P: ¿Cómo puedo formar una LLC en California?

Iniciar un negocio en California no es una tarea fácil. Es un proceso de varios pasos que requiere mucha atención a los detalles y mucha paciencia. Para mantener las cosas lo más sencillas posible, nos centraremos en uno de los tipos más comunes de pequeñas empresas en California: la compañía de responsabilidad limitada, también conocida como LLC. Comencemos a formar una LLC en California.

Paso 1: Elija un tipo de negocio

Hay varios tipos de negocios diferentes entre los que puede elegir al lanzar su empresa . Estos incluyen:

• Compañía de responsabilidad limitada
• Propiedad única
• Sociedad
• Corporación C
• S corporación

Analizaremos lo que debe hacer para iniciar una LLC en California. En comparación con las corporaciones y sociedades, una LLC tiene dos ventajas principales:

• Impuestos simplificados. A diferencia de una corporación, una LLC no está sujeta a impuestos a nivel de entidad. En el momento de los impuestos, las ganancias y pérdidas de la LLC «pasan» a los miembros de la LLC, cada uno de los cuales incluye su participación en las ganancias y pérdidas en sus declaraciones de impuestos individuales.
• Responsabilidad personal limitada. A diferencia de una sociedad general, usted no es personalmente responsable de las deudas y responsabilidades de su empresa y sus bienes personales están protegidos en caso de una demanda.

¿Por qué es esto importante?

• El tipo de entidad que elija no solo sienta las bases de cómo está organizada su empresa, sino también cómo se le cobran impuestos y se le protege legalmente.

¿Qué debo hacer?

• Si aún no se ha decidido por un tipo de negocio, considere los pros y los contras de cada entidad comercial mencionada anteriormente.

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• Tenga en cuenta que, si bien una LLC se grava como propiedad unipersonal (para LLC miembro) o sociedad (para LLC de varios miembros), puede optar por tributar como una corporación S o una corporación C. (¿Quiere más detalles? Vea este video sobre cómo gravar a una LLC como un propietario único en lugar de como una S Corp.) Si su LLC debe elegir un tratamiento fiscal especial es una cuestión compleja que se decide mejor con el asesoramiento de un abogado o profesional de impuestos.

Paso 2: Registre su LLC con la Secretaría de Estado

A continuación, debe presentar los Artículos de Organización de su negocio ante la Secretaría de Estado de California. También puede optar por formar su empresa en otro lugar, por ejemplo, Delaware, Nevada u otro estado con leyes favorables a las empresas y beneficios fiscales.

Sin embargo, si hace negocios en California, probablemente tendrá que registrarse en California como una entidad «extranjera», lo que significa que tendrá que pagar tarifas en dos estados.

¿Por qué es esto importante?

• La organización de su negocio con la Secretaría de Estado establecerá su entidad como una empresa comercial legal. Decidir y reservar un nombre , que es parte del proceso, también ayudará a garantizar que tenga una identidad legal única para usar cuando trabaje con clientes, así como con agencias estatales y federales.

¿Qué necesito para

• Primero, necesitará un nombre para su nueva empresa. Por lo tanto, haga la investigación necesaria, a través de Google, la Secretaría de Estado de California y, si lo desea, con el Oficina de Patentes y Marcas Registradas de los Estados Unidos: para encontrar un nombre distintivo para su empresa.
• Luego, obtenga una copia del Formulario de solicitud de reserva de nombre del Secretario de Estado. Llénelo según las instrucciones y envíelo por correo o I n persona junto con la tarifa de $ 10. Así es como se ve el formulario:

• La reserva de nombre tiene una duración de 60 días. Antes de que expire su reserva, debe reclamarla registrando formalmente su negocio. Para hacerlo, debe presentar sus artículos de organización a través del formulario LLC-1. Así es como se ve ese formulario:

• Complete el formulario LLC-1 según las instrucciones incluidas y devuélvalo por correo o en persona a la oficina del Secretario de Estado en Sacramento. También deberá incluir la tarifa de presentación de $ 70. Después de que reciban su formulario, la oficina del Secretario de Estado le devolverá una copia de su documento presentado de forma gratuita. Y si lo solicita, certificará esa copia por una tarifa de $ 5.

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• Puede usar la dirección de su casa si no tiene una dirección de oficina. Solo tenga en cuenta que esta información será pública.
• Se le pedirá que nombre un agente individual o un agente corporativo registrado para su negocio. Esta persona debe proporcionar una dirección donde pueda recibir avisos legales, citaciones y citaciones. Puede ser el agente de su LLC.
• Si desea poder operar su negocio con otro nombre, entonces debe registrar ese nombre como un nombre «haciendo negocios como» (DBA), que también se conoce como un nombre comercial ficticio. Por ejemplo, Gusto es un DBA. Nuestro nombre legal es ZenPayroll, Inc. Puede registrar un DBA con el secretario del condado o el registrador del condado donde se encuentra su negocio.
• También puede tener que registrar su LLC con otros estados donde realiza negocios. Si tiene presencia física o un empleado en un estado, o si tiene frecuentes reuniones en persona con clientes o genera una gran parte de sus ingresos de un estado, es probable que se le considere como hacer negocios en ese estado. Por lo general, esto significa que también deberá pagar impuestos en ese estado.

