Kuinka kirjoittaa kaikille oikeudenmukainen työntekijöiden osallistumiskäytäntö

Juoksu muutaman minuutin takana? Nukuitko herätyskellosi läpi? Juutitko liikenteessä? Se tapahtuu meille parhaimmille. Itse asiassa yli joka neljäs työntekijä myöntää saapuvansa myöhään töihin vähintään kerran kuukaudessa.

Mutta kun on kyse työntekijöiden läsnäolosta, pienetkin asiat voivat alkaa lisääntyä. CDC: n (Center for Disease Control) mukaan poissaoloihin liittyvät tuottavuuden menetykset maksoivat Yhdysvaltain työnantajille 225,8 miljardia dollaria vuodessa eli 1685 dollaria työntekijää kohti vuonna 2015. Vaikka se voi olla odottamaton poissaolo kerran kuukaudessa tai vuoro, joka jää tänne ja tänne, yksittäinen työntekijä läsnäololla voi olla suuria vaikutuksia lopputulokseesi.

Anna työntekijöiden läsnäolopolitiikka

Työntekijöiden läsnäolopolitiikka on dokumentoitu sääntöjoukko, jonka tarkoituksena on parantaa työntekijöiden tuottavuutta, vähentää poissaoloja ja asettaa selkeät ja johdonmukaiset odotukset työntekijöille.

Monille pienyrityksille, joilla ei ole virallista henkilöstöosastoa, työntekijöiden läsnäolopolitiikka voi tuntua hieman muodolliselta. Eikö kaikkien pitäisi olla tietoisia vastuustaan? Ehdottomasti. Mutta kun yrityksesi alkaa laajentua tai otat enemmän työntekijöitä vastaan kiireiseen kauteen, oikeudenmukainen työntekijöiden läsnäolopolitiikka on välttämätöntä sekä sinun että työntekijöiden suojaamiseksi ja liiketoiminnan sujuvuuden ylläpitämiseksi.

Tässä on joitain vinkkejä auttaa sinua luomaan työpaikalla läsnäolokäytäntösi:

Ota huomioon nykyinen työkulttuurisi

Mahdollisuudet ovat, että kehität työntekijöiden läsnäoloa politiikan keinona ratkaista käynnissä olevia läsnäolokysymyksiä. Työntekijät ovat saattaneet olla löyhiä ilmestymisestä ajoissa, unohtaneet soittaa vasta vuoron alkamisen jälkeen tai pitäneet läsnäolopolitiikan puuttumista itsestäänselvyytenä. Silti on tärkeää muistaa, että läsnäolopolitiikka ei muuta työntekijöiden käyttäytymistä yhdessä yössä, ja se saattaa edellyttää perustavaa muutosta yrityskulttuurissa.

Aivan oikein – työntekijöiden läsnäolo on osa yrityskulttuuriasi. Eikä yrityksesi työntekijöistä viisi vai viisikymmentä, tapa toimia yhdessä muokkaa tiimisi kulttuuria ja työskentelytapaa. Kulttuurisi sisältää arvot, normit, järjestelmät, symbolit, kielen, oletukset, uskomukset ja tottumukset – kuten kuinka usein työntekijäsi ilmestyvät ajoissa.

Joten ennen kuin aloitat osallistumiskäytännön kirjoittamisen, keskustele esimiehiesi kanssa ja muutos johtaa heidän nykyisiin lähestymistapoihinsa ja odotuksiinsa työntekijöiden läsnäolosta. Jos yksi vuoron johto on kunnossa hitaalla käynnistyksellä ja toinen odottaa kaikkien lattialla olevien kellonajan heti, se lähettää sekalaisen viestin. Työntekijät, jotka lähtevät sisään hitaamman vuoron aikana, eivät ehkä näe ongelmaa juosta viisi minuuttia taaksepäin verrattuna henkilökuntaan, joka on käsillä kannella heti saapuessaan aamulla. Onko olemassa nykyistä lähtötilannetta tai jaettuja odotuksia, vai vaihteleeko lähestymistapa työntekijöiden läsnäoloon vuorosta toiseen ja esimiehestä johtajaan?

