PDSA: Plan-Do-Study-Act (Suomi)

Kutsutaan myös: Rapid Cycle Improvement, PDCA (Plan- Do-Check-Act)

Mikä on PDSA?
Vaihe 1: Suunnitelma
Vaihe 2: Suorita
Vaihe 3: Tutkimus
Vaihe 4: Toimi
Esimerkkejä
Lisätietoja

PDSA tai Plan-Do-Study-Act on iteratiivinen, nelivaiheinen ongelmanratkaisu malli, jota käytetään prosessin parantamiseen tai muutoksen toteuttamiseen.

PDSA-jaksoa käytettäessä on tärkeää sisällyttää sisäiset ja ulkoiset asiakkaat; he voivat antaa palautetta siitä, mikä toimii ja mikä ei. Asiakas määrittelee laadun, joten olisi järkevää ottaa heidät mukaan prosessiin myös silloin, kun se on tarkoituksenmukaista tai mahdollista, jotta lopputulos hyväksytään paremmin. (Jos et ole varma siitä, keitä asiakkaasi ovat, saatat haluta luoda asiakasketjun tunnistamisen helpottamiseksi.)

Kun käytät PDSA: ta, kysy itseltäsi kolme kysymystä:

1. Mitä yritämme saavuttaa?
2. Mistä tiedämme, että muutos on parannus?
3. Mitä muutoksia voimme tehdä, mikä johtaa parannukseen?

A. Rekrytointitiimi

Kokoa joukkue, jolla on tietoa ongelmasta tai mahdollisuus parantamiseen Harkitse kunkin tiimin jäsenen tuomia vahvuuksia – etsi sitoutunutta, tulevaisuuteen suuntautuvaa henkilöstöä.

Kun olet värvännyt tiimin jäsenet, määritä roolit ja vastuut, aseta aikataulut ja laadi kokousaikataulu.

B. Luonnosta tavoitelausunto

Kuvaile mitä haluat saavuttaa tavoiteilmoituksessa. Yritä vastata näihin kolmeen peruskysymykseen:

1. Mitä yritämme saavuttaa?
2. Mistä tiedämme, että muutos on parannus?
3. Mikä Voimmeko tehdä muutoksen, joka johtaa parannukseen?

C. Kuvaa nykyinen konteksti ja prosessi

Brainstorm

Tutki nykyistä prosessiasi. Aloita kysymällä tiimiltä nämä peruskysymykset:

• Mitä me teemme nyt?
• Kuinka voimme tehdä sen?
• Mitkä ovat prosessin tärkeimmät vaiheet?
• Kuka on mukana?
• Mitä he tekevät?
• Mitä tehdään hyvin?
• Mitä voitaisiin tehdä paremmin?

Olet ehkä jo vastannut kahteen viimeiseen kysymykseen, jos olet suorittanut SWOT-analyysin.

Kokeile uintikaistakarttaa

Saatat olla hyödyllistä rakentaa uintikaistakartta, joka kuvaa prosessisi visuaalisesti.

Prosessivirran luominen tai ainakin nykyisen prosessin kuvaaminen voi olla erittäin hyödyllistä. Jos joukkueesi törmää tielle, olet ehkä löytänyt ongelman, missä ongelma esiintyy – tai ehkä oikeaa henkilöä puuttuvan vaiheen tunnistamiseen ei ole pöydässä.

Kerää tarkempia tietoja

Kun yleinen rakenne on valmis, nämä voivat olla hyödyllisiä kysymyksiä:

• Kuinka kauan prosessi kestää tällä hetkellä ottaa? Jokainen askel?
• Onko prosessin valmistumisessa eroja?

D. Kuvaile ongelmaa

Käytä vaiheessa B luotua tavoitelauseketta ilmaisemalla haluamasi saavutukset ja mittaamalla datan avulla tietoa siitä, miten organisaatiosi täyttää / ei vastaa näitä saavutuksia.

Esimerkiksi: Jos tavoitteesi on maksimoida henkilöstön työelämän laatu, saatat löytää todisteita tutkimalla työntekijöitä työpaikalla esiintyvistä stressitekijöistä.

Kirjoita ongelma-ilmoitus

Kirjoita ongelma-ilmoitus, jotta voit tiivistää tiimisi yksimielisyyden ongelmasta. Saatat olla hyödyllistä priorisoida ongelmat, jos tiimisi on tunnistanut useamman kuin yhden, ja / tai sisällyttää perustelut miksi valitsit ongelmasi.