Paso 3: Presente una declaración de información

Después de presente sus Artículos de organización, deberá presentar una Declaración de información ante la Secretaría de Estado de California. Este formulario ayuda al estado a mantenerse actualizado sobre los cambios s en su LLC, como la dirección comercial o los nombres de los miembros de la LLC.

¿Por qué es esto importante?

• La ley de California requiere que presente un Formulario LLC-12 dentro de los 90 días de registrarse con el Secretario del estado y luego cada dos años para mantener activo el registro público de su empresa.

¿Qué debo hacer?

• Puede presentar electrónicamente el Formulario LLC-12 con una tarjeta de crédito. La tarifa de presentación es de $ 20 y recibirá una copia en PDF por correo electrónico si la solicita. También puede enviar o entregar el formulario en la oficina del Secretario de Estado en Sacramento. Si elige presentar la presentación sin conexión y desea una copia física de su presentación, deberá incluir un pago adicional. También puede acceder a una copia digital en línea en cualquier momento.
• Así es como se ve el formulario LLC-12:

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• Si no presenta su Declaración de información antes de las fechas límite requeridas, su LLC puede ser suspendida y usted efectivamente pierde el derecho a administrar su negocio legalmente. Si esto ocurre, deberá comunicarse con el Secretario de Estado para averiguar qué debe hacer para reactivar legalmente su LLC.

Paso 4: Solicite un EIN

Para pagar los impuestos del Tío Sam sobre su LLC, lo más probable es que necesite un Número de identificación de empleador (EIN). También conocido como identificación fiscal federal, el EIN es un número de 9 dígitos asignado por el IRS para identificar su empresa.

¿Por qué es esto importante?

• Un EIN le permite abrir una cuenta bancaria para su empresa, solicite varios permisos comerciales, establecer nómina y pagar impuestos federales sobre nómina.

¿Qué debo hacer?

• Complete el formulario SS-4 del IRS para solicitar su EIN. También puede hacer esto en línea. A cambio, el IRS le enviará un formulario CP-575 para confirmar su nuevo EIN.

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• No necesitará un EIN si responde «no» a todas estas preguntas.
• También puede establecer su año fiscal en el Formulario SS-4 especificando el mes de cierre de su año contable en la línea 12.

Paso 5: Cree un Acuerdo Operativo

La redacción de un acuerdo operativo es un paso crucial en el proceso de iniciar su negocio. Este documento interno establece los detalles sobre temas como:

• Cómo se administra su LLC
• Quién es dueño de qué parte de la empresa
• Cómo se recauda el dinero
• Cómo se comparten las ganancias y pérdidas entre los miembros
• Cómo ocurren los cambios de membresía
• Cómo disolver la LLC

¿Por qué es esto importante?

• El estado de California requiere que las LLC tengan una autorización verbal o escrita Acuerdo de funcionamiento, aunque recomiendan tener uno formal por escrito. Sin embargo, no es necesario que lo presente al Secretario de Estado. Solo consérvelo en su r ecords.
• Tener un acuerdo operativo ayudará a establecer su estado de responsabilidad limitada. Sin un acuerdo operativo, es más probable que un tribunal ignore a la LLC y responsabilice a sus miembros por los fallos contra la LLC.

¿Qué debo hacer?

• Elabore su Acuerdo Operativo. Aquí hay una plantilla de muestra para considerar, aunque hay muchos formatos diferentes. Cada miembro de la LLC también puede querer contratar a un abogado para que revise el Acuerdo Operativo.

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• Un acuerdo operativo no está escrito en piedra y se puede actualizar. Para asegurarse de que las actualizaciones se puedan realizar sin problemas, asegúrese de incluir el proceso para realizar enmiendas en su Acuerdo operativo.

Paso 6: Abra una cuenta bancaria para su LLC

Se necesita dinero para ganar dinero, por lo que lo siguiente que querrá hacer es abrir una cuenta bancaria para su nueva LLC.

¿Por qué es esto importante?

• Una cuenta bancaria comercial separa los activos comerciales de los activos personales, lo cual es de gran ayuda en caso de que alguna vez lo demanden. También facilita que su contador sepa con precisión qué gastos pertenecen a su negocio.

¿Qué debo hacer?

• Comuníquese con el banco de su elección para averiguar qué necesita abrir una cuenta bancaria comercial para su LLC. La mayoría de los bancos solicitan información como su EIN, artículos de organización y acuerdo operativo.

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• Asegúrese de preguntar por adelantado si puede obtener una cuenta gratuita para tu negocio. Muchos bancos ofrecen esto.