Kulissien takana voi olla myös muita kulttuuritekijöitä, jotka vaikuttavat työntekijöiden läsnäoloon: jos monet työntekijöillä on perheitä ja pieniä lapsia, he joutuvat todennäköisesti myös kamppailemaan hätätilanteiden tai poissaolojen kanssa, ja nollatoleranssin läsnäolopolitiikka syrjäyttäisi heidät nopeasti. Tai uusi osa-aikainen kesähenkilöstösi saattaa tulla heti koulun jälkeen seuraavien viikkojen ajan, eikä se pääse pisteeseen liikenteen kanssa. Läsnäolo voi olla jopa oire työpaikkasi ajoitustottumuksista.

Yrityskulttuurisi on yhtä ainutlaatuinen kuin työntekijäsi. Ja mikään läsnäolopolitiikka ei voi ottaa huomioon kaikkia ainutlaatuisia tilanteita, sen tulisi perustua todellisuuteen ja luoda realistisia odotuksia työntekijöillesi.

Pidä asiat yksinkertaisina

Paperilla läsnäolopolitiikka kuulostaa suoraviivaista – ei ilmestyminen työhön on poissaolo, ja kaikkien on oltava läsnä työssä pitääkseen liiketoimintaa vauhdissa. Mutta onko ”poissaolo” erilainen kuin ”ei näytä”? Onko se erilainen kuin ”myöhästyminen”? Entä jos työntekijä ilmestyy tunnin myöhässä verrattuna viiden minuutin myöhästymiseen? Kohdellaanko heitä samalla tavalla?

Työntekijöiden läsnäolopolitiikka voi alkaa nopeasti pyöriä käsistä, mikä johtaa sidoskokoisessa asiakirjassa, jota on vaikea lukea ja jota on vielä vaikeampaa muistaa. Pidä skenaariokohtaisen siirtymisen sijaan kiinni yleisistä työntekijöiden läsnäolon aiheista ja määritä heille odotukset selkeällä kielellä, jonka kaikki ymmärtävät: poissaolot, odottamattomat poissaolot, viivästyminen , poissaoloa ja sairauspäiviä.

• Poissaolo: työntekijä ilmoittaa johtajalle X päivää / viikkoa etukäteen, että työntekijä on poissa työstä.”

• Suunnittelematon poissaolo: työntekijä ilmoittaa johtajalle X tuntia etukäteen, että työntekijä on poissa työstä hätätilanteesta tai muusta odottamattomasta syystä.”

• Viivästyminen: työntekijä ilmestyy vähintään X minuuttia suunnitellun vuoron alkamisen jälkeen. ”

• Ei näy: työntekijä ei näy vuorossa ilmoittamatta siitä johto. ”

• Sairauspäivät: työntekijä on poissa vuorosta sairauden tai lääkärin huomautuksen takia.”

Pikaohje: Miksi erottaa ”sairaspäivä” ”poissaolosta”? Se saattaa kuulostaa epäluuloiselta, mutta rakentaminen erilliseen sairauspäivien luokkaan voi todella auttaa työntekijöiden moraalia ja tulosta, varsinkin jos olet ruokapalvelualalla.

CDC arvioi, että sairaiden elintarvikkeiden käsittelijät ovat vastuussa 53 prosentista noroviruksen puhkeamista – mikä johtaa työntekijöiden sairauksien lisääntymiseen ja enemmän vapaa-aikaan. Harkitse läsnäolopolitiikkasi rakentamista erilliseen sairauspäiväluokkaan, jotta sinä ja henkilöstösi pysytte terveinä. Sairaat työntekijät eivät ryhdy työhön pyrkiessään välttämään vakavamman, odottamattoman poissaolon heidän suoritustietueessaan. Joissakin osavaltioissa erillinen maksettu sairausloma voi olla myös laki.

