El significado latino de la palabra quórum se deriva de una palabra que significa quién. Las entidades comerciales y sin ánimo de lucro disfrutan de multitud de beneficios cuando forman un consejo de administración. La razón principal para que las organizaciones formen una junta es reunir los talentos de los directores individuales para tomar las mejores decisiones generales sobre la dirección actual y futura de la organización. Eso significa que el grupo demográfico que constituye el «quién» de los tomadores de decisiones tiene una gran importancia para todas las organizaciones. Al no seguir el protocolo del quórum, algunos miembros pueden volverse demasiado poderosos, creando el riesgo de que las decisiones no beneficien el bien de todos .
Las Reglas de Robert establecen pautas para los quórum con respecto a los protocolos para cuando no se puede establecer un quórum, el cambio de los estatutos con respecto al quórum y la relevancia de dar aviso de una reunión donde se tomarán votos importantes.
Definición de quórum
De acuerdo con las Reglas de Robert, la definición de quórum es el número mínimo de miembros votantes que deben estar presentes en una reunión debidamente convocada para poder realizar negocios en nombre del grupo. . Un quórum debe consistir en un número que sea tan grande como se pueda confiar para estar presente en todas las reuniones, cuando el clima no sea excepcionalmente malo.
La definición suena un poco vaga. ¡Lo es! Roberts Las reglas desarrollaron esa definición a propósito para adaptarse a la diversidad de organizaciones que utilizan el procedimiento parlamentario.
Establecimiento de un número o proporción de quórum
En la mayoría de los casos, los estatutos establecerán las reglas para el quórum. En ausencia de una definición establecida, una mayoría simple constituye un quórum.
Ya sea que esté determinando un cociente de quórum por primera vez o redefiniendo los estatutos con respecto al quórum, es útil considerar un par de cosas
- ¿Quiénes son más probablemente los asistentes habituales a las reuniones de la junta?
- ¿Qué tiene más sentido para lograr decisiones integrales y equilibradas?
Teniendo en cuenta esas preguntas principales, el quórum se puede establecer como un porcentaje de miembros o un número fijo. Entonces, ¿qué porcentaje es un quórum? Al establecer esa proporción o número, tenga en cuenta que el recuento se toma del número de miembros votantes que están presentes. ¿Porque es esto importante? Digamos que los estatutos establecen que los miembros pueden votar por correo o por poder. En una reunión donde se realizará una votación, no hay suficientes miembros presentes en la reunión para alcanzar el quórum. No se pueden realizar asuntos oficiales, aunque haya suficientes votos para alcanzar el quórum, porque no hay suficientes miembros presentes.
La ausencia de un quórum
Es raro que un La junta directiva tiene una asistencia perfecta a todas las reuniones durante el año. A la luz de esto, las Reglas de Robert designaron reglas para realizar negocios en ausencia de quórum. En general, cualquier negocio que se realizó sin un quórum presente es nulo y sin valor, pero hay algunas excepciones. Incluyen:
- tomar medidas para establecer un quórum
- fijar el tiempo para aplazar
- aplazar
- tomar el receso
También hay un par de cosas bastante obvias que no se pueden hacer cuando no hay quórum. Los miembros presentes no pueden dar su consentimiento unánime ni notificar otra reunión. En cualquier caso, no habría suficientes miembros para asegurar un voto razonable de la mayoría.
Si existe quórum al comienzo de una reunión y los miembros se van durante la reunión, causando la pérdida del quórum, el El presidente debe indicar la pérdida de quórum antes de realizar cualquier votación. Otros miembros también pueden hacer una cuestión de orden sobre la pérdida de quórum, pero solo cuando otros miembros no están hablando.
Cambiar el cociente o proporción de quórum
Los miembros de la junta deben tomar nota de banderas rojas que indican que es hora de un cambio en los estatutos con respecto al quórum establecido. El progreso y el avance de una organización muestran signos positivos de crecimiento, pero también pueden indicar una segunda mirada a la sección del cociente de quórum en los estatutos. Un buen momento para revisar el protocolo de quórum es en la reunión anual de planificación estratégica, a menos que algo provoque una revisión antes de esa fecha. Aquí hay algunas señales de alerta que desencadenan una revisión:
- cuando algunos miembros se vuelven demasiado poderosos
- cuando las necesidades de la organización cambian
- cuando la organización pasa por un período de crecimiento
Los directorios deben tener cuidado con respecto a cómo modifican las reglas para un quórum. La forma correcta es tachar nuestras palabras determinadas o toda la regla, e insertar nuevas palabras o una nueva regla y votarla como una sola pregunta. El riesgo de modificar el quórum al anular la regla primero es que el quórum se convierta inmediatamente en la mayoría de todos los miembros. Para muchas organizaciones, establece un foro casi imposible para obtener quórum para adoptar una nueva regla.
Papel del presidente
El presidente ocupa una posición importante en lo que respecta a garantizar que todos los votos sean oficiales. Si bien es importante que las reuniones comiencen a tiempo, si no hay quórum a la hora designada, el presidente debe esperar unos minutos para ver si llegan suficientes miembros para cumplir con el quórum. Los miembros pueden aprovechar la oportunidad para ponerse en contacto con otros miembros para ver si se puede alcanzar el quórum. Si no hay perspectivas de que haya quórum, el presidente debe anunciar que no hay quórum y que no se llevarán a cabo asuntos oficiales.
Si el presidente comienza la reunión sin quórum presente y un miembro está hablando sobre un tema, ese miembro no puede ser interrumpido con el propósito de indicar que no hay quórum. El presidente debe permitir que el debate continúe y permitir que un miembro haga un anuncio sobre la falta de quórum cuando los miembros no están hablando.
Si resulta evidente que no es posible establecer quórum, el presidente puede moverse para aplazar la reunión y reprogramarla para otra fecha. Esto también podría indicar una respuesta del presidente para alentar a los miembros votantes a estar presentes en la próxima reunión. Aplazar la reunión es un paso especialmente apropiado que debe tomar el presidente durante una reunión anual en la que se deben tratar asuntos importantes para el año, incluida la elección de funcionarios.
En el caso de que no haya quórum, el El secretario debe reflejar en el acta cuántos miembros estuvieron presentes, que no se logró el quórum y la fecha y hora de la reunión reprogramada. Las actas también podrían incluir una declaración de que se llevaron a cabo discusiones no vinculantes.
Seguir los protocolos de quórum mantiene a una organización equilibrada y democrática. Si bien el presidente de la junta tiene la responsabilidad principal de establecer y anunciar la existencia de quórum, todos los miembros de la junta deben responsabilizar al presidente de adherirse al procedimiento parlamentario adecuado, como un sistema de control y equilibrio.