E. Syiden ja vaihtoehtojen tunnistaminen

Analysoi syyt

Ongelman selvityksessä olevan ongelman selvittämiseksi yritä tunnistaa ongelman syyt työkaluilla, kuten ohjauskartoilla, kalanluilla ja työnkulun prosessikartoilla ( esim. vuokaaviot, uintikaistakartat). Syyanalyysin lopussa tulisi tiivistää syy-analyysi kuvaamalla ja perustelemalla perussyyt.

Tutki prosessiasi ja kysy:

• Onko tämä prosessi tehokas? Mitkä ovat kustannukset (mukaan lukien raha, aika tai muut resurssit)?
• Teemmekö oikeat vaiheet oikealla tavalla?
• Tekeekö joku muu saman prosessin eri tavalla?

Kehitä vaihtoehtoja

Yritä lieventää perussyitä täyttämällä lauseke.

”Jos teemme __________, niin tapahtuu __________.”

Valitse vaihtoehto (tai muutama vaihtoehto), jonka uskot parhaiten auttavan sinua saavuttamaan tavoitteesi ja maksimoimaan resurssit.

Kehitä toimintasuunnitelma, joka sisältää tarvittavan henkilöstön / resurssit ja aikataulun. Yritä ottaa huomioon riskit, joita saatat kohdata toimintasuunnitelman toteuttamisen yhteydessä.

Aloita toimintasuunnitelman toteuttaminen. Muista kerätä tietoja mennessäsi auttaaksesi sinua arvioimaan suunnitelmaasi Vaihe 3: Tutkimus.Tiimisi saattaa olla hyödyllistä käyttää tarkistusarkkia, vuokaaviota, uintikaistakarttaa tai juoksukaaviota tietojen / tapahtumien sieppaamiseksi niiden tapahtuessa tai ajan myötä.

Tiimisi tulisi myös dokumentoida ongelmat, odottamattomat vaikutukset, ja yleiset havainnot.

Vaiheessa 1: Suunnitelma ja 2. vaiheen aikana kerätyt tavoitearvot: Tee, määritä:

• Paransiko suunnitelmasi? Kuinka paljon / vähän?
• Oliko toiminta investoinnin arvoinen?
• Näetkö trendejä?
• Oliko tahattomia sivuvaikutuksia?

Voit tarkastella ja arvioida parannusta visuaalisesti useilla eri työkaluilla, kuten Pareto-kaavio, ohjaustaulukko tai juoksukaavio.

Pohdi suunnitelmaa ja tuloksia

• Jos tiimisi totesi suunnitelman johtaneen menestykseen, standardoida parannus ja alkaa käyttää sitä säännöllisesti. Palaa jonkin ajan kuluttua vaiheeseen 1: Suunnittele ja tarkastele prosessi uudelleen oppiaksesi, missä sitä voidaan edelleen parantaa.
• Jos tiimisi uskoo, että erilainen lähestymistapa olisi onnistunut, palaa vaiheeseen 1: Suunnittele ja kehitä uusi ja erilainen suunnitelma, joka voi johtaa menestykseen.

PDSA-sykli on käynnissä, ja organisaatioista tulee tehokkaampia, kun ne ottavat PDSA: n intuitiivisesti mukaan suunnitteluun.

Juhli parannuksia ja opittuja asioita

• Kerro saavutuksista sisäisille ja ulkoisille asiakkaille
• ryhdy toimiin säilyttääksesi saavutuksesi ja ylläpitääksesi saavutuksiasi
• Suunnittele pitkän aikavälin suunnitelmia lisäparannuksista
• Suorita iteratiiviset PDSA-syklit tarvittaessa

PDCA: n ja PDSA: n vuokaavion ABC: t (PDF)
Kansanterveyssäätiö

Laadun parantaminen paikallisessa kansanterveydessä (PDF)
Michiganin paikallisen kansanterveyden akkreditointiohjelma

Baldrige Suorituskyvyn huippuosaamisohjelma – National Institute of Standards and Technology, Yhdysvaltain kauppaministeriö

Balanced Scorecard Institute

PDSA – Terveydenhuollon kehittämislaitos

Taulu: PDSA-sykli (osa 1)
Taulu: PDSA-sykli (osa 2)
Terveydenhuollon kehittämislaitos