Paso 7: Regístrese en la Junta de Impuestos de Franquicias

Además de los impuestos federales, también tendrá que pagar impuestos al estado de California. Para hacerlo, deberá registrarse en la Junta de Impuestos de Franquicias.

¿Por qué es esto importante?

• Cada año, las LLC en California deben pagar un impuesto de $ 800 a la Junta de Impuestos de Franquicias del estado, más tarifas adicionales si el ingreso total de su LLC supera los 250.000 dólares.
• Su primer impuesto a la LLC vence el día 15 del cuarto mes después de la formación de su LLC. Cada año posterior, el pago de impuestos vence el día 15 del cuarto mes de su año contributivo. (Si adopta el año calendario como su año contributivo, este sería el 15 de abril).

¿Qué debo hacer?

• Si desea Para pagar sus impuestos de California en línea, deberá llamar a la Junta de Impuestos de Franquicia al 1-800-353-9032 (o al 1-916-845-2829 desde fuera de los Estados Unidos) antes de comenzar el proceso de registro en línea.
• También puede presentar sus impuestos por correo utilizando el Formulario 568.

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• El FTB define el «ingreso total» como la suma de los ingresos brutos y el costo de los bienes vendidos que son atribuibles a California.
• A continuación, se muestra la lista de tarifas para las LLC de California con ingresos totales de $ 250,000 o más. Esto se suma a el impuesto LLC anual de $ 800.
  • $ 900 si el ingreso total es $ 250,000 – $ 499,999
  • $ 2,500 si el ingreso total es $ 500,000 – $ 999,999
  • $ 6,000 si el ingreso total es $ 1,000,000 – $ 4,999,999
  • $ 11,790 si el ingreso total es de $ 5,000,000 o más

Paso 8: ¿Contratar empleados? Regístrese en el EDD

Si desea contratar empleados a medida que su empresa crece, deberá obtener un número de cuenta de impuestos sobre la nómina del Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD).

¿Por qué es esto importante?

• Para contratar empleados legalmente en California, debe tener una cuenta de impuestos sobre la nómina n ocre oscuro. Tener este número también le permitirá trabajar con proveedores de nómina como Gusto.

¿Qué debo hacer?

• Solicitar un número de cuenta de impuestos sobre la nómina es fácil. Simplemente vaya a la página de Servicios electrónicos para empresas del EDD y haga clic en «Inscribirse» para crear un nombre de usuario y contraseña. Luego, inicie sesión, haga clic en «Nuevo empleador», seleccione el enlace «Haga clic aquí para registrarse para el número de cuenta de impuestos de nómina del empleador» y siga las instrucciones.

¿Algo complicado que deba tener en cuenta?

• Si no puede verificar su correo electrónico dirección dentro de las 24 horas, tendrá que comenzar el proceso de inscripción nuevamente.

Paso 9: Solicite un permiso de vendedor

Si su LLC está involucrada en vender o arrendar bienes, productos o propiedad tangible que normalmente estarían sujetos a impuestos sobre las ventas, California requiere que tenga un permiso de vendedor y pague el impuesto sobre las ventas sobre esos artículos.

¿Por qué es esto importante?

• Si realiza ventas sin un permiso de vendedor, podría ser multado o sancionado de alguna otra manera.

¿Qué necesito hacer?

• Puede obtener un permiso de vendedor en n o costo del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California. Regístrese para obtener su permiso de vendedor en línea haciendo clic en «Registrar una nueva actividad comercial».

¿Hay algo complicado que deba tener en cuenta?

• Si tiene más de una ubicación para su empresa, Necesitará obtener permisos individuales para cada ubicación comercial o un permiso consolidado. Simplemente regístrese para obtener el permiso y el CDTFA decidirá qué tipo de permiso recibirá.

Paso 10: Cumplir con cualquier condado y / o requisitos de impuestos municipales

Ya hemos hablado de los impuestos estatales y federales. Además de eso, algunos condados y ciudades pueden requerir que pague impuestos locales.

¿Por qué es esto importante?

• El recaudador de impuestos no espera a nadie. Tienes que pagar tus impuestos.

¿Qué debo hacer?

• Busque en Google el nombre de su ciudad junto con «registre su empresa» para ver si tu ciudad tiene requisitos fiscales. Haz lo mismo con el nombre de tu condado.

¿Algo complicado que deba conocer?

• Hagas lo que hagas, no te saltes este paso. No pagar los impuestos puede meterte en un gran problema con el gobierno.

Felicitaciones, has llegado al final de este tutorial. A estas alturas, debería estar bastante claro que formar una LLC en California no es algo que pueda eliminar en una sola tarde y tal vez incluso en una sola semana. Pero si sigue cuidadosamente los pasos anteriores, habrá borrado los obstáculos necesarios para que su empresa despegue. Para tareas adicionales relacionadas, como registrar una marca comercial o configurar una nómina, consulte nuestra biblioteca Ask Gusto.

El abogado de pequeñas empresas Sam Mollaei contribuyó con su experiencia y asesoramiento a este artículo.