La regla de los 8 minutos: qué es y cómo funciona en WebPT

Con la mayoría de las transacciones comprador-vendedor, calcular el costo de un producto o servicio es bastante simple. No existen fórmulas complicadas para determinar el valor monetario de una pizza o una entrada al cine; simplemente paga el precio anunciado de la empresa. Sin embargo, cuando se trata del pago de Medicare por los servicios de terapia de rehabilitación, las cosas no siempre son tan simples. Sí, estoy hablando de la temida regla de los 8 minutos (también conocida como la regla de los ocho). Por lo tanto, aquí hay un resumen de la regla y cómo funciona en WebPT, seguido de preguntas frecuentes completas.

Conceptos básicos

La regla de los 8 minutos rige el proceso mediante el cual Los terapeutas determinan cuántas unidades deben facturar a Medicare por los servicios de terapia ambulatoria que brindan en una fecha de servicio en particular (énfasis adicional en la palabra «Medicare» ya que esta regla no se aplica a otros seguros a menos que hayan especificado que siguen la facturación de Medicare directrices). Básicamente, un terapeuta debe proporcionar una terapia directa e individual durante al menos ocho minutos para recibir el reembolso de un código de tratamiento basado en el tiempo. Puede parecer bastante simple, pero las cosas se ponen un poco complicadas cuando factura a la vez -Códigos basados en servicios y para una única visita de un paciente, y ahí radica la clave para aplicar correctamente esta regla.

Basado en tiempo o basado en servicio

Primero, hablemos de la diferencia entre el tiempo -Códigos CPT basados en servicios y basados en servicios. Debería utilizar un código basado en servicio (o sin tiempo) para indicar servicios como realizar un examen o reexamen de fisioterapia, aplicar compresas frías o calientes o proporcionar estimulación eléctrica (sin supervisión). Para servicios como estos, no puede facturar más de una unidad, independientemente de la cantidad de tiempo que dedique al tratamiento.

Los códigos basados en el tiempo (o tiempo directo), por otro lado, le permiten facturar varias unidades en incrementos de 15 minutos (es decir, una unidad = 15 minutos de terapia directa). Estos son los códigos que utiliza para procedimientos y modalidades de asistencia constante y uno a uno, como ejercicio o actividades terapéuticas, terapia manual, reeducación neuromuscular, entrenamiento de la marcha, ultrasonido, iontoforesis o estimulación eléctrica (asistida).

Minutos y unidades

De acuerdo con las pautas de CPT, cada código cronometrado representa 15 minutos de tratamiento. Pero su tiempo de tratamiento para estos códigos no siempre se dividirá en bloques perfectos de 15 minutos. ¿Qué pasa si solo proporciona ultrasonido durante 11 minutos? ¿O terapia manual durante 6 minutos? Ahí es donde entra la regla de los 8 minutos: según las reglas de Medicare, para facturar una unidad de un código CPT cronometrado, debe realizar la modalidad asociada durante al menos 8 minutos. En otras palabras, Medicare suma los minutos totales de terapia individualizada especializada (tiempo directo) y divide la suma resultante entre 15. Si quedan ocho minutos o más, puede facturar una unidad adicional. Pero si quedan siete minutos o menos, Medicare no le reembolsará otra unidad completa y, básicamente, deberá retirar el resto. Para dar un ejemplo simple, si realizó terapia manual durante 15 minutos y ultrasonido durante 8 minutos, podría facturar dos unidades de tiempo directo.

Sin embargo, cuando entran en juego códigos sin tiempo, las cosas se vuelven un poco más confusas . Por lo tanto, para averiguar cuántas unidades totales debe facturar, siempre debe comenzar calculando su tiempo total (es decir, tiempo directo + tiempo sin atención). Luego, verifique su total con el cuadro a continuación para ver el número total máximo de códigos que puede facturar:

La palabra clave aquí es «máximo». Hay ocasiones en las que no se puede facturar la cantidad total de unidades indicadas en la tabla. Por ejemplo, digamos que en una sola fecha de servicio, usted proporciona a un paciente 30 minutos de ejercicio terapéutico, 15 minutos de terapia manual, 8 minutos de ultrasonido y 30 minutos de estimulación eléctrica (sin supervisión). Según la regla de los 8 minutos, primero debe calcular el tiempo total de tratamiento: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minutos totales

Según la tabla, podría facturar un máximo de 6 unidades. Sin embargo, en este caso, al sumar sus códigos de tiempo directo (basados en el tiempo), equivale a 53 minutos. Si divide 53 entre 15, obtiene 3 con un resto de 8, lo que significa que puede facturar 4 unidades de códigos basados en el tiempo.Pero debido a que el código sin tiempo representa los 30 minutos restantes de su tiempo total, y solo puede facturar 1 unidad por esa modalidad desatendida independientemente de cuántos minutos el paciente pasó recibiendo el servicio, no podría facturar las 6 unidades completas indicadas en la tabla de arriba. En su lugar, facturaría 2 unidades de ejercicio terapéutico, 1 unidad de terapia manual, 1 unidad de ultrasonido y 1 unidad de estimulación eléctrica (sin supervisión), para un total general de 5 unidades.

