Työntekijän kirjoittaminen ei ole kukaan odottaa – tai kenenkään ensimmäinen valinta. Kirjalliset varoitukset ovat usein merkki siitä, että varhaiset kurinpitomenettelyt ovat tulleet ja menneet ja että työntekijä on menossa irtisanomisreittiä pitkin. Tässä vaiheessa olet todennäköisesti käyttänyt paljon aikaa ja vaivaa auttaaksesi heitä muuttumaan – vain vähän tai ei lainkaan.
Asioiden eskaloituminen ”virallisesti” voi tuntua pelottavalta, mutta se on myös mahdollisuus. kirjallinen varoitus luo paperiradan ja tarjoaa työntekijöille muodollisen rakenteen asioiden palauttamiseksi raiteilleen. Noudata näitä kahdeksaa helppoa vaihetta varmistaaksesi, että saat sen oikein.
Älä tee sitä, kun olet vihainen.
Voi olla outoa aloittaa sanalla ”älä”, mutta tämä vaihe on ylivoimaisesti tärkein. Älä työskentele työntekijän kirjoittaessasi, kun olet jo vihainen tai stressaantunut tilanteesta. Sinun on pystyttävä dokumentoimaan asiat objektiivisesti (mihin jatkamme seuraavaksi), ja se voi olla vaikeaa, kun olet emotionaalisesti mukana.
Olet todennäköisesti jo käynyt läpi suullisen kurinpitomenettelyn ja ehkä antaa palautetta useita kertoja, monin tavoin. Saatat olla valmis ilmoittamaan työntekijöille, kuinka huonosti he ovat vääntäneet. Niin houkuttelevaa kuin se onkin, älä.
On tärkeää säilyttää viileytesi kaikissa työntekijöiden kurinpitotilanteissa, mutta vielä enemmän kirjallisen dokumentaation suhteen. Työntekijöiden virallinen kirjoitus kirjataan heidän työntekijärekisteriinsä, eikä sinun pitäisi olettaa, että kukaan muu ei koskaan näe sitä. Virheellisen irtisanomisoikeudenkäynnin yhteydessä sinun on jaettava kaikki asiakirjat, jotka sinulla on työntekijän suorituksesta, ja haluat, että asiat pysyvät liike-elämässä, eivät henkilökohtaisina.
Työntekijän virallinen kirjoitus on myös lomake progressiivisen kurinalaisuuden tarkoituksena on auttaa korjaamaan työntekijän käyttäytymistä konkreettisella tavalla, ei olemaan kirjallinen tirada heitä vastaan. Jos se ei ole hyödyllinen tieto heille tai vain päästät höyryä, sitä ei ole tarkoituksenmukaista sisällyttää. Jos työntekijä tekee jotain väärin ja se on kirjoitettava ne, vie päivä, hae tilaa ja pääse siihen selkeästi.
Dokumentoi ongelma
Nyt, tehdä. Asiakirjat ovat tärkeitä työntekijöiden suorituskyvyn arvioimiseksi – hyvä tai huono – ja johtajien tulisi mukavasti dokumentoida kaikentyyppiset työntekijöiden vuorovaikutukset. Vankan dokumentaation turvaaminen voi suojata sinua:
- tarjoamalla paperiradan työntekijän oikeudenkäynneissä, jopa tahtotiloissa.
- Tukemalla jokaisen työntekijän taustalla olevia päätöksiä tekemäsi toiminta – mukaan lukien miksi joitain työntekijöitä ylennetään ja toiset erotetaan, samoin kuin kuka saa korotusta ja miksi.
- Annetaan konkreettinen aikataulu työntekijöiden käyttäytymiseen ja asteittaiseen kurinpitotoimiin.
Kun olet valmis (ja olet rauhallinen), aloita työntekijän kirjoitus asiakirjoilla, joissa selitetään heidän suorituksensa ongelma:
- Osoita kirjoituksesi työntekijälle ja anna kirja heidän käyttäytymisestään tähän asti.
- Käytä erityisiä esimerkkejä ajankohdista ja päivämääristä.
- Pysy ennen kaikkea tosiasioissa. Pysy objektiivisena ja puhu vain siitä, mitä tapahtui ja milloin.
