PivotTable-objektit ovat vain yhtä hyviä kuin niiden perustiedot ja ne voivat muuttua nopeasti. Jos pivot-taulukot ovat osa hallintapaneelia, ne eivät välttämättä heijasta päivityksiä lähdetasolla. Pivot-taulukoiden välittämien tietojen mukaan päivittäminen voi olla erittäin tärkeää, joten jaan tässä artikkelissa neljä vinkkiä, joiden avulla päivitysprosessi on helppo ja joustava.
Käytän Office 365: n Excel 2016: ta (työpöytä), mutta nämä vinkit koskevat aiempia versioita. Voit päivittää yksittäiset pivot-taulukot selaimessa, mutta Analysoi asiayhteyteen -välilehti ei ole käytettävissä; et myöskään voi asettaa PivotTable-asetuksia. Esittelytiedostoa ei ole; et tarvitse sitä.
KATSO: Ohjelmistokäytäntö (Tech Pro Research)
Päivittäminen
Ennen kuin tarkastelemme virkistäviä vinkkejä, anna ” s tarkistaa nopeasti, miten pivot-taulukot päivitetään. Jos haluat päivittää vain nykyisen pivot-taulukon, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Päivitä avautuvasta alivalikosta. Tai valitse Päivitä Data-ryhmän pudotusvalikosta (asiayhteyteen Analysoi-välilehti). voi myös painaa Alt + F5.
On kaksi nopeaa tapaa päivittää kaikki nykyisen työkirjan pivot-taulukot samanaikaisesti. Napsauta ensin mitä tahansa pivot-taulukkoa päästäksesi asiayhteyteen Analysoi-välilehteen. Valitse sitten Päivitä kaikki Data-ryhmän Päivitä-vaihtoehdosta. Paina sitten Ctrl + Alt + F5.
1. Päivitä avattaessa työkirja
Käyttäjät eivät aina muista päivittää muuttamalla taustalla olevia tietoja. Lisäksi, jos pivot-taulukot on linkitetty ulkoiseen lähteeseen, haluat varmasti nykyiset arvot. Paras tapa taata, että katsojat näkevät viimeisimmät tiedot, on pakottaa Excel päivittämään pivot-taulukot, kun avaat tiedosto seuraavasti:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa pivot-taulukkoa ja valitse avautuvasta alivalikosta Pivot-taulukon asetukset.
- Valitse avautuvassa valintaikkunassa Data-välilehti.
- Tarkista Päivitä tiedot, kun avaat tiedosto -vaihtoehdon (kuva A).
- Napsauta OK ja vahvista muutos.
Kuva A
Tämä vaihtoehto pakottaa Excelin päivittämään pivot-taulukon tiedostoa avattaessa.
Tämän asetuksen valitseminen päivittää valitun pivot-taulukon tai kaikki pivot-taulukot samalla tietolähteellä. Jos sinulla on muita pivot-taulukoita, muista aseta tämä vaihtoehto kaikille, joilla on erilainen tietolähde.
2. Päivitä ajoittain
Depen Jos kriittiset tiedot ovat tai jos pivot-taulukko on osa hallintapaneelia, sinun on ehkä päivitettävä usein, mikä on ärsyttävää. Excel voi päivittää pivot-taulukon ajoittain varmistaakseen, että katsojat saavat nykyiset tiedot. Pivot-taulukko on tallennettava tietomalliin, kun luot sen seuraavasti:
- Napsauta mitä tahansa tietojoukon sisällä.
- Napsauta Lisää-välilehteä ja valitse sitten Taulukot-ryhmästä PivotTable.
- Valitse avautuvasta valintaikkunasta Lisää nämä tiedot tietomalliin -vaihtoehto (kuva B).
- Muuta muita asetuksia.
- Napsauta OK. (Tietojen lisääminen tietomalliin voi viedä minuutin.)
Kuva B
Lisää uusi pivot-taulukko tietomalliin.
Tällä hetkellä piste, järjestä pivot-taulukko normaalisti. Kun olet valmis, voit asettaa aikavälin seuraavasti:
- Napsauta mitä tahansa pivot-taulukon sisällä.
