Muokkausmerkit ovat erittäin hyödyllinen työkalu yhteistyöhön toimittajien kanssa. Wordin muokkausominaisuuksien avulla voit nähdä, mitä muutoksia editorisi on tehnyt alkuperäiseen asiakirjaan verrattuna. Tällä tavalla muokkaajan tai oikolukijan ei tarvitse muistaa kaikkia alkuperäisestä asiakirjasta löytämiään asioita tai kirjoittaa muistiinpanoa tekstin alle. Sen sijaan he voivat toimia luomassasi asiakirjassa.
Oikolukuominaisuuksia voidaan käyttää myös muihin tarkoituksiin.
Oikolukutyökalut
Vaikka et tekisi yhteistyötä editorin tai oikolukijan kanssa, voit käyttää muokkausmerkkejä luovasti. Voit kirjoittaa muistiin vaihtoehtoisia ideoita kohdista, kappaleista, lauseista tai sanoista. Vaihtoehtoisesti voit käyttää kommentteja muistiinpanoina tietyistä kohdista tai lauseista, mikä sopii erinomaisesti puheisiin ja esityksiin. Pohjimmiltaan voit käyttää MS Wordin muokkausominaisuuksia joukolla luovia tapoja.
Muokkausmerkkien poistaminen
Muokkausmerkkejä on kahden tyyppisiä: Seuraa muutoksia ja kommentteja. Ne ovat hyödyllisiä lisäyksiä sekä kirjoittajan että toimittajan työkalupakkeihin. Jos seuratut muutokset voidaan hyväksyä tai hylätä, kommentit voidaan poistaa (ratkaista).
Seuratut muutokset
Paras tapa kuvata Seuraa muutoksia -työkalua on esimerkki. Oletetaan, että työskentelet kirjoittamisprojektin kanssa editorin kanssa. Kun olet lähettänyt kirjoitetun projektin muokkausta varten, he voivat helposti ehdottaa muutoksia, jotka voit joko hyväksyä tai hylätä.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää tätä kätevää työkalua, kun editori on määrännyt sinua muuttamaan jotain kirjallinen projekti. Sitten lähetät heille muokatun kopion alkuperäisestä asiakirjasta, jotta he voivat tarkistaa ja joko hyväksyä tai hylätä tekemäsi muutokset.
Seurattujen muutosten aktivointi on helppoa. Siirry yksinkertaisesti MS Wordin Review-välilehteen ja napsauta Seuraa muutoksia -painiketta. Voit poistaa muokkausmerkit kahdella tavalla.
Kun olet saanut seuratut muutokset sisältävän asiakirjan version, etsi Hyväksy-painike Tarkista-välilehdestä. Ennen kuin napsautat sitä, valitse haluamasi muutos. Napsauta sitten Hyväksy, jolloin alkuperäinen versio poistetaan ja se korvataan uudella.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää lähellä olevaa Hylkää-painiketta hylätäksesi muutokset ja palauttaaksesi tekstin alkuperäisen version. Tietenkin Word käyttää säännöllistä muotoilua kaikkiin hyväksyttyihin muutoksiin. Hylätyt muutokset yksinkertaisesti poistetaan dokumentista.
Tällä tavoin voit pitää asiat järjestyksessä ja siistinä, mikä on erittäin tärkeää, jos työskentelet yhdessä projektissa jonkun muun kanssa.
Toisaalta kommentit , toimi aivan eri tavalla. Vaikka kommentit korostavat myös valittua tekstiä, siihen ei tehdä muutoksia. Kun olet valinnut osan, siirry Wordin tarkistus -välilehdelle ja napsauta Uusi kommentti. Tämä lisää kommentin asiakirjan oikealle puolelle. Voit kirjoittaa tähän mitä haluat, eikä se vaikuta päätekstiin.
Kommentti voidaan poistaa kahdella tavalla. Ensimmäinen on käyttää Poista kommentti -komentoa, johon pääsee Tarkastelu-välilehdeltä tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella valikkoa. Varmista vain, että olet valinnut kommentoidun osan ensin. Toinen tapa poistaa kommentti on poistaa kommentoitu kohta kokonaan. Valitse vain se ja paina näppäimistön askelpalautinta tai poistoa, jolloin kohta ja kommentti katoavat.
Oikolukumerkkien poistaminen
Oikolukumerkit sekoitetaan usein Track Changes -työkalussa, mutta ymmärtämiseksi näiden kahden välinen ero, sinun on ensin opittava ero muokkauksen ja oikolukun välillä. Jos oikoluku on yksinkertaisesti tekstin viimeinen tarkistus, muokkaus on tekstin parantamista. Oikoluku kiertää yleensä kielioppia ja muotoilua, kun taas muokkaus voi sisältää useita edestakaisia istuntoja editorin ja kirjoittajan välillä.
Siksi Seuraa muutoksia ja kommentit -vaihtoehtoja on välttämätöntä toimittajille. Toisaalta oikolukijat eivät käsittele niin paljon ehdotuksia ja kommentteja; ne antavat tekstille lopullisen kiillotuksen, tehtävän, joka käsittää kirjoittajan vähemmän. On kuitenkin totta, että myös toimittajat tekevät oikolukua.
Oikolukumerkit
Oikolukumerkit sisältävät kielioppi- ja oikeinkirjoituskorjauksia sekä ehdotuksia ja muotoilumerkkejä.Voit käyttää kielioppi- ja oikeinkirjoituksen korjausasetuksia siirtymällä Tiedosto-välilehteen, napsauttamalla Asetukset ja valitsemalla näyttöön tulevassa ikkunassa Korjaus. Täältä voit mukauttaa vedostusvaihtoehtosi tai poistaa ne kokonaan käytöstä.
Saatat ajatella, että oikoluku koskee vain oikeinkirjoitusta ja kielioppia, mutta tällä on vähemmän ilmeinen puoli. Yksi oikolukijan keskeisistä tehtävistä on varmistaa asianmukainen tekstin ja asiakirjan muotoilu. Tätä varten oikolukija voi käyttää muotoilumerkkejä. Kun tämä on käytössä, nämä osoittavat selvästi, missä välilyöntejä, väliviivoja, kappaleita ja muita tekstikohteita on käytetty.
Siirry Tiedosto, Asetukset-kohtaan ja valitse sitten Näytä-välilehti ponnahdusikkunassa, poistaa käytöstä tai ottaa käyttöön seuraavat vaihtoehdot: sarkainmerkit, välilyönnit, kappalemerkit, piilotettu teksti, valinnaiset yhdysviivat ja esineankkurit. Nämä työkalut ovat välttämättömiä oikolukutehtävissä.
Merkkien poistaminen
Muokkaus- ja oikolukumerkkien poistaminen ei tarkoita vain niiden poistamista. Voit joko hyväksyä tai hylätä muutokset, jotka on tehty Seuraa muutoksia -tilassa, ja esimerkiksi sammuttaa oikolukutyökalut.