Professorin sähköpostin lähettämisen tulisi olla yksinkertaista. Lähetät sähköpostia jatkuvasti! Mutta sähköpostin lähettäminen professorille eroaa sähköpostin lähettämisestä ystävälle tai perheenjäsenelle. Ammattimaista sähköpostin etikettiä ei opeta usein, mikä tekee ensimmäisen sähköpostin lähettämisestä entistä stressaavamman. Nämä vinkit auttavat sinua kirjoittamaan sopivan sähköpostin ja vastauksen.
Tervehdys
Aloita sähköpostisi professorillesi sanalla ”Hyvä” tai ”Hei”. Tämä on sähköpostin etiketti 101, ja sitä on noudatettava ammattimaisissa sähköpostiviesteissä. ”Hei” on liian rento tähän tilanteeseen, ja jotkut professorit ajattelevat myös, että ”Hei” on liian epävirallinen.
Otsikko ja nimi
Tervehdyksen jälkeen on ilmoitettava professorin nimi ja nimi. Tämä saattaa tuntua sinulle liian muodolliselta, mutta se on tärkeä tapa osoittaa kunnioitusta professoriasi ja heidän asemaansa ja koulutusta kohtaan. Otsikon jättäminen pois tai väärän käyttäminen voi vahingoittaa ohjaajaasi. Suurin osa ohjaajista tulisi kutsua nimellä ”professori” tai ”lääkäri”, jota seuraa heidän sukunimensä. Varmista, että tarkistat heidän nimensä oikeinkirjoituksen ennen kuin painat Lähetä.
Tarjoa konteksti
Joillakin professoreilla on satoja opiskelijoita, ja he saattavat tarvita kontekstia voidakseen sijoittaa sinut ja vastata kysymykseesi. Tämä pätee erityisesti, jos lähetät heille sähköpostia ensimmäisen kerran. Helpoin tapa auttaa heitä selvittämään kuka olet, on kertoa heille, missä heidän luokissaan olet ja mikä päivä luokkasi kokoontuu (jos siinä on useita osioita). Voit jättää tämän osan pois, jos olet täysin varma, että professori tuntee sinut nimellä.
Lyhyesti sanottuna
Professorit saavat paljon sähköposteja, joten varmista, että pyyntösi on yksinkertainen ja oikea. Esitä kysymyksesi selvästi, jotta professorin ei tarvitse lukea sähköpostia useita kertoja selvittääksesi, mitä haluat. Voit myös vähentää kysymykseesi vastaamiseen tarvittavien sähköpostien määrää luetteloimalla lyhyesti vaiheet, jotka olet jo toteuttanut yrittääksesi vastata kysymykseesi. Näitä ovat esimerkiksi opintosuunnitelman tarkistaminen (pakollinen ennen professorin sähköpostin lähettämistä), luokanopiskelijan kysyminen ja keskustelu TA: n kanssa.
Kirjaudu ulos
Lopeta sähköposti kirjautumalla ulos ja seuraamalla nimesi. Yksinkertainen ”Paras”, ”Kippis” tai ”Kiitos” seuraa nimesi. Jos yliopistosi sähköpostiosoite ei sisällä koko nimeäsi, sinun kannattaa ehkä lisätä etu- ja sukunimesi kirjautumiseen. Tämä tekee professorin on helpompi löytää sinut järjestelmäänsä.
Käytä selkeää aiheriviä
Sähköpostissasi on oltava aiherivi. Aihe ei vain auta professoria, vaan mutta se pitää myös sähköpostisi poissa roskapostikansiosta. Aiherivin on oltava yksinkertainen ja heijastettava sähköpostisi sisältöä. Jotain esimerkiksi ”Kysymys paperista” tai ”Kokouspyyntö” on sopiva.
Ole ammattilainen
Sinulla ja professorillasi on ammattisuhde, jonka tulisi näkyä heille lähettämässäsi sähköpostissa. Tämä tarkoittaa, että sinun on kirjoitettava sanat kokonaan ja käytettävä oikeaa kielioppia (mukaan lukien isot kirjaimet ja välimerkit) kirjoittaessasi viestiä. he eivät ole käyttäneet emojia. Niistä on tullut de rigueur -viestintämuoto, mutta he eivät kuulu ammattimaisiin em ail. Lue sähköpostiviesti tarkistaaksesi kirjoitusvirheet ennen lähettämistä.
Sinun on myös vältettävä sisällyttämästä tarpeettomia henkilökohtaisia tietoja sähköpostiisi. Jos unohdit luokan, sinun ei tarvitse mennä yksityiskohtiin miksi. Henkilökohtaisella elämälläsi ei ole merkitystä ammatillisessa suhteessasi professorisi kanssa.
Lähetä se yliopistosi sähköpostiosoitteesta
Yliopistosi sähköpostiosoitteen käyttäminen tekee sähköpostistasi ammattimaisemman ja takaa, että sähköposti pääsee yliopiston roskapostisuodattimen läpi. Yliopistosi sähköpostiosoite ilmoittaa myös professorille, että olet yksi heidän opiskelijoistaan, joten he ottavat viestisi vakavammin.