Recordatorios mixtos

¿Qué sucede si, al dividir sus minutos de tiempo directo? a los 15, el resto representa una combinación de minutos restantes de más de un servicio (por ejemplo, 5 minutos de terapia manual y 3 minutos de ultrasonido)? ¿Factura por un servicio, todos los servicios o ninguno? La respuesta depende de las pautas de facturación que utilice. Según Medicare, siempre que la suma de sus remanentes sea de al menos ocho minutos, debe facturar por el servicio individual con el mayor tiempo total, incluso si ese total es menos de ocho minutos por sí solo. (En el ejemplo anterior, facturaría 1 unidad adicional de terapia manual).

Seguros que no son de Medicare

Sin embargo, es importante comprender que hay aseguradoras que no requieren proveedores para adherirse a la regla de los 8 minutos. Como señala este recurso, bajo la Metodología de Porciones Sustanciales (SPM), no hay acumulación de minutos o remanentes; Para cobrar por una unidad de servicio, debe haber realizado ese servicio durante una «porción sustancial» de 15 minutos (es decir, al menos 8 minutos). Eso significa que si los minutos restantes provienen de una combinación de servicios, no puede facturar por cualquiera de ellos, a menos que un servicio individual totalice al menos ocho minutos.

Sin embargo, en algunos casos, el uso de SPM puede permitirle facturar más unidades de las que hace la regla de los 8 minutos. Como el ejemplo en el recurso citado anteriormente demuestra, si realiza 10 minutos de terapia manual y 8 minutos de ejercicio terapéutico en un paciente, puede facturar 1 unidad de terapia manual según la Regla de los 8 minutos y 1 unidad de terapia manual más 1 unidad de ejercicio terapéutico bajo SPM. Pero, ¿cómo saber qué metodología de facturación usa un pagador en particular? Los programas financiados con fondos federales utilizan la regla de los 8 minutos. Para otros, su mejor opción es preguntar. Si la compañía de seguros no tiene una preferencia, es posible que desee calcular sus unidades utilizando ambos métodos para determinar armiño cuál será mejor para su práctica.

¿A Bill o no a Bill?

Ahora, volvamos a la regla matemática de los 8 minutos. Como si todo el asunto del resto mixto no fuera suficiente para mantenerte alerta, aquí tienes una bola curva más de la Regla de los Ochos: en algunos casos, probablemente no deberías facturar ninguna unidad por un servicio, aunque lo hayas proporcionado. Tome la iontoforesis, por ejemplo. Como ha explicado el experto en facturación de seguros Rick Gawenda, un paciente que se somete a iontoforesis solo puede recibir un tratamiento especializado y directo del terapeuta durante dos o tres minutos; el resto del tiempo (una vez que la máquina está encendida) no es facturable porque Medicare no lo considera «tiempo calificado». (Como nota al margen, comprobar si la piel del paciente está dañada al retirar el electrodo se consideraría una terapia especializada, por lo que sería un tiempo facturable. Pero es poco probable que este tiempo sea suficiente para superar el umbral de los 8 minutos). según la regla de los 8 minutos, el terapeuta en este escenario no podría facturar ninguna unidad por ese tratamiento en particular.

La regla de los 8 minutos en WebPT

Si todo esto Hablar de cocientes y residuos está provocando flashbacks a las matemáticas de quinto grado. ¡Ay, división larga! No te preocupes. WebPT automáticamente verifica tu trabajo y te alerta si algo no cuadra correctamente. Todo lo que tienes que hacer lo que debe hacer es registrar el tiempo que pasa en cada modalidad a medida que avanza en su proceso de documentación normal, junto con la cantidad de unidades que desea facturar. Si esos dos totales no concuerdan, WebPT no solo le permitirá saber que algo está mal, sino que también le diremos si facturó de más o de menos. De esa manera, puede identificar y corregir rápidamente problema y, por lo tanto, garantizar un pago preciso. Además, tendrá un registro detallado de los servicios que brindó en cada fecha de servicio, algo que muchos auditores locales de MAC solicitan para fundamentar los reclamos y los procesos de facturación.

Eso no estuvo tan mal, ¿verdad? Si aún tiene preguntas, siga leyendo. Hemos compilado una lista de las preguntas más frecuentes sobre la regla de los 8 minutos y sus respuestas. ¿No ve la respuesta que busca? Déjanos tu pregunta en la sección de comentarios al final de esta publicación.

Preguntas frecuentes sobre la regla de los 8 minutos

¿Qué es la regla de los 8 minutos?

En pocas palabras, para recibir el pago de Medicare por un código CPT basado en el tiempo (o asistencia constante), un terapeuta debe brindar tratamiento directo durante al menos ocho minutos. Para calcular la cantidad de unidades facturables para una fecha de servicio, los proveedores deben sumar el total de minutos de terapia individualizada especializada y dividir ese total por 15. Si quedan ocho o más minutos, puede facturar una unidad más. De lo contrario, no puede hacerlo.

¿Qué son los códigos CPT basados en el tiempo?

