Como la mitad del año Una vez que haya pasado la calificación, muchas empresas con procesos formales de evaluación del desempeño se iniciarán o se encuentran en proceso de completar revisiones y reuniones de desempeño a mitad de año. Incluso si su empresa no realiza revisiones formales de mitad de año, recomendamos a los gerentes que se encarguen de establecer un tiempo fijo en el que puedan dedicar su atención a los empleados para recargar y reagruparse para la segunda mitad del año.
¿Por qué?
La reunión de revisión de mitad de año es una excelente oportunidad para sentarse formalmente con los empleados y:
- revisar las metas y los logros para asegurarse de que todo esté en curso;
- verificar el estado general de los empleados y cómo se desempeñan en sus funciones;
- aprender de los empleados sobre lo que está o no está funcionando y qué apoyo o recursos que necesitan para cumplir con las expectativas;
- proporcionar retroalimentación sobre los logros y entrenamiento para el desarrollo;
- comunicar y planificar cualquier cambio en la empresa, equipo, roles u objetivos que afectarán al segunda mitad del año.
Pero CÓMO los gerentes abordan las reuniones de revisión de mitad de año puede hacer o deshacer todo. Simplemente seguir los movimientos y improvisar no es suficiente para garantizar que los empleados estén en el camino correcto y reciban la retroalimentación y el apoyo adecuados que necesitan para tener éxito.
4 pasos para impulsar la reunión de revisión de desempeño de mitad de año: Reserve, prepárese, conozca & Seguimiento.
1. Libro:
Los malos gerentes: nunca programen las reuniones de mitad de año ellos mismos; esperan a que RR.HH. o el empleado las pregunte o las omiten por completo.
La mayoría de los gerentes: programan reuniones para unos días en avanzar y proporcionar poca información sobre los objetivos de la reunión.
Grandes gerentes: son consistentes con sus registros y reuniones formales de mitad de año y brindan a los empleados con los objetivos de cumplimiento y tiempo suficiente para prepararse.
Cómo mejorar este paso:
- Reserve la reunión de revisión de mitad de año con al menos una semana de anticipación con una invitación formal a la reunión. El empleado debe entender que esto es más formal que un check-in del enfriador de agua o un punto de contacto semanal.
- Comunique el propósito de la reunión para que el empleado comprenda los objetivos de la reunión y pueda prepararse.
- Si se le pide al empleado que se autoevalúe antes de la reunión, asegúrese de que tenga acceso para hacerlo y tiempo suficiente.
- Reserve una habitación tranquila con suficiente espacio en su calendario para que el empleado sepa que recibirá toda su atención. A menudo sugerimos que los gerentes tengan la reunión en otro lugar que no sea su oficina o donde normalmente se reuniría.
2. Prepárese:
Malos gerentes: entre en una reunión y improvise.
La mayoría de los gerentes: tómese 15-20 minutos antes de la reunión para escanear los objetivos y tomar notas mentales.
Grandes gerentes: entiendan la importancia de mostrarle al empleado que está tan comprometido con su éxito como lo está. Los grandes gerentes comienzan a prepararse con una semana de anticipación al recopilar los comentarios de los compañeros, recopilar todas las notas, hacer una revisión detallada de los objetivos y responsabilidades del trabajo y planificar los puntos de discusión para estructurar la reunión de una manera positiva pero constructiva.
Lo que hacen los grandes gerentes para prepararse antes de una reunión de revisión de mitad de año:
- Revise los objetivos de desempeño y las responsabilidades laborales del empleado y esté preparado para hacer preguntas a Inicie una discusión sobre el progreso y lo que se necesita del empleado para cumplir con estas expectativas.
- Revise cualquier comentario o calificación de estado que el empleado haya proporcionado en el formulario de revisión formal de mitad de año (si corresponde).
- Examine las notas de rendimiento, los comentarios o los registros de reuniones de control para identificar tendencias. Esté preparado para brindar comentarios positivos sobre los hitos alcanzados y las observaciones tomadas, así como consejos de entrenamiento constructivos sobre formas de crecer y mejorar.
- Si está utilizando la retroalimentación de 360 ° de pares, asegúrese de que las partes relevantes hayan tenido la oportunidad de envíe sus comentarios y se haya tomado el tiempo para revisar e identificar las tendencias, fortalezas y oportunidades que deben comunicarse al empleado.
- Haga una determinación preliminar del grado en que el empleado se está desempeñando o logrando / no lograr las expectativas y qué curso de acción se tomará para mantener el impulso o para mejorar la situación.
- Determine las oportunidades de desarrollo o capacitación, cuándo debe perseguirse y cómo esto afectaría la brevedad del empleado y cronograma a largo plazo.
