Subastas sin fines de lucro: una guía de cumplimiento completa y formularios de muestra

por Dennis Walsh CPA el 18 de mayo de 2014

Categorías: Recaudación de fondos | Liderazgo y gestión Etiquetas temáticas: Donaciones | Legal / Cumplimiento

Las subastas se conocen por dos características: recaudan dinero (a veces mucho) y son un montón de trabajo. Dennis Walsh, colaborador de Blue Avocado y CPA, nos brinda una guía de cumplimiento completa y práctica, y aún mejor: cinco formularios de muestra para asegurarse de que su redacción sea correcta:

Las subastas benéficas han resistido la prueba del tiempo como una excelente manera para aprovechar nuestra cultura orientada al consumo en beneficio de los esfuerzos sin fines de lucro. Y aunque las subastas se han celebrado tradicionalmente en eventos especiales, las subastas en línea han aumentado recientemente en popularidad, lo que facilita a los voluntarios y permite que las personas pujen desde sus hogares y durante un período de tiempo prolongado.

Pero si un La subasta es en vivo, silenciosa o en línea, hay problemas de cumplimiento. Este artículo presenta una descripción general de los problemas clave de cumplimiento de las subastas benéficas y cómo utilizar la educación de los donantes como parte del cumplimiento. Con estos antecedentes, y las hojas de trabajo y los formularios de muestra incluidos, puede cumplir más fácilmente con las responsabilidades de presentación de informes y obtener los beneficios con confianza.

Nota: Varias leyes tributarias y disposiciones regulatorias afectan las subastas benéficas, y estas leyes están sujetas a la interpretación y al cambio. En consecuencia, las organizaciones, los patrocinadores y los participantes del evento pueden necesitar un asesoramiento profesional competente. Salvo que se indique lo contrario, todas las referencias a las secciones se refieren al Código de Impuestos Internos y a las Regulaciones.

Antes de la subasta

Solicitud de licencias de caridad

La mayoría de los estados tienen algún tipo de requisito de registro de solicitud de beneficencia para organizaciones sin fines de lucro y empresas profesionales de recaudación de fondos. Si su organización sin fines de lucro está llevando a cabo la subasta, en la mayoría de los casos no necesitará registrarse (asumiendo que no está obligado a hacerlo por otras razones).

Algunos estados también exigen la divulgación del estado de licencia de la organización en materiales de solicitud y agradecimientos a los donantes. En lugar de evitar estos requisitos, las organizaciones deben adoptar la legitimidad adicional que brinda la divulgación pública del estado registrado. Haga clic aquí para ver los enlaces a las reglas de su estado.

Política de aceptación de donaciones en subastas

Considere la posibilidad de adoptar una política de aceptación por escrito para que pueda rechazar los regalos menos apropiados con una reacción menos negativa del donante. Por ejemplo, es posible que desee indicar en su formulario de solicitud de donación que no puede aceptar animales vivos, vehículos, artículos con requisitos de almacenamiento inusuales, artículos con costos de manipulación o transferencia significativos o artículos que no crea que se puedan vender fácilmente en el subasta.

Consideraciones sobre riesgos y seguros

Al igual que otros eventos de recaudación de fondos, las subastas plantean inquietudes sobre la gestión de riesgos que deben abordarse de manera prospectiva. Las instalaciones y el equipo deben establecerse con cuidado y para personas de todas las edades y con discapacidades en mente. Asigne a alguien para que esté atento a los derrames de alimentos o bebidas y otros peligros durante el evento.

Comuníquese con su corredor de seguros sobre su próxima subasta para asegurarse de que exista la cobertura y la prima adecuadas. Si sirve bebidas alcohólicas, asegúrese de que su póliza incluya la cobertura necesaria. Si bien a veces es necesario agregar una cláusula adicional para eventos especiales, requerir la compra de una póliza por separado puede indicar que su aseguradora no se especializa en las necesidades de seguros para organizaciones sin fines de lucro.