Varmista työntekijän kirjoittaessasi, ettet lisää omaa pyöräytystäsi tai saa työntekijät tuntemaan täyttävänsä henkilökohtainen vendetta. Älä sano: ”Tom on viivyttelijä ja laiska.” Sano: ”Tom on ilmestynyt myöhässä vuoroonsa kolme kertaa” ja sisällytä ne vuorot, joissa ne olivat, tarkkojen sisäänkirjautumisaikojen kanssa.
Varmuuskopioi yrityksen käytäntöjen avulla
Oletko koskaan kuullut jonkun sanovan, että syy heidät irtisanottiin siksi, että johtaja ei yksinkertaisesti pitänyt heistä? Vaikka työntekijät saattavat sanoa, että se on puolueellista, tai tehdä omat johtopäätöksensä heikosta suorituskyvyn arvioinnista, johtajan tavoitteena tulisi olla kohtaaminen päinvastoin.
Työntekijät eivät voi pysyä mielivaltaisessa standardissa. . Se, että he eivät noudata yrityspolitiikkaa, jonka ne sopivat palkatessaan. Joten kun olet käynyt läpi, mikä on vialla työntekijän suorituksessa, seuraava askel on selittää päättelysi ja sitoa heidän toimintansa takaisin yrityksen käytäntöihin ja odotuksiin roolistaan. Tässä on muutama yleinen skenaario:
- Työntekijä viivästyy jatkuvasti työhönsä: lue läsnäolopolitiikkasi, jonka mukaan työntekijät voivat olla viivästyneitä vain kahdesti ennen kurinpitotoimien aloittamista.
- Pukukoodirikkomukset: sisällytä yrityskäytäntö, jonka mukaan työntekijöiden on aina oltava odotettavissa olevassa univormussaan kellon aikana.
- Työntekijä jatkaa sosiaalisen median käyttöä työaikana: mainitse matkapuhelimesi käyttöä koskeva sääntö ja että työntekijöiden ei pitäisi käyttää sosiaalista mediaa tai henkilökohtaisia laitteita kellon ollessa.
Kun on kyse progressiivisesta kurinalaisuudesta, kirjoitus on selitys, miksi dokumentoitu käyttäytyminen ei ole ajan tasalla. ja kuinka työntekijöiden odotetaan paranevan.Jos työntekijäsi allekirjoittivat työntekijän käsikirjan tai läsnäolokäytännön palkatessaan, on nyt hyvä aika sisällyttää se myös.
Sisällytä asiaankuuluvat todistajien lausunnot
Jos kyseessä on suorituskykyongelma jonka on nostanut toinen tiimin jäsen, johon kuuluu useita työntekijöitä, tai työntekijäsi toimii läheisessä yhteistyössä toisen esimiehen tai vuoropäällikön kanssa, sisällytä heidän lausuntonsa kirjoitukseen. Pidä mielessä mikä tahansa näistä lausunnoista voi olla merkityksellistä myöhemmin oikeudellisen vaatimuksen tapauksessa. Joten on tärkeää, että todistajien lausunnoissa noudatetaan samoja ohjeita kuin hyvässä dokumentaatiossa:
- Kaikkien todistajien lausuntojen tulisi olla tosiseikkoja, ei subjektiivisia mielipiteitä.
- Todistajien lausuntojen tulisi auttaa rakentamaan uskottava tapaus jatkuvasta käyttäytymisestä, joka johtaa työntekijän kirjoittamiseen.
- Todistajien lausuntojen tulisi sisältää muiden valvojien pyrkimykset tai kurinpitotoimet käyttäytymisen korjaamiseksi matkan varrella.
Aseta odotukset parannukselle
Kun olet selvittänyt, missä työntekijän suorituskyvyn on parannettava ja miksi, on aika asettaa ohjeet siitä, kuinka odotat heidän korjaavan sitä. Ei ole hyödyllistä yksinkertaisesti kertoa, mitä työntekijät ovat tehneet väärin. Itse asiassa Harvard Business Review kertoo, että useampi työntekijä haluaisi mieluummin korjaavaa palautetta päälliköltä kuin kiitosta ja että 72% työntekijöistä uskoo suorituskykynsä parantuvan, jos he saisivat korjaavaa palautetta.
