Redacción de una apelación o carta de solicitud efectiva
Cuándo escribir una carta
Muchas políticas universitarias requieren la redacción de una carta . A veces, una carta es la forma más eficaz de enviar un mensaje en particular. Cuando hable con alguien, use el correo electrónico o complete un formulario no haya funcionado o no sea práctico, pruebe con una carta.
Formato
Elementos:
Los elementos que se encuentran en las cartas comerciales típicas son:
- dirección postal completa del remitente
- fecha en la que se escribe la carta
- dirección de la persona a quien se dirige la carta
- línea de asunto
- saludo
- cuerpo (el mensaje principal)
- cierre de cortesía
- línea de firma (asegúrese de firmar su carta)
- adjunto y copia de anotaciones
Modelo de letra:
El siguiente modelo utiliza todos los elementos de la lista. El diseño anterior es una cuestión de elección personal, al igual que la decisión de incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.
Nota: el texto de la carta modelo es excepcionalmente breve. La mayoría de las cartas de apelación y solicitud requieren una página o dos.
- Samuel Student
123 ABC Street
San Diego, CA 92120(619) 555-1234
- 20 de febrero , 2018
- Dr. Jane Skool, profesora de College of _____________
San Diego State University
San Diego, CA 92182 + código de correo - Asunto: Solicitud de examen
- Estimado Dr. Skool:
- Le escribo para solicitar un examen especial en el Curso 101. El 12 de marzo, la fecha del examen programado regularmente, debo comparecer ante el tribunal como testigo. Adjunto copia de la citación judicial.
- Gracias por tomarse el tiempo para considerar mi solicitud. Por favor contácteme por correo electrónico o por teléfono si tiene alguna pregunta.
- Respetuosamente,
Estudiante Sam - Estudiante Samuel
Red ID * - Encl.
Cc: John O. Smith
Contenido y tono
Si bien la apariencia de una letra es importante, el contenido y el tono determinarán si la letra realmente hace su trabajo. Revise cualquier política relevante y preste especial atención a lo que el tomador de decisiones necesita saber para considerar una apelación o solicitud. Esa es la información que debe incluirse en su carta.
Declaración de apertura
La primera o las dos primeras oraciones deben indicar claramente el propósito de la carta.
Le escribo para apelar mi estado disciplinario actual y para disculparme por mi participación en el rastreo de piso que llevó a que me pusieran en aviso. Me doy cuenta de que lo que me parecía una diversión inofensiva era en realidad un peligro para mi salud y la de los demás. Lamento sinceramente mis acciones esa noche …
Le escribo para solicitar una sobrecarga de cursos para 2018-2019 …
Sea fáctico
Incluya detalles fácticos pero evite dramatizar la situación.
A finales de octubre me diagnosticaron amigdalitis. Estuve enfermo durante más de una semana y me perdí la mayoría de mis exámenes de mitad de período.
AVISO A finales de octubre, después de sentirme muy mal durante unos días, finalmente me arrastré hasta los Servicios de salud para estudiantes …
Sea específico
Si una apelación o solicitud depende de hechos particulares que el tomador de decisiones querrá verificar, sea específico.
Me perdí un examen el 23 de enero porque volé a Vancouver el 19 de enero para el funeral de mi abuelo y regresé el 26 de enero. Adjunto el recibo de la aerolínea y puedo proporcionar más corroboraciones si eso fuera útil.
NO tuve que asistir a un funeral fuera de la ciudad, así que me perdí el examen el 23 de enero.
Documentación
Incluya toda la documentación requerida por la política o necesaria para sustentar sus afirmaciones. Si la documentación la envía un tercero, indíquelo con detalles.
Dr. Bueno, el médico de mi padre accedió a escribirle sobre este asunto …
Cíñete al grano
No abarrotes tu carta con información o solicitudes que no tengan una conexión esencial con el mensaje principal.
No intente manipular al lector
Amenazar, engatusar, suplicar, suplicar, adular y hacer promesas extravagantes son métodos manipuladores y generalmente ineficaces.
Si me da la oportunidad de regresar a mi residencia el próximo año, prometo trabajar muy duro, hacerme rico y donar un millón de dólares a la Universidad…
Cómo hablar Acerca de los sentimientos
Es tentador exagerar el caso cuando algo es importante para nosotros. Cuando los sentimientos son una parte legítima de un mensaje, asuma el sentimiento y lo exprese como un hecho.
Cuando vi mi calificación, me decepcionó mucho.
Sea breve
Es más trabajo escribir una buena carta corta que una larga. Los tomadores de decisiones ocupados aprecian el esfuerzo adicional.
Evite errores
Una carta causará una mejor impresión si se escribe a máquina; libre de errores ortográficos y gramaticales; libre de jerga; y se coloca en el sobre del tamaño correcto.PERO es mucho más importante cumplir con los plazos y exponer el propósito claramente que enviar una carta que esté completamente libre de errores.
Guarde copias
Hasta que se resuelva un asunto, guarde copias de todas las cartas enviadas o recibidas, así como de los documentos y formularios relevantes.
* Adaptado de la Oficina del Ombudsman de la Universidad de Western Ontario, Frances Bauer, Ombudsperson