Lección 26: Control de cambios y comentarios
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Introducción
Supongamos que alguien le pide que revise o colabore en un documento. Si tuviera una copia impresa, podría use un bolígrafo rojo para tachar oraciones, marcar errores ortográficos y agregar comentarios en los márgenes. Word le permite hacer todas estas cosas electrónicamente con las funciones de control de cambios y comentarios.
Opcional: descargue nuestro documento de práctica .
Vea el video a continuación para obtener más información sobre cómo realizar un seguimiento de los cambios y agregar comentarios.
Comprender el seguimiento de cambios
Cuándo Si activa Control de cambios, cada cambio que realice en el documento aparecerá como una marca de color. Si elimina el texto, no desaparecerá; en cambio, el texto se tachará. Si agrega texto, estará subrayado. Esto le permite ver las ediciones antes de que los cambios sean permanentes.
Si hay varios revisores, a cada persona se le asignará un color de marcado diferente.
Para activar Control de cambios:
- En la pestaña Revisar, haga clic en el comando Control de cambios.
- Se activará el control de cambios. A partir de este momento, cualquier cambio que realice en el documento aparecerá como marcas de colores.
Su seguimiento los cambios pueden verse diferentes a los que se ven arriba, dependiendo de la configuración de marcado de su computadora.
Revisión de cambios
Los cambios registrados son en realidad solo cambios sugeridos. Para convertirse en permanentes, Por otro lado, el autor original puede no estar de acuerdo con algunos de los cambios registrados y optar por rechazarlos.
Para aceptar o rechazar los cambios:
- Seleccione el cambio que desea aceptar o rechazar.
- En la pestaña Revisar, haga clic en el comando Aceptar o Rechazar.
- El marcado desaparecerá y Word pasará automáticamente al siguiente cambio. Puede continuar aceptando o rechazando cada cambio hasta que haya revisado todos ellos.
- Cuando haya terminado, haga clic en Tr Aceptar el comando de cambios para desactivar el control de cambios.
Para aceptar todos los cambios a la vez, haga clic en Aceptar. -flecha hacia abajo, luego seleccione Aceptar todo. Si ya no desea realizar un seguimiento de sus cambios, puede seleccionar Aceptar todo y Detener el seguimiento.
Opciones de visualización de control de cambios
Si tiene muchos cambios registrados, es posible que se conviertan en una distracción si está tratando de leer un documento. Afortunadamente, Word proporciona algunas formas de personalizar cómo aparecen los cambios registrados:
- Marcado simple: muestra la versión final sin marcas en línea. Aparecerán marcadores rojos en el margen izquierdo para indicar dónde se ha realizado un cambio.
- Todas las marcas: esto muestra la versión final con marcas en línea marcas.
- Sin marcas: muestra la versión final y oculta todas las marcas.
- Original: muestra la versión original y oculta todas las marcas.
Para ocultar los cambios registrados:
- En la pestaña Revisar, haga clic en el comando Mostrar para revisión a la derecha del comando Control de cambios.
- Seleccione la opción deseada del menú desplegable menú. En nuestro ejemplo, «seleccionaremos Sin marcado para obtener una vista previa de la versión final del documento antes de aceptar los cambios.
También puede hacer clic en el marcador en el margen izquierdo para cambiar entre Marcado simple y Todo el marcado.
Recuerde que ocultar el Control de cambios no es lo mismo que revisar los cambios. Aún deberá aceptar o rechazar los cambios antes de enviar la versión final de su documento.
Para mostrar las revisiones en globos:
La mayoría de las revisiones aparecen en línea, lo que significa que el texto en sí está marcado. También puede optar por mostrar las revisiones en globos, lo que mueve la mayoría de las revisiones al margen derecho. Quitar marcas en línea puede hacer que el documento sea más fácil de leer, y los globos también ofrecen más información sobre algunas marcas.
- En la pestaña Revisar, haga clic en Mostrar marcas > Globos > Mostrar revisiones en Globos.
- La mayoría de las revisiones aparecerán en el margen derecho, aunque cualquier texto agregado seguirá apareciendo en línea.
Para volver a las marcas en línea, puede seleccionar Mostrar todas las revisiones en línea o Mostrar solo comentarios y formato en globos.
A veces puede desea agregar un comentario para proporcionar comentarios en lugar de editar un documento.Si bien a menudo se usa en combinación con Control de cambios, no es necesario que tenga activado el Control de cambios para agregar comentarios.
Para agregar comentarios:
- Resalte texto o coloque el punto de inserción donde desea que aparezca el comentario.
- En la pestaña Revisar, haga clic en Nuevo Comando Comentario.
- Escriba su comentario. Cuando haya terminado, puede cerrar el cuadro de comentarios presionando la tecla Esc o haciendo clic en cualquier lugar fuera del cuadro de comentarios.
Para eliminar comentarios:
- Seleccione el comentario que desea eliminar.
- En la pestaña Revisar, haga clic en el comando Eliminar.
- El comentario se eliminará.
Para eliminar todos los comentarios, haga clic en la flecha desplegable Eliminar y seleccione Eliminar todos los comentarios del documento.
Comparar documentos
Si edita un documento sin realizar un seguimiento de los cambios, aún es posible utilizar funciones de revisión como Aceptar y Rechazar. Puede hacer esto comparando dos versiones del documento. Todo lo que necesita es el documento original y el documento revisado (los documentos también deben tener nombres de archivo diferentes).
Para comparar dos documentos:
- En la pestaña Revisar, haga clic en el comando Comparar, luego seleccione Comparar en el menú desplegable.
- Aparecerá un cuadro de diálogo. Elija su documento original haciendo clic en la flecha desplegable y seleccionando el documento de la lista. Si el archivo no está en la lista, haga clic en el botón Examinar para localizarlo.
- Elija el documento revisado y luego haga clic en Aceptar.
- Word comparará los dos archivos para determinar qué se cambió y luego creará un nuevo documento. Los cambios aparecerán como marcas de colores, al igual que Control de cambios. Luego puede utilizar los comandos Aceptar y Rechazar para finalizar el documento.
¡Desafío!
- Abra nuestro documento de práctica.
- Active Control de cambios y muestre todas las marcas.
- En el grupo Seguimiento, elija Mostrar revisiones en globos.
- En el primer párrafo, edite la segunda oración para que diga Fue un placer conocerlo y recorrer las instalaciones.
- En el segundo párrafo, cambie la palabra técnicas a estrategias.
- Cambie la fuente de la letra a Cambria, 12 pt.
- En el tercer párrafo, seleccione las palabras Gracias e inserte un comentario que diga Pon esto en la misma línea que Muebles de calidad.
- En este punto, su carta debe verse algo como esto (Nota: el color de la marca puede variar):
- Haga clic en la flecha desplegable Aceptar y seleccione Aceptar todos los cambios y Detener seguimiento.
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