Documentos para entregar a los donantes

Las reglas son complicadas en cuanto a cuánto puede deducir un individuo de sus impuestos por una donación de subasta; Para este artículo se desarrolló un Folleto de Deducibilidad de Impuestos para Participantes de Subastas. Existen reglas diferentes para los artículos tangibles que para los bienes raíces, para los artículos apreciados y no apreciados, para las artes, los servicios, etc. En general, si un donante pregunta sobre la deducibilidad, sugiérale que hable con su contador fiscal. Incluso si les da la información correcta, es posible que la recuerden mal.

Pero sí necesita saber qué documentos entregar al donante. Más importante aún, asegúrese de darles recibos y reconocimientos. Así como debe dar un reconocimiento por escrito por la donación en efectivo de $ 250 o más, los donantes deben tener un reconocimiento por escrito de la organización benéfica por cada donación de propiedad no monetaria valorada en $ 250 o más para poder reclamar una deducción caritativa en su declaración de impuestos sobre la renta. (Consulte la Publicación 1771 del IRS para conocer las excepciones y los límites del año actual).

El reconocimiento escrito debe mostrar:

1. 1. Nombre de su organización

1. 1. Descripción de la propiedad donada (pero no value)

1. 1. Uno de los siguientes:

• • Una declaración de que no se proporcionaron bienes o servicios a cambio de la contribución

• • Una descripción y una estimación de buena fe del valor de los bienes y servicios proporcionados a cambio de la contribución (ciertos elementos simbólicos pueden no tenerse en cuenta)

• • Una declaración que los bienes o servicios proporcionados a cambio de la contribución se limitaron a beneficios religiosos intangibles

Aquí hay un reconocimiento de una muestra de donación no monetaria.

Una vez más, no haga una evaluación de la El valor de la propiedad donada recibida. Es responsabilidad del donante únicamente fundamentar el valor de una contribución no monetaria a los fines del impuesto sobre la renta, incluida la obtención de una tasación calificada cuando sea necesario.

Y . . una organización que no reconoce una contribución no incurre en ninguna sanción del IRS. Pero un agradecimiento, como un panqueque, debe servirse fresco. Envíe un rápido agradecimiento por correo postal o correo electrónico.

En la subasta

Impuesto sobre las ventas

Porque las subastas implican la venta de bienes, recuerde que la mayoría de los estados requieren que las organizaciones sin fines de lucro recauden impuestos sobre la venta de bienes de la misma manera que las empresas con fines de lucro. (Incluso si su estado exime a las organizaciones sin fines de lucro de pagar impuestos sobre las ventas cuando compran artículos, es posible que exija que las organizaciones sin fines de lucro recauden y remitan el impuesto sobre las ventas cuando vendan artículos).

Sin embargo, las exenciones de tales requisitos son comunes para ciertas actividades de recaudación de fondos ( ejemplo: impuesto sobre las ventas de alimentos calientes vendidos por voluntarios en un evento deportivo para jóvenes que se realiza menos de seis veces al año). Asegúrese de determinar si necesita recaudar impuestos estatales o locales sobre las entradas a eventos o las ventas en subastas.

Una ventaja de las subastas de caridad en línea realizadas a través de proveedores comerciales, como BiddingforGood o MissionFish, es que recaudarán y remitir el impuesto sobre las ventas por usted. Una desventaja es que cobran; por ejemplo, BiddingforGood cobra una tarifa anual de $ 595 y el 9% de las ventas brutas.

Las subastas silenciosas a menudo utilizan hojas de ofertas; aquí hay una muestra de hoja de oferta de subasta silenciosa que contiene lenguaje relacionado con la deducción de impuestos para que los postores tengan esa información convenientemente visible mientras pujan.

Después de la subasta: contabilidad e informes

Aquí es un ejemplo de lista de verificación de informes de subastas para organizaciones sin fines de lucro. A continuación se ofrecen más detalles sobre varios puntos.

Ingresos de subastas e ingresos comerciales no relacionados (RBU)

¿Se consideran ingresos comerciales no relacionados los ingresos por subastas? ?