Korjaava palaute on rehellistä, keskittyy asiaan (ei henkilöön) ja sisältää parannustoimia. Joten aseta työntekijät sille, mitä tulee seuraavaksi, kun he ovat saaneet kirjeen. Sisällytä tarvittavat korjaavat toimet ja mitä tulos on, jos ne paranevat tai jos asiat pahenevat. Jos työntekijä ei parane ja seuraava vaihe kirjoittamisen jälkeen on irtisanominen, tee se selväksi, jotta he ovat valmiita juuri siihen, mitä linjalla on.
Toimita uutiset henkilökohtaisesti (ja todiste vastaanottamisesta)
Kun olet suorittanut kurinpidollisen kirjoituksen, ajoita kokous työntekijäsi kanssa ja käy se läpi henkilökohtaisesti. Tuo mukaan todistaja varmistaaksesi, että kokous tapahtui ja että työntekijäsi saatettiin tietoiseksi huolestuneisuudestaan heidän työnsä suhteen. Sitten on aika keskustelun aloittaa:
- Jaa huolesi ja ota työntekijät läpi jokainen esimerkki heikosta suorituskyvystä. Jos työntekijäsi pyytää todisteita tai väittää, että tietty ongelma ilmeni tai ei ilmennyt, käytä dokumentaatiotasi.
- Palaa takaisin yrityksen käytäntöihin. Jokainen työntekijä luki ja hyväksyi käytännöt, kun heidät palkattiin.
- Selitä, mitä seuraavaksi tapahtuu ja mitkä vaiheet odotat heidän tekevän vastauksena kirjoitukseen.
- Lopussa , pyydä työntekijää allekirjoittamaan kirjoitus vahvistamalla, että hän on vastaanottanut ja lukenut sen.
Työntekijäsi ei ehkä ota uutisia hyvin. He voivat kieltäytyä allekirjoittamasta rekisteröintiä. Jos olet huolissasi siitä, niin saattaa olla, Society for Human Resource Management ehdottaa, että työntekijöille jätetään tilaa kirjoituksiin omien kommenttiensa ja allekirjoitettujen vastaustensa lisäämiseen tai annetaan työntekijöille mahdollisuus lähettää kirjallinen vastalause allekirjoituksellaan, jonka sinä voi sitten liittyä kurinpitolomakkeeseensa.
Säilytä kopio kirjaa varten
Kun työntekijäsi on allekirjoittanut kirjeen, anna heille kopio ja pidä yksi omaan. tietueet. Lisää se heidän työntekijänsä tiedostoihin, jotta sinulla on tietue ja todiste siitä, että he ovat saaneet kirjeen.
Jos ilmenee minkäänlaista väärinkäyttöä koskevaa irtisanomis- tai syrjintävaatimusta, sinulla on tarvittava varmuuskopio. Asiakirjat osoittavat, että käsittelet prosessia oikein ja työntekijäsi sai tiedon jokaisessa vaiheessa.
Seuranta
Kurinpitomenettely ei lopu sen jälkeen, kun olet kirjoittanut työntekijän . Lopuksi, muista seurata kurinpitoa koskevassa ilmoituksessa hahmottamasi aikataulun perusteella. Katso, paranevatko työntekijäsi suorituskyky ja pitävätkö he kiinni kirjoituksessa odotettavissa olevista muutoksista. Jos ei, olet jo määrittänyt vaiheet seuraavaksi.
Jos työntekijäsi paranee, harkitse koeajan jatkamista kirjoituspäivän jälkeen. Luottamuksen rakentaminen vie aikaa, eikä heistä tule kuukauden työntekijöitä yhdessä yössä. Kesti aikaa, ennen kuin asiat saivat kurinpitovaatimuksiin, ja niiden palauttaminen vie aikaa.
Työntekijän kirjoittaminen ei ole maaginen vastaus kurinpidollisiin ongelmiin. Joskus työntekijälle tarvitaan virallinen ilmoitus herätyssoittoon, jota he tarvitsevat käyttäytymisensä muuttamiseksi. Jos ne paranevat, anna heille enemmän vastuuta ja katso, vastaavatko he edelleen haasteeseen.