Riippumatta valitsemistasi läsnäololuokista, niiden määritelmien tulisi tarkoittaa samaa kaikille työntekijöille ja olla mahdollisimman objektiivisia. Johtajan tulisi pystyä erottamaan poissaolo myöhästymisestä, kun he näkevät sen, ja työntekijöiden tulisi helposti ymmärtää, mihin heidän käyttäytymisensä kuuluu läsnäolopolitiikan alaisuuteen.

Sisällytä realistiset kurinpitotoimet kullekin skenaarialle

Nyt kun olet määrittänyt osallistumispolitiikkasi luokat, on aika määritellä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Jotta läsnäolopolitiikka olisi oikeudenmukaista, on tärkeää, että kurinpitotoimet eivät perustu vain henkilökohtaisiin uskomuksiin tai yksilön odotuksiin. Hyvien työntekijöiden suhteen ei ole oikeudenmukaista noudattaa nollatoleranssia ”vain siksi”. Ja vaikka sinusta saattaa henkilökohtaisesti tuntua, että viiden tai 30 minuutin myöhästyminen on samanlaista työntekijöiden käyttäytymistä, jota ei voida hyväksyä, todelliset vaikutukset yritykseesi eivät välttämättä ole yhtä tasa-arvoisia.

Katsokaa sen sijaan kahta asiaa : Eri läsnäolokäyttäytymisten vaikutus yritykseesi ja läsnäolokeskiarvot toimialallesi. Yhdysvaltain työtilastotoimiston mukaan kokopäiväisten työntekijöiden poissaoloprosentti oli 2,8 eli lähes kolme poissaolotapausta vuodessa 2017. Palvelualojen keskimääräinen poissaoloprosentti oli vielä korkeampi, 3,4 poissaoloa vuodessa. Joten jos arvioit 3-4 suunnittelematonta poissaoloa vuodessa hyväksyttäväksi alueeksi, et ole kaukana merkistä.

Kun olet suorittanut vertailuanalyysin, sido osallistumispolitiikkasi kurinpidolliset komponentit liiketoimintaan vaikutus. Jos jokainen minuutti laskee suuren äänenvoimakkuuden muutoksessa, 30 minuutilla voi olla sama vaikutus kuin poissaololla. Jos työntekijän on kaipattava työtä odottamattomasti eikä hän löydä täydennysosaa, hänen poissaolollaan voi olla sama vakavuus kuin poissaololla. Tällöin läsnäolokäytännössään voisi olla:

• ”Viivästyminen: työntekijä ilmestyy vähintään 5 minuuttia aikataulun mukaisen vuoron alkamisen jälkeen.”

• Jos työntekijä ilmestyy myöhemmin kuin 30 minuutin kuluttua vuoron alkamisajasta, viivästyminen lasketaan ”ei näy” -kohdaksi.
• Kolmen viivästymisen jälkeen työntekijään kohdistetaan kurinpitotoimia.

• ”Ajoittamaton poissaolo: työntekijä ilmoittaa johtajalle X tuntia etukäteen, että työntekijä on poissa työstä hätätilanteesta tai muusta odottamattomasta syystä.”

• Työntekijä on vastuussa esimiehelle ilmoittamisesta ja työvuoron löytämisestä. Jos työntekijä ei löydä täydennysosaa, poissaolo lasketaan ”ei näy” -ilmoitukseksi.
• Kolmen ennakoimattoman poissaolon jälkeen työntekijään kohdistetaan kurinpitotoimia.

Hanki työntekijän kirjautumisselvitys

Kun olet koonnut ensimmäisen luonnoksen läsnäolopolitiikastasi, on aika palata vaiheeseen # 1: jaa se työntekijöillesi ja hanki heidän ostonsa. Tiimisi koosta riippuen saatat haluta vain ryhtyä johtamiseen tai antaa kaikille työntekijöille mahdollisuuden lisätä panosta. Jopa yksinkertainen suoliston tarkastus toimii – kuulostaako johtajiltasi jotain epätarkkaa Joku ajattelee, että tietyt luokat ovat epärealistisia? Näyttääkö siltä, että se on objektiivista?

