El formulario W-3 es un formulario de transmisión con los totales de todas las partes del Formulario W-2. El W-3, junto con el W-2, se envía a la Administración del Seguro Social cada año para mostrar las ganancias totales de todos los formularios W-2. El título oficial del formulario es «Transmisión de declaraciones de impuestos y salarios».
El formulario W-3 solo se utiliza cuando envía copias impresas del formulario W-2 a la Administración del Seguro Social. Si decide presentar los formularios W-2 de los empleados ante la Administración del Seguro Social en línea, no tiene que enviar un formulario de transmisión W-3.
El formulario W-2 y el formulario W-3
El formulario W-2 es un formulario anual de salarios e impuestos que se envía a dos lugares diferentes:
- Se le da a cada empleado, mostrando sus salarios e impuestos totales pagados durante el año, para que puedan usarlo para su declaración de impuestos sobre la renta, y
- Se archiva con la Administración del Seguro Social ( ¡NO el IRS!) Para verificar la información proporcionada al empleado.
Debe sumar los salarios de todos sus empleados, utilizando la información de todos los empleados W- 2 formularios para completar el formulario W-3.
Cuándo debe presentarse un formulario W-3
La fecha límite para entregar formularios W-2 a los empleados y enviar formularios W-2 y W-3 a la Administración del Seguro Social es la misma fecha: 31 de enero del año siguiente al año fiscal.
Porque el la fecha en que entrega los formularios W-2 a los empleados y la fecha para presentar los formularios W-2 y W-3 ante la Administración del Seguro Social es la misma, es posible que desee entregar los formularios W-2 a los empleados a principios de enero, para dar más tiempo para encontrar errores.
Si cree que no podrá enviar los formularios W-2 y W-3 a tiempo, puede solicite una extensión de 30 días presentando el Formulario 8809 – Solicitud de extensión de tiempo para presentar declaraciones de información. Debe enviar la solicitud a más tardar en la fecha de vencimiento del formulario. La extensión no es automática, el IRS solo otorga extensiones por «circunstancias extraordinarias o catástrofes».
Dónde puede obtener formularios W-3
No puede simplemente copiar un formulario W-3 o imprimirlo de Internet porque el formulario está impreso con una tinta roja especial. Debe comprar el tipo requerido de formularios W-3 en el mismo lugar donde compra sus formularios W-2, o puede hacer que su procesador de nómina o preparador de impuestos los complete por usted. Puede solicitarlos al IRS visitando su página de pedidos en línea para obtener declaraciones de información. También puede encontrar estos formularios en programas de software de impuestos comerciales.
Completar el formulario W-3 — Casillas A a H
Antes de comenzar a trabajar en el formulario, asegúrese de tener la versión del año correcto. Desea la versión para el año fiscal, no el año en que está preparando el formulario. Por ejemplo, use el 2020 versión para declarar impuestos de 2020, aunque es posible que esté trabajando en el formulario en 2021.
La información sobre el empleador se ingresa en las casillas A a H
Casilla a. Número de control opcional que puede utilizar para sus propios fines comerciales.
Casilla b. Tipo de pagador. La mayoría de las empresas marque la casilla «941» para «Tipo de pagador». El formulario 941 es el formulario de informe de impuestos y salarios trimestral que completan la mayoría de los empleadores. Otras opciones incluyen un empleador doméstico y otros.
Tipo de empleador. La mayoría de las empresas con fines de lucro marcan la casilla «Ninguno aplica» para «Tipo de empleador». Los otros cuadros son e para organizaciones sin fines de lucro y empleadores del gobierno federal.
Casilla c Número total de formularios W-2. Sume la cantidad de formularios W-2 que está enviando.
El recuadro d El número de establecimiento ayuda a los empleadores a identificar diferentes áreas de sus negocios, ya sea por ubicación, subsidiaria o división. Por ejemplo, es posible que desee separar los formularios W-2 para los diferentes estados donde trabajan los empleados.
Debe separar los formularios W-2 y W-3 para cada establecimiento si identifica los números de establecimiento en esta sección, o puede combinar todos sus establecimientos y enviar todos los formularios W-2 junto con un formulario W-3.
Los montos en otros informes de impuestos sobre el empleo, incluidos el Formulario 941 y el Formulario 944, deben coincidir con los montos declarados en el Formulario W-3. Si las cantidades difieren, es posible que el IRS o la SSA se comuniquen con usted.
Casillas 1 a 19: Información sobre salarios e impuestos
Los elementos de la segunda sección (casillas 1 a 19) son los mismos para W-2 y W-3. En el formulario W-3, debe dar los totales de todas las casillas para todos los empleados.
Las Instrucciones generales para los formularios W-2 y W-3 incluyen guías de referencia para las casillas 12 Códigos y Cuadro 13 Cuadro de decisión de casillas de verificación del plan de jubilación.
La parte final del formulario requiere que proporcione su información de contacto, incluida una dirección de correo electrónico.
Consulte las instrucciones detalladas para completar el formulario W-3 en esta publicación del IRS: Instrucciones generales del IRS para los formularios W-2 y W-3.
Cuándo y cómo presentar el formulario W-3
El formulario W-3 debe enviarse a la SSA junto con la copia A de los formularios W-2 para cada empleado.
La dirección de presentación de los formularios impresos W-2 y W-3 es:
Administración del Seguro Social
Centro de operaciones directas
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Los totales de cada artículo en el W-3 deben ser iguales a los totales de todos estos artículos en todos los W-2 de empleados formas. Los formularios W-2 y W-3 también incluyen los salarios estatales totales y las retenciones para todos los empleados.
Si presenta los formularios W-2 en línea
La SSA le anima a presentar electrónicamente los formularios W-2. Recuerde, no es necesario que incluya un formulario W-3 si lo presenta en línea. Puede utilizar el sitio web de Servicios comerciales en línea (BSO) de la SSA. La BSO genera el Formulario W-3 automáticamente en función de sus formularios W-2.
DEBE presentar en línea si tiene una gran cantidad de formularios W-2.
- Durante años, incluido el 2019, antes debe presentar electrónicamente si tiene 250 o más formularios W-2 .
La SSA tiene dos opciones para la presentación electrónica a través de su sección Servicios comerciales en línea:
- W-2 en línea: puede usar un formulario W-3 para completar hasta 50 formularios W-2 a la vez.
- Carga de archivos: puede usar un software específico de impuestos sobre la nómina que formatea archivos a las especificaciones de la SSA para la presentación electrónica de formularios W-2 (EFW2).
Si comete un error
Si comete un error en un W-3 como resultado de los cálculos o si uno o más W-2 son incorrectos, debe presentar un formulario W-2c y W-3c ante la Administración del Seguro Social.