Con ciertas excepciones, una organización que recibe $ 1,000 o más por año de ingresos brutos de actividades comerciales no relacionadas con sus propósitos exentos debe presentar el Formulario 990-T del IRS, Declaración de impuestos sobre el ingreso comercial de organización exenta, y será Sujeto al impuesto sobre la renta de sociedades sobre sus ingresos netos de dichas actividades.

Sin embargo, para estar sujeto al UBIT, la actividad debe llevarse a cabo con regularidad. El Reglamento establece que las actividades intermitentes, incluido un evento anual de recaudación de fondos, no se llevan a cabo con regularidad y, por lo tanto, no generan RBU (ver Treas. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Los eventos realizados con más frecuencia pueden requerir una evaluación más detallada. Por ejemplo, una subasta continua realizada en el sitio web de la organización probablemente cumpliría con este requisito.

Sin embargo, incluso si se lleva a cabo con regularidad, hay dos excepciones de UBIT que a menudo se aplican a las subastas y otras actividades de recaudación de fondos. Si una actividad se lleva a cabo sustancialmente con todo el trabajo voluntario, o la organización vende mercadería sustancialmente toda la cual es donada, la actividad no estará sujeta a UBIT (consulte la Sección 513 (a) del IRC). Para este propósito, «sustancialmente todo» generalmente se considera que significa al menos el 85%. (Esta es el área bajo la cual operan las tiendas de segunda mano sin fines de lucro).

Si la actividad se lleva a cabo regularmente y no está exenta de UBIT, y la organización agrupa o mezcla artículos aportados con artículos comprados antes de su venta, la organización necesita rastrear el porcentaje de artículos comprados en el paquete / combinación. Si las ventas anuales de artículos comprados son más que insustanciales, entonces la actividad es sujeto a UBIT (IRM 4.76.51.9).

¿Y qué pasa con los patrocinios de subastas? ¿Estos ingresos publicitarios y por lo tanto están sujetos a UBIT?

Con un poco de cuidado, puede evitar tener tratar los ingresos por patrocinio como ingresos comerciales no relacionados.Dos áreas clave:

a) Los materiales pueden incluir el nombre de un patrocinador, logotipo o líneas de productos junto con la información de contacto del patrocinador y un enlace a su sitio web (Treas. Reg Section 513-4 (f)).

b) Su organización no debe proporcionar ningún tipo de respaldo o información comparativa con respecto a los productos o servicios del patrocinador (Sección 513 (i) (2) (A) del IRC).

¿Qué ¿Tenemos que informar al IRS sobre la subasta?

Si recibió una donación para la que se requería un Formulario 8282 y lo vende (o se deshace de él) dentro de los tres años, debe presentar el Formulario 8282, Devolución de información del donatario, dentro de los 125 días de la disposición y proporcionar una copia al donante. Se aplica una excepción a un solo artículo de $ 500 o menos que formaba parte de un grupo similar de artículos donados, siempre que el donante firmara la declaración en la Sección B, Parte II, del Formulario 8283 e identificó el artículo por separado.

Guarde copias de todos los documentos del Formulario 8283 para que pueda completar fácilmente el Formulario 8282 después de una subasta u otra disposición declarable.

Reglas especiales para vehículos : La venta de un automóvil, bote o avión donado con un valor de más de $ 500 debe informarse al donante en el Formulario 1098-C del IRS o una declaración equivalente dentro de los 30 días posteriores a la venta y también debe presentarse ante el IRS.

Subastas y sus declaraciones auditadas

Registro de la propiedad donada: según los principios contables generalmente aceptados (GAAP), en general la propiedad donada se reconoce como ingresos y se registra al valor razonable en el momento de su recepción . Cuando posteriormente se vendan en una subasta, debido a que dichos obsequios en especie son, en esencia, parte de la misma transacción, la diferencia entre el monto recibido en venta y el valor razonable cuando se contribuyó originalmente debe reconocerse como un ajuste a la contribución original (Contabilidad del FASB Codificación de Normas (ASC) 958-605-25-20).

