
- toimitukset / tuotteet / tulokset
- projektin aikajana
- projektin virstanpylväät
- raportit projektin edistymisen luettelointiin
Vaikka työskentelyalueesi kirjoittaminen voi olla aikaa vievää, siinä hahmotellaan itse projekti eikä välttämättä seurattava suunnitelma. Projektin laajuuslausunto puolestaan täyttää tämän roolin yksityiskohtaisesti ja kartoittamalla tarkalleen, mitä projektisuunnitelmalla ja itse projektilla voidaan odottaa.
Projektiulottuvuuslaskelma vs. projektialueen hallintosuunnitelma
Ne saattavat kuulostaa samanlaisilta, ja projektin tulos voi olla samanlainen, mutta projektin laajuuslauseke on erilainen kuin projektin laajuuden hallintasuunnitelma. Projektin laajuushallintasuunnitelma seuraa projektilaajuuslausuntoa, jossa kuvataan projektisi alusta loppuun.
Lisäksi se auttaa määrittelemään työn, joka on tehtävä projektin aikana, ja ohjaa ja valvoo näitä prosesseja. Se myös dokumentoi ja seuraa vaiheita, jotta vältetään laajuuden hiipiminen, ja auttaa projektin päättämisessä, mukaan lukien suoritteiden tarkastus ja projektin lopputuloksen arviointi onnistumistekijöiden suhteen.
Laajuuslausekkeesi ei ole läheskään niin mukana – se on vain projektin kattavuuden hallintasuunnitelman sateenvarjo, joka toimii rubriikkina sidosryhmille ja tiimin jäsenille seuraamiseksi.
Menestyksekkään projektin soveltamisalueen parhaat käytännöt
Tässä on huomioitavia parhaita käytäntöjä kirjoittaessasi projektin laajuuslauseketta:
- Vältä kieltä käyttävän kieltä. Puhut useiden ihmisten kanssa useilla osastoilla ja erikoistumisalueilla, joten pidä kieli yhtenäisenä ja selkeänä.
- Pidä se lyhyenä. Koska tämä on asiakirja, joka etsii sidosryhmien osallistumista, on todennäköisesti paljon muokkaustöitä ennen sen viimeistelemistä, ja sen on oltava pikaopas myöhempää käyttöä varten. Joten pidä asia yksinkertaisena ja tallenna sanasto koko projektisuunnitelmaasi varten.
- Pysy kaukana laaja-alaisista lausunnoista. Et halua sitoa resurssejasi liikaa ennen kuin projekti edes käynnistyy.
- Varmista, että se vastaa kysymyksiin, kuten:
- Mitkä ovat pitkän aikavälin liiketoiminnan edut?
- Mitä se tarjoaa asiakkaillemme, jota ei vielä ole olemassa?
- Onko tämä parempi kuin mitä tarjoamme tällä hetkellä markkinoilla?
Kuinka ProjectManager.com voi auttaa projektin soveltamisalaa koskevassa lausunnossa
Suurten projektien käyttöönotto voi olla vaativa sekä ajallesi että energiallesi. Älä anna sen hukuttaa sinua ennen aloitusta. Aloittelijoille voit käyttää ilmaista työn erittelyrakenteen mallia ja saada visuaalisen kuvan suoritteista sekä tehtävistä, jotka on suoritettava ennen projektin laajuuslausunnon lähettämistä.
Sieltä voit kokeilla ProjectManager.com ja käytä tehtävienhallintaominaisuuksiamme saadaksesi kaikki tarvittavat tehtävät järjestetty, priorisoitu ja lajiteltu projektivaiheen mukaan. Voit jopa pyytää muilta henkilöiltä palautetta: tiimin jäsenet voivat kommentoida tehtäviä suoraan, jotta viestintä pysyy järjestäytyneenä ja asiaankuuluvana.
Aiheeseen liittyvää: WBS-ohjeet työhajontaan
Pidä välilehdet resursseista, tehtävistä ja suoritteista ja muusta, jotta projektisi pysyy aikataulussa. ProjectManager.com -sivuston avulla voit harjoitella projektin aikajanan kartoittamista käyttämällä Gantt-kaaviota, luetteloida suoritteita tehtäväluettelomme tai kanban-työkalumme avulla ja kutsua ryhmän jäseniä tarkistamaan aikajanaa ennen kuin lähetät laajuuslausunnon keskeisille sidosryhmille. Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso tänään.