Sanan koorumi latinalainen merkitys on johdettu sanasta, joka tarkoittaa kuka. Kaupalliset ja voittoa tavoittelemattomat yhteisöt nauttivat monista eduista, kun ne muodostavat hallituksen. Tärkein syy organisaatioiden muodostamiseen johtokunnaksi on yhdistää yksittäisten johtajien kyvyt tekemään parhaat yleiset päätökset organisaation nykyisestä ja tulevasta suunnasta. Tämä tarkoittaa, että väestötieteellä, joka muodostaa päätöksentekijän ”kenen”, on suuri merkitys jokaiselle organisaatiolle. Jos koorumiprotokollaa ei noudateta, muutamat jäsenet voivat tulla liian voimakkaiksi, mikä aiheuttaa riskin, että päätökset eivät välttämättä hyödytä koko etua. .
Robertin säännöt asettavat suuntaviivat päätösvaltaisuuksille, jotka koskevat pöytäkirjoja silloin, kun päätösvaltaisuutta ei voida vahvistaa, muuttamalla päätösvaltaisuutta koskevia sääntöjä ja merkitystä ilmoitettaessa kokouksesta, jossa äänestetään tärkeitä.
koorumin määritteleminen
Robertin sääntöjen mukaan koorumin määritelmä on vähimmäismäärä äänestäviä jäseniä, joiden on oltava läsnä asianmukaisesti kutsutussa kokouksessa voidakseen harjoittaa liiketoimintaa ryhmän nimissä . Päätösvaltaisuuden on muodostuttava niin suuresta luvusta, että voidaan olla läsnä kaikissa kokouksissa, kun sää ei ole poikkeuksellisen huono.
Määritelmä kuulostaa hieman epämääräiseltä. Säännöt kehittivät tämän määritelmän tarkoituksella parlamentaarista menettelyä käyttävien organisaatioiden monimuotoisuuden huomioon ottamiseksi.
Päätösvaltaisuusnumeron tai -suhteen määrittäminen
Useimmissa tapauksissa sääntöissä ilmoitetaan päätösvaltaisuuden säännöt. Ilmoittamattoman määritelmän puuttuessa yksinkertainen enemmistö on päätösvaltainen.
Olitpa määrittelemässä päätösvaltaisuusosuutta ensimmäistä kertaa tai määrittelemällä uudelleen päätösvaltaisuutta koskevat säännöt, se auttaa ottamaan pari asiaa huomioon harkinta.
- Ketkä todennäköisesti ovat säännöllisiä hallituksen kokouksen osallistujia?
- Mikä on järkevintä tehdä päätöksiä, jotka ovat hyvin pyöristettyjä ja tasapainoisia?
Pidä nämä ensisijaiset kysymykset mielessä, päätösvaltaisuus voidaan asettaa prosenttiosuutena jäsenyydestä tai kiinteänä lukuna. Joten mikä prosenttiosuus on päätösvaltainen? Kun asetat tätä suhdetta tai lukua, pidä mielessä, että määrä otetaan läsnä olevien äänioikeutettujen jäsenten lukumäärästä. Miksi tämä on tärkeää? Oletetaan, että ohjesäännössä todetaan, että jäsenet voivat äänestää postitse tai valtakirjalla. Kokouksessa, jossa äänestetään, kokouksessa ei ole tarpeeksi jäseniä, jotta kokous olisi päätösvaltainen. Virallista liiketoimintaa ei voida harjoittaa, vaikka ääntä on riittävästi koorumin täyttämiseksi, koska läsnä ei ole tarpeeksi jäseniä.
Koorumin poissaolo
On harvinaista, että hallituksen kokouksessa on täydellinen läsnäolo jokaisessa kokouksessa ympäri vuoden. Tämän perusteella Roberts Rules määritteli säännöt liiketoiminnalle, joka ei ole päätösvaltainen. Kaiken kaikkiaan liiketoiminta, joka käytiin ilman päätösvaltaisuutta, on mitätön, mutta on olemassa muutamia poikkeuksia. Niihin kuuluu:
- toimenpiteiden toteuttaminen koorumin muodostamiseksi
- vahvistetaan keskeytysaika
- keskeytykseen
- lepoaika
On myös pari melko ilmeistä asiaa, joita ei voida tehdä, kun päätösvaltaisuus ei ole läsnä. Nykyiset jäsenet eivät voi antaa yksimielistä suostumusta eivätkä ilmoittaa uudesta kokouksesta. Kummassakin tapauksessa ei olisi tarpeeksi jäseniä saamaan kohtuullinen enemmistön ääni.