Algunas organizaciones prefieren registrar el monto de la compra de la subasta como ingreso de contribución y no registrar el artículo donado cuando se recibe. Si la donación y la venta ocurren en el mismo año fiscal, esta conveniencia contable da como resultado el mismo ingreso neto de contribución. Sin embargo, si la donación se produce en un período fiscal separado de la subasta, al hacerlo, se omitirán los ingresos por contribuciones y el inventario de los estados financieros.

Servicios donados, como una sesión de fotografía o planificación patrimonial consulta – no se reconocen como ingresos. Incluso si cumplen con los requisitos de habilidades especializadas para la inclusión de tiempo de voluntariado en los estados financieros, no cumplirían con el requisito de que normalmente se necesitarían comprar si no se proporcionaran mediante una donación Codificación de estándares de contabilidad FASB (ASC 958-605-25-16 (b)).

Donde el Formulario 990 difiere de los GAAP

Si bien una organización generalmente puede seguir los GAAP para reportar contribuciones en el Formulario 990 también, existen varias distinciones importantes relacionadas con las donaciones de propiedad para la venta de recaudación de fondos.

A diferencia del tratamiento GAAP como una contribución única, la propiedad donada para la recaudación de fondos y su venta posterior se informa como transacciones separadas y distintas en el Formulario 990. La diferencia entre el monto obtenido de la venta de propiedad en subasta y el valor razonable en el momento de la donación da como resultado una ganancia o pérdida reportada por separado de eventos de recaudación de fondos.

La donación del uso de materiales, equipos o instalaciones no se reconoce como en venir. Además, la donación de servicios nunca se reconoce como ingreso para los informes del Formulario 990. Más bien, los ingresos de la subasta posterior de este tipo de artículos se reconocen como ingresos de eventos de recaudación de fondos en el período vendido.

Para ver dos ejemplos útiles de las Instrucciones del Formulario 990, consulte los Ejemplos 1 y 2 en la página 37 ilustrando el reporte de transacciones relacionadas con subastas. Este autor también ha desarrollado una lista de verificación de muestra de elementos de cumplimiento relacionados con la subasta, incluidos los informes relacionados con el Formulario 990, disponible aquí.

Recursos útiles

Los siguientes formularios de muestra se desarrollaron para este artículo y pueden ser descargado:

• • Reconocimiento de una donación no monetaria MUESTRA

• • Divulgación de deducibilidad de la compra de boletos EJEMPLO

• • Folleto de deducibilidad de impuestos para los participantes de la subasta MUESTRA

• • EJEMPLO de hoja de oferta de subasta silenciosa

• • Lista de verificación de informes de subasta para organizaciones sin fines de lucro MUESTRA

Las siguientes publicaciones y formularios del IRS están disponibles en línea en www.irs.gov:

• • Pub. 526, Contribuciones caritativas

• • Pub.561, Determinación del valor de la propiedad donada

• • Pub. 1771, Contribuciones caritativas – Requisitos de justificación y divulgación

• • Formulario 8282, Donee Devolución de información

• • Formulario 8283, Contribuciones caritativas no monetarias

Dennis Walsh, CPA, trabaja como voluntario durante su tiempo posterior a la jubilación ayudando a organizaciones sin fines de lucro de Carolina del Norte con inquietudes contables, trabajo para el cual recientemente recibió el Premio al Servicio Comunitario del Consorcio sin Fines de Lucro de Guilford. Comparte su experiencia a nivel nacional con organizaciones sin fines de lucro a través de Blue Avocado. A través de la Deborah and Dennis Walsh Foundation, también ha publicado «Legal & Tax Issues for North Carolina Nonprofits» y Man From Macedonia, una memoria del líder de los derechos civiles Aaron Johnson. Dennis también es autor el artículo de Blue Avocado Nonprofit Bookkeeping Test, que es uno de los diez artículos de Blue Avocado más vistos de todos los tiempos. Se puede contactar a Dennis a través del Proyecto Micah. Una versión de este artículo fue publicada por Planned Giving Design Center.