Läsnäolopolitiikan on tarkoitus auttaa pitämään yrityksesi sujuvana päivittäin, ei aiheuttamaan enemmän kaaosta. Vaikka muutoksiin saattaa olla jonkin verran vastarintaa (varsinkin jos virallista politiikkaa ei jo ollut käytössä), hyvän läsnäolon pitäisi tuntua tiimityönä ja tapana auttaa kaikkia työskentelemään paremmin. Jos työntekijät reagoivat välittömästi huonosti, tuntevat olevansa kutsuttu tai jos mielestäsi kurinpitotoimet ovat liian aggressiivisia, kuuntele heidän palautettaan.Kiinnitä huomiota vastaaviin vastauksiin – jos useampi kuin yksi työntekijä uskoo, että sinun pitäisi olla joustavampi tietyillä alueilla, katso, pääsetkö kompromissiin ja palatko yhdessä piirustustaulun kanssa.

Vielä tärkeämpää on sisällyttää työntekijöiden palautetta osallistumispolitiikkaasi lisää myös sen onnistumismahdollisuuksia. Kun heiltä kysyttiin, mikä motivoi heitä ylittämään ja ylittämään työt, työntekijät sijoittivat ensin ”kamaruus- ja vertaismotivaation”. Vertaisryhmien, ei rahan, todettiin olevan tärkein tekijä työntekijöiden suorituskykyyn ja käyttäytymiseen. johtajat, auttoi kehittämään läsnäolopolitiikkaa, voi viedä pitkälle työntekijöitä aluksella ja pitää toiset vastuussa.

Kohtele muita samalla tavalla kuin haluat, että sinua kohdellaan

päivä, oikeudenmukaisen työntekijöiden läsnäolopolitiikan tulisi olla sellainen, jonka kanssa tyydytät työskentelemään itsesi alla. Älä välitä kovista kysymyksistä: kuinka usein näytät henkilökohtaisesti töissä myöhemmin kuin aiot? Pystytkö aina soita eteenpäin ja ilmoita työntekijöillesi, ettet tule perille politiikan aikataulussa? Kuinka monta hätätilannetta ilmestyy koko viikon ajan, joka vetää sinut pois työstä? Voitteko aina ilmoittaa tiimillesi viikkoa etukäteen, että sinun on oltava poissa toimiston päiväksi?

Kun koot sinua Uuden henkilöstön läsnäolopolitiikka, älä unohda tärkeintä tekijää: empatiaa. Jos et voi noudattaa yrityksesi läsnäolopolitiikkaa, ei ole oikeudenmukaista odottaa myöskään työntekijöiltäsi. Vaikka työntekijöiden poissaolot ja heikko läsnäolo voivat olla turhauttavia, hätätilanteita ei voida ennustaa. Joskus odottamaton tapahtuu vain riippumatta siitä, kuinka hyvin suunnittelet. Herätyskello ei sammu. Liikenne on normaalia huonompaa. Lastenhoitaja kutsuu sairaaksi. Et löydä avaimesi. Löydät virheen, joka on työssä.

Ihannetapauksessa oikeudenmukainen työntekijöiden läsnäolopolitiikka sallii jonkinlaisen heiluttamisen huoneen – järkevästi. Rakennellessasi politiikkaa voit määrittää eri vakavuustasot työpaikkakulttuurisi ja yrityksesi kannalta järkevän mukaan. Kaikki poissaolot (ja kaikki läsnäolopolitiikat) eivät ole yhtäläisiä. Sen sijaan oikeudenmukainen käytäntö luo standardin suorituskyvyn seuraamiseen ja vahvistaa yhtä tärkeimmistä työpaikan arvoista: kunnioitusta toisiaan ja toistensa aikaa kohtaan.

Etsitään vielä yksi helppo tapa pitää asiat oikeudenmukaisina työntekijät? Työntekijän aikakello eliminoi pyöristämisen ylöspäin ja inhimilliset virheet ja tuo samalla oikeudenmukaisuutta työpaikalla