- Napsauta asiayhteyteen Analysoi-välilehti ja valitse sitten Yhteyden ominaisuudet Muuta tietolähdettä-pudotusvalikosta (Data-ryhmässä).
- Valitse avautuvassa valintaikkunassa Päivitä kaikki -vaihtoehto Päivitä hallinta -osiossa. Syötä oikealle aikaväli minuutteina (kuva C).
- Napsauta OK.
Kuva C
Anna intervalli minuutteina.
Tämä asetus on erityisen hyödyllinen kojelaudoille ja ulkoisille tietolähteille.
3. Säilytä solujen muotoilu
On ärsyttävää lisätä suoraa muotoilua valmiiseen pivot-taulukkoon vain, jotta se katoaa, kun päivität pivot-taulukon. Ehkä lihavoit muutaman otsikot tai lisäät täytevärin korostaaksesi erityisen tärkeän arvon. Miksi viettää aikaa, jos Excel poistaa sen? Onneksi voit kertoa Excelille, että pidetään kätensä poissa suorasta muotoilusta seuraavasti:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella pivot-taulukkoa ja valitse avautuvasta alivalikosta Pivot-taulukon asetukset.
- Asettelu & Muoto-välilehti.
- Valitse vaihtoehtojen alaosasta Säilytä solun muotoilu päivityksessä (kuva D).
- Napsauta OK.
Kuva D
Suojaa suora muotoilu.
Se on helppo tapa säästää paljon turhautumista.
4. Poista automaattinen sovitus käytöstä
Pivot-taulukot käyttävät oletusarvoisesti automaattisen sarakkeen leveyttä. Kun järjestät tietojasi, saatat lisätä sarakkeiden leveyttä vain saadaksesi ne napsauta takaisin automaattiseen asennukseen, kun päivität pivot-taulukon. Samoin kuin suoran muotoilun säilyttäminen, voit poistaa automaattisen asennuksen oletusasetukset käytöstä seuraavasti:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa pivot-taulukon sisällä.
- Napsauta Asettelu & Muoto-välilehteä.
- Poista valinta Automaattiset sarakkeiden leveydet päivityksessä -vaihtoehdosta (kuva E).
- Napsauta OK.
Kuva E
Poista pivot-taulukon automaattisen asennuksen oletus.
Tämän ominaisuuden poistamisen jälkeen mukautetut sarakeleveydet säilyvät päivityksen jälkeen.
Lähetä minulle kysymyksesi Officesta
Vastaan lukijoiden kysymyksiin aina kun voin, mutta mitään takeita ei ole. Älä lähetä tiedostoja, ellei sitä pyydetä; liitteenä olevien tiedostojen mukana tulevat alkuperäiset avunpyynnöt poistetaan lukemattomina. Voit lähettää kuvakaappauksia tiedoistasi kysymyksen selventämiseksi. Kun otat minuun yhteyttä, ole mahdollisimman tarkka. Esimerkiksi: ”Ole hyvä ja vianmääritys työkirjani ja korjata mikä ”vikaa” ei todennäköisesti saa vastausta, mutta ”Voitteko kertoa miksi tämä kaava ei palauta odotettuja tuloksia?” voi. Mainitse sovellus ja versio, jota käytät. TechRepublic ei korvaa minua ajastani tai asiantuntemuksestani auttaessani lukijoita. Enkä pyydä maksua lukijoilta, joita autan. Voit ottaa minuun yhteyttä osoitteessa [email protected].
Katso myös
- Office Q & A: Excel-viittaukset, Word-kenttäkoodit ja taulukotemppu (TechRepublic)
- 2 tapaa merkitä Wordin sisällysluettelo (TechRepublic)
- Käytä Excel-tietojen validointia estämään päällekkäiset arvot sarakkeessa (TechRepublic)
- Erittäin helppo tapa luoda uusia tietueita moniarvoisista sarakkeista käyttämällä Excel Power Queryä (TechRepublic)
- 3 tapaa lisätä sanastoja Microsoft Word 2016 -asiakirjaan (TechRepublic)
- Excel-virheet: Kuinka Microsoft ”taulukkolaskenta saattaa olla vaarallista terveydellesi (ZDNet)
- Microsoft lisää uuden maantieteen, varastotietotyypit Exceliin (ZDNet)