- Planifique para discutir cualquier cambio nuevo en la empresa o departamento / equipo que pueda afectar las metas y planes de desempeño del empleado.
- Tómese un momento para reflexionar sobre sí mismo y determinar si hay algún comportamiento o método que pueda estar facilitando o impidiendo el progreso del empleado.
- Cree un esquema general de los puntos de conversación de la reunión y establezca metas para los temas de discusión que le gustaría pasar. Planifique el silencio de los empleados y lo que podría decir para mantener la conversación en movimiento.
3. Conozca
Los malos gerentes: pase la reunión hablando o discutiendo temas que no guarden relación con el empleado o su función. Utilice la reunión como una oportunidad para sorprender al empleado con puntos sobre lo que podría estar haciendo mejor.
La mayoría de los gerentes: pasan la reunión hablando la mayor parte del tiempo, brindando buenos comentarios y / o críticas constructivas. perder el rumbo de la reunión hasta el punto de que los puntos clave de la discusión se pierden o se apresuran.
Grandes gerentes: están preparados para solicitar la opinión de los empleados, vigilar el tiempo y permitir una buena combinación de reconocimiento y coaching. Los grandes gerentes entienden que los empleados deben salir de la reunión armados con lo que necesitan para cumplir con las expectativas y, al mismo tiempo, sentirse renovados y motivados para afrontar los próximos 6 meses.
Consejos para llevar a cabo una excelente reunión de revisión de mitad de año:
- Asegúrese de reunirse en un lugar tranquilo, sin distracciones y que todos los teléfonos o dispositivos estén apagados. El empleado debe saber que cuenta con toda su atención.
- Reitere rápidamente el propósito de la reunión y su agenda esperada para que el empleado recuerde lo que se discutirá.
- Pregunte al empleado para iniciar la conversación con un resumen de los últimos 6 meses. Sus comentarios serán muy reveladores y deberían guiar el resto de la discusión.
- Si ha preparado un plan, ¡excelente! Siga sus puntos de conversación y objetivos para:
- confirmar cualquier punto clave de los comentarios de autoevaluación (si corresponde)
- reconocer cualquier observación o comportamiento positivo, utilizando ejemplos o comentarios recibidos de otros
- discutir las causas y soluciones para cualquier problema en el desempeño o la entrega y preguntarle al empleado si comprende las expectativas y qué se necesita para mejorar
- revisar el progreso de las metas y los elementos de desarrollo
- comunicar cualquier cambio de empresa, departamento o equipo que pueda afectar sus roles u objetivos.
- agregar o editar cualquier meta nueva o elementos de desarrollo
- discutir cualquier meta relacionada con la carrera y progreso
- Haga que los empleados sigan hablando utilizando frases clave como «cuénteme más …» (lea una excelente publicación aquí para conocer las formas de mantener la conversación)
- Describa las actividades de seguimiento necesarias después de la reunión y establezca parámetros de tiempo y trabajo en torno a ellas, si es posible, para que el empleado sabe lo que sucederá.
- Recuerde al empleado que usted está disponible fuera de cualquier reunión formal para discutir el progreso en cualquier momento.
4. Seguimiento
Malos gerentes: nunca haga un seguimiento después de la reunión ni cumpla las promesas hechas.
La mayoría de los gerentes: no hagan un seguimiento después de la reunión y cumplan las promesas siempre que puedan .
Excelentes gerentes: comprenda que los empleados están esperando la confirmación de los elementos discutidos y haga un seguimiento inmediatamente después de la reunión.
A continuación, le mostramos cómo los grandes gerentes se comunican después de la reunión de revisión de mitad de año:
- Envíe un correo electrónico después de la reunión de revisión de mitad de año para describir los puntos clave, los elementos para confirmar (incluidas las fechas en las que el empleado puede esperar escuchar) y un resumen de las promesas o cambios y cuándo entrarán en vigencia.
- Cumpla las promesas hechas o comunique el estado al empleado.
- Registre las notas clave de la reunión o elementos de acción para una fácil recuperación. (Si su empresa utiliza un sistema automatizado de gestión del desempeño, estos elementos se entregarían al empleado automáticamente después de que el gerente cierre la reunión de revisión de mitad de año).
- Programe cualquier otra discusión de seguimiento necesaria.
En general, la reunión de revisión formal de mitad de año es un buen momento para brindar a los empleados toda su atención, discutir los altibajos y planificar lo que sigue. Las reuniones de mitad de año no deben reemplazar la retroalimentación continua y los controles informales, pero son una excelente manera de reagruparse formalmente para que los empleados estén equipados con la motivación y el apoyo necesarios para tener éxito.
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Fuentes: