PPAP es una serie de documentos reunidos en una ubicación específica (una carpeta o electrónicamente) denominada «Paquete PPAP». El paquete PPAP es una serie de documentos que necesitan una certificación / aprobación formal por parte del proveedor y una aprobación / aprobación por parte del cliente. El formulario que resume este paquete se llama PSW (orden de envío de parte). La firma en el área de certificación del cliente del PSW indica que la persona responsable del proveedor (generalmente el ingeniero de calidad o el gerente de calidad) ha revisado este paquete y que la persona responsable del cliente (generalmente un ingeniero de calidad del cliente o un gerente de calidad del cliente) no identificó cualquier problema que pudiera impedir su aprobación.
La documentación del paquete PPAP está estrechamente relacionada con el proceso de planificación avanzada de la calidad del producto utilizado durante el diseño y desarrollo de nuevos vehículos y sistemas de componentes para reducir el riesgo de falla debido a errores de diseño y fabricación. El manual PPAP es publicado por la AIAG y especifica los requisitos genéricos para obtener las aprobaciones PPAP. Clientes particulares (fabricantes de vehículos) pueden imponer requisitos adicionales específicos del cliente e incorporarlos en los contratos de compra. Los detalles de los requisitos «específicos del cliente» se pueden encontrar en el sitio web del Grupo de Trabajo Internacional Automotriz (IATF) o en los portales de proveedores proporcionados por los fabricantes de vehículos. Se ha creado un nuevo sitio web, desarrollado por requisitos específicos del cliente, LLC, para ayudar a resolver los problemas asociados con la distribución y accesibilidad de los requisitos específicos del cliente.
Los proveedores deben obtener la aprobación PPAP de los fabricantes de vehículos siempre que se introduzca en producción un componente nuevo o modificado, o se cambie el proceso de fabricación. La obtención de la aprobación requiere que el proveedor proporcione piezas de muestra y evidencia documental que demuestre que:
- Se han entendido los requisitos del cliente;
- El producto suministrado cumple con esos requisitos;
- El proceso (incluidos los subproveedores) es capaz de producir un producto conforme;
- El plan de control de producción y el sistema de gestión de calidad evitarán que el producto no conforme llegue al cliente o comprometa la seguridad y confiabilidad de vehículos terminados.
Es posible que se requiera PPAP para todos los componentes y materiales incorporados en el producto terminado, y también se puede requerir si los componentes son procesados por subcontratistas externos.
El término ISIR (informe de inspección de muestra inicial) está siendo utilizado por empresas alemanas como VW y BMW. El formulario ISIR está estandarizado por Verband der Automobilindustrie e. V., abreviatura VDA, un grupo de interés alemán de la industria del automóvil alemana, ambos fabricantes de automóviles y proveedores de componentes de automóviles. El término también lo utilizan otras empresas como Hyundai y Kia. De hecho, ISIR es como el informe de inspección y autorización del paquete de documentos PPAP. El paquete de documentos PPAP incluye algún otro documento como PFMEA, plan de control, dibujo, MSA, datos de capacidad, etc. Además del documento ISIR, Volkswagen y Hyundai normalmente requieren otros documentos como el PPAP para la liberación de un producto y proceso. El PPAP es como el ISIR más antiguo y mucho más, a menos que el cliente tenga un requisito específico para usar su ISIR dentro de su sistema. ISIR es un resumen de la muestra inicial que se presenta en cualquier estado. El PSW es compatible y validado por el ISIR. Esto no significa que el producto que se presenta se encuentra en condiciones de serie, sino que simplemente indica con evidencia el estado actual.
PPAP es la confirmación de que el producto cumple con los requisitos del cliente para la producción en serie. El PPAP se considerará firmado cuando el cliente apruebe un PSW completo y lo agregue a la carpeta PPAP. El PSW siempre sería compatible con un ISIR, pero el PPAP solo se considera aprobado cuando un PSW COMPLETO está respaldado con un ISIR.
En esencia, el PSW y el ISIR son parte de PPAP o VDA e incluso pueden estar fuera de PPAP en casos como las primeras piezas de herramientas que deben enviarse en la mayoría de los casos con un PSW e ISIR, pero no se aprobarán en PPAP hasta que se cumplan las condiciones de la serie.