Los códigos basados en el tiempo (o asistencia constante) permiten la facturación variable en incrementos de 15 minutos. Estos difieren de los códigos basados en servicios (o sin tiempo), que los proveedores solo pueden facturar una vez independientemente del tiempo que pasen brindando un tratamiento en particular.

Según la regla de los 8 minutos, si un terapeuta brinda 15 minutos de ejercicio terapéutico, 8 minutos de entrenamiento de la marcha, 8 minutos de terapia manual y 10 minutos de tracción mecánica, ¿qué sería apropiado facturar?

Para empezar, sumemos el tiempo total de tratamiento: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minutos. De acuerdo con el cuadro anterior, el número total máximo de códigos que puede facturar por 41 minutos es 3. Ahora, tomemos el total de minutos de servicios de asistencia constante: 15 + 8 + 8 = 31. Luego, divida ese número por 15. Obtendrá dos Servicios de 15 minutos más un minuto extra. Por lo tanto, facturaría una unidad de ejercicio terapéutico más una unidad de entrenamiento de la marcha o terapia manual. Debido a que realizó esos servicios durante la misma cantidad de tiempo, puede elegir cualquiera. En la sección de comentarios de esta publicación, el experto en cumplimiento Tom Ambury sugiere que «siempre elija el procedimiento que más beneficie al paciente». Luego, agregaría una unidad para tracción mecánica sin tiempo.

¿Qué es un resto mixto?

Un resto mixto es una combinación de minutos sobrantes de más de un servicio después de haber calculó la cantidad total de unidades completas que puede facturar. Por ejemplo, si proporcionó 20 minutos de terapia manual y 18 minutos de ultrasonido, puede facturar una unidad completa de cada una con 5 minutos de terapia manual y 3 minutos de ultrasonido restantes. las reglas sobre la facturación de los minutos sobrantes difieren según el pagador, para Medicare, siempre que la suma de sus minutos restantes sea de al menos ocho minutos, debe facturar el servicio individual con el mayor tiempo total, incluso si ese total es menos de ocho minutos por sí solo. Por lo tanto, en el ejemplo mencionado anteriormente, facturaría 1 unidad adicional de terapia manual.

¿La cantidad de horas que trabaja un terapeuta por día o la cantidad de pacientes que ve un terapeuta por día ¿Influye en los requisitos de facturación de la regla de los 8 minutos?

Como Brook e Andrus explica en la sección de comentarios: «La regla de los 8 minutos no tiene en cuenta la cantidad de horas que un terapeuta trabaja por día o la cantidad de pacientes que el terapeuta trata durante el día. Lo único que importa es la cantidad de minutos que el terapeuta dedicó a brindar cada servicio facturado ”.

¿Se aplica la regla de los 8 minutos a los servicios de la Parte A de Medicare?

No; la regla de los 8 minutos solo se aplica a los servicios de la Parte B de Medicare.

¿La regla de los 8 minutos se aplica a los códigos de terapia grupal?

Como explica Lauren Milligan a continuación, dividiendo su atención entre los pacientes, proporcionando solo un contacto personal breve e intermitente, o dando las mismas instrucciones a dos o más pacientes al mismo tiempo, es apropiado facturar a cada paciente una unidad de 97150 independientemente del tiempo. Debido a que la terapia de grupo es una código, no hay una cantidad mínima específica de tiempo requerida para facturarlo. Sin embargo, Medicare aconseja que las sesiones de terapia grupal deben ser de una duración suficiente para abordar las necesidades de cada uno de los pacientes en el grupo… ”

¿Qué compañías de seguros requieren que los proveedores se adhieran a la Regla de los 8 minutos?

Todos los planes financiados con fondos federales, incluidos Medicare, Medicaid, TriCare y CHAMPUS, requieren el uso de la Regla de los 8 minutos, al igual que algunos pagadores comerciales . Para determinar los requisitos para los pagadores individuales, es mejor ponerse en contacto directamente con el pagador. y.

¿Qué método de facturación es mejor: la regla de los 8 minutos o SPM?

Depende. Obviamente, para Medicare y otros pagadores que requieren la regla de los 8 minutos, los proveedores no pueden elegir qué método de facturación utilizar. Para los pagadores comerciales que no tienen un requisito, los proveedores pueden querer completar ambos cálculos para ver qué método produce los mejores resultados. Según este recurso, «solo se puede utilizar un método de facturación por sesión de tratamiento individual». En caso de duda, comuníquese siempre con el pagador para obtener más información sobre sus requisitos de facturación específicos.

¿Cómo cambian las reglas si solo estoy facturando un servicio?

Si solo brinda un servicio, debe llegar 23 minutos antes de facturar la segunda unidad. Por ejemplo, si realizó 9 minutos de actividades terapéuticas y 10 minutos de terapia manual, facturaría una unidad cada uno, aunque el total sea 19 minutos. Pero, si realizaras 19 minutos de ejercicios terapéuticos, facturarías solo la unidad.(Como nota al margen, esto es cierto ya sea que esté utilizando la regla de SPM o de los 8 minutos).