Queríamos ver de primera mano cómo se procesan las reclamaciones de jubilación y averiguar si las historias que habíamos escuchado eran ciertas. Por ejemplo, nos habían hablado de un misterioso sistema de mensajería en el que un camión rojo lleno de archivos de jubilación iba regularmente de Boyers a Breezewood, Pensilvania. Allí se encontró con un camión rojo diferente que transportó los archivos el resto del camino a Washington. Resultó que efectivamente existe un sistema de mensajería para transportar archivos que se ejecuta varias veces a la semana, pero aparentemente se basa en camiones estándar, no en vehículos rojos especiales.
También aprendimos que el espacio de la oficina ya no es naturalmente fresco a 60 grados, sino que se ha actualizado con equipos modernos de HVAC para mantener una temperatura agradable para los empleados. Podríamos dejar nuestros suéteres en el coche.
A pesar de que no se revelaron secretos ocultos en nuestro recorrido, nos fascinó saber más sobre lo que sucede en este espacio cavernoso.
Nos enteramos de que este es un lugar donde los empleados federales van a trabajar todos los días en un espacio de oficina con paredes resistentes de piedra caliza volada que han sido pintadas de un plateado brillante. Los pisos están revestidos con 22,000 archivadores, apilados en 10 de alto y organizados en filas, con 400 millones de registros de jubilación civil. Colocados de punta a punta, estos archivadores se extenderían por 26 millas. Apilados uno encima del otro, se elevarían cuatro veces más alto que el Monte Everest.
La historia del centro de procesamiento se remonta a 1902, cuando US Steel descubrió este almacén de piedra caliza aproximadamente a una hora al norte de Pittsburgh y comenzó a extraerlo para su uso en la producción de acero. Para 1950, las operaciones mineras habían cesado y la empresa comenzó a utilizar las cavernas que había creado para proteger los registros corporativos. En 1954, se alquilaba espacio a empresas y al gobierno de los Estados Unidos para el almacenamiento de registros. En 1960, las operaciones de jubilación federal se trasladaron del Edificio de Pensiones (ahora Museo Nacional del Edificio) en Washington a Boyers. Hoy en día, el espacio es propiedad de Iron Mountain, una compañía de administración de datos y registros.
En 1960, la instalación tenía 30,000 pies cuadrados de espacio de almacenamiento dedicado con 42 empleados trabajando principalmente en trabajos relacionados con el almacenamiento de archivos. Hoy en día, hay 221,000 pies cuadrados de espacio con más de 500 empleados, ahora enfocados principalmente en el trabajo operativo involucrado en el procesamiento de la jubilación. Hay 150 empleados adicionales que trabajan en la cercana ciudad de East Butler en el centro de llamadas de OPM. Otros 300 empleados trabajan para los Servicios de Jubilación en la sede de OPM en Washington.
La carga de trabajo en el Centro de Operaciones de Jubilación es asombrosa. Aquí hay algunas estadísticas sobre sus actividades de procesamiento en el año fiscal 2018:
- 114,151 reclamos de jubilación
- 93,969 reclamos de sobrevivientes
- 1,682,983 llamadas telefónicas
- 251,150 correos electrónicos
- 84,000 cambios de designación de beneficiarios
- 185,000 piezas de correspondencia escrita
- 4,036,540 Servicios de jubilación Actividades en línea
Los jubilados pueden utilizar los servicios en línea para actualizar sus direcciones de correo, cambiar sus designaciones de retención de impuestos federales y estatales, solicitar un folleto de anualidades duplicado o imprimir su tarjeta de identificación de Servicios de Jubilación. Mientras más jubilados y sus familias recurran a los servicios en línea para sus necesidades básicas, más rápido el equipo de Boyers podrá responder a preguntas más complejas.
En nuestro recorrido, nos enteramos de muchos cambios recientes para mejorar la eficiencia del tedioso proceso de adjudicación de reclamaciones de jubilación y respuesta a varias otras solicitudes relacionadas con los beneficios de jubilación. Se estaban llevando a cabo sesiones de capacitación en muchas áreas que visitamos y los registros de jubilación se mantenían de manera ordenada y segura.
Regresamos de nuestro viaje con un renovado optimismo de que los beneficios de jubilación de los empleados federales están en buenas manos. La próxima semana, compartiré lo que aprendimos sobre el proceso paso a paso del procesamiento de reclamos para ayudarlo a comprender qué sucede cuando hace la transición de un empleado federal a un jubilado.