Jos kokouksen alussa on päätösvaltainen ja jäsenet lähtevät kokouksen aikana aiheuttaen päätösvaltaisuuden, puheenjohtajan on ilmoitettava päätösvaltaisuuden menettämisestä ennen äänestystä. Muut jäsenet voivat myös tehdä työjärjestyspuheenpäätöksen päätösvaltaisuuden menettämisestä, mutta vain silloin, kun muut jäsenet eivät puhu.
Päätösvaltaisuusmäärän tai -suhteen muuttaminen
Hallituksen jäsenten tulisi ottaa huomioon huomautus punaisista lipuista, jotka osoittavat, että on aika muuttaa sääntöjä ilmoitetun päätösvaltaisuuden suhteen. Organisaation etenemisellä ja etenemisellä on positiivisia merkkejä kasvusta, mutta ne voivat myös osoittaa toisen tarkastelun sääntöjen päätösvaltaisuusosaan. Hyvä aika päätösvaltaisuuspöytäkirjan tarkistamiseen on vuotuinen strategisen suunnittelun kokous, ellei jokin sytytä tarkistusta ennen sitä. Tässä on muutama punainen lippu, joka käynnistää tarkistuksen:
- kun muutama jäsen tulee liian voimakkaaksi
- kun organisaation tarpeet muuttuvat
- kun organisaatio käy läpi kasvukauden
Hallituksen tulee olla varovainen muuttaessaan päätösvaltaisuutta koskevia sääntöjä. Oikea tapa on lyödä tietyt sanamme tai koko sääntö ja lisätä uusia sanoja tai uusi sääntö ja äänestää siitä yhtenä kysymyksenä. Riski, kun päätösvaltaisuutta muutetaan rikkomalla ensin sääntö, on se, että koorumista tulee välittömästi kaikkien jäsenten enemmistö. Monille organisaatioille se on melkein mahdoton foorumi koorumin saamiseksi uuden säännön hyväksymiseksi.
Puheenjohtajan rooli
Puheenjohtajalla on tärkeä asema varmistettaessa, että kaikki annetut äänet ovat virallisia. Vaikka on tärkeää, että kokoukset alkavat ajoissa, jos päätösvaltaisuus ei ole läsnä määrätyn ajankohtana, puheenjohtajan tulisi odottaa muutama minuutti nähdäksesi, saapuuko tarpeeksi jäseniä koorumin kokoukseen. Jäsenet voivat käyttää tilaisuutta ottaa yhteyttä muihin jäseniin tarkistaakseen, onko päätösvaltainen. Jos päätösvaltaisuudesta ei ole mahdollisuutta, puheenjohtajan tulisi ilmoittaa, että päätösvaltaisuus ei ole voimassa eikä virallista toimintaa käydä.
Jos puheenjohtaja aloittaa kokouksen ilman päätösvaltaa ja jäsen puhuu kysymyksessä kyseistä jäsentä ei voida keskeyttää ilmoittaakseen, ettei päätösvaltaisuus ole läsnä. Puheenjohtajan tulisi antaa keskustelun jatkua ja antaa jäsenen antaa ilmoituksen päätösvaltaisuudesta, kun jäsenet eivät puhu.
Jos käy ilmi, että päätösvaltaisuutta ei ole mahdollista perustaa, puheenjohtaja voi siirtyä lykätä kokousta ja siirtää se uudelle päivämäärälle. Tämä voi myös merkitä puheenjohtajan vastausta kannustaa äänestäviä jäseniä olemaan läsnä seuraavassa kokouksessa. Kokouksen keskeyttäminen on erityisen sopiva askel puheenjohtajalle vuosittaisen kokouksen aikana, jossa tarvitaan vuoden tärkeitä asioita, mukaan lukien virkamiesten vaalit.
Jos päätösvaltaisuutta ei ole läsnä, sihteerin tulisi kuvata pöytäkirjassa, kuinka monta jäsentä oli läsnä, että päätösvaltaisuutta ei saavutettu, ja uudelleenjärjestetyn kokouksen päivämäärä ja kellonaika. Pöytäkirjaan voisi sisältyä myös lausunto siitä, että käytiin ei-sitovia keskusteluja.
Päätösvaltaisuuspöytäkirjojen noudattaminen pitää organisaation tasapainossa ja demokraattisena. Vaikka hallituksen puheenjohtajalla on ensisijainen vastuu päätösvaltaisuuden toteamisesta ja ilmoittamisesta, kaikkien hallituksen jäsenten tulisi asettaa puheenjohtaja vastuuseen asianmukaisen parlamentaarisen menettelyn noudattamisesta valvonta- ja tasapainojärjestelmänä.