Alcance del proyecto: es un objetivo en movimiento y uno en el que desea obtener una diana antes de trazar el mapa tu proyecto. Definido como la suma de todos los recursos, entregables, características y tareas dentro de un proyecto determinado, el alcance de su proyecto es el límite en el que existe todo su proyecto. Pero incluso para comenzar a definir eso, deberá profundizar un poco más y delinear el alcance del proyecto para definir mejor los objetivos comerciales, los entregables y más para obtener la aceptación de las partes interesadas clave.
Esta es su Declaración del Alcance del Proyecto, y al igual que un Alcance de Trabajo (SOW), existe para reforzar el alcance de su proyecto para todas las partes participantes.
¿Qué es una Declaración del Alcance del Proyecto?
Por lo general, redactado por el gerente del proyecto, una declaración del alcance describe todo el proyecto, incluidos los entregables y sus características, así como una lista de las partes interesadas que se verán afectadas. También incluirá los principales objetivos, entregables y metas del proyecto para ayudar a medir el éxito.
La declaración del alcance de su proyecto actuará como la herramienta principal para que las partes interesadas y los compañeros de equipo puedan consultar y utilizar como una guía para medir con precisión éxito del proyecto.
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Esquema de la declaración del alcance del proyecto
Similar a las cinco preguntas del periodismo: quién, qué, cuándo , Dónde, Por qué: para que el enunciado del alcance de su proyecto se describa correctamente, debe abordar estas siete cosas:
Justificación
Ningún proyecto comienza sin una necesidad ya existente, así que use eso como tu justificación. Comience la declaración del alcance de su proyecto explicando la necesidad de su proyecto y cómo el resultado final resolverá esa necesidad.
Algunos ejemplos de necesidades pueden incluir:
- Ha llegado un competidor con un nuevo producto que actualmente no tiene competencia en el mercado
- Los comentarios de los clientes han estado solicitando una nueva herramienta para incluir en su producto
- Se ha presentado una oportunidad para la integración vertical / ingresos recurrentes
Descripción del alcance
Puede parecer bastante fácil, pero este es uno de los pasos más importantes. Desde un nivel superior, enumere lo que está dentro del alcance de su proyecto y lo que está fuera del alcance. Esto ayudará a establecer límites para que exista el proyecto. También gestiona las expectativas / aportes de las partes interesadas y les brinda a los miembros de su equipo algunas limitaciones creativas para trabajar.
Objetivos comerciales
Describa sus objetivos comerciales definiendo los objetivos que su empresa espera alcanzar. lograr con este proyecto. Esto puede incluir fechas de meta de lanzamiento de productos, un nuevo modelo de negocio para generar una tasa más alta de ingresos recurrentes, mayor satisfacción del cliente, aumentar los compradores por primera vez y otros.
Entregables del proyecto
Lista los entregables que los miembros de su equipo necesitan producir para cumplir con los objetivos comerciales. Esto puede incluir el producto en sí, manuales de instrucciones e instalación, materiales de marketing, comunicados de prensa, campañas publicitarias y más.
Exclusiones del proyecto
Si bien es imperativo que defina los límites en torno a lo que proyecto incluye desde el principio, también es extremadamente importante que enumere lo que este proyecto no incluye. Por ejemplo:
- Actualizaciones de la aplicación que están planificadas para un proyecto posterior y no se incluyen intencionalmente en este proyecto
- Acceso de cliente restringido o reprogramado a ciertas líneas de soporte / características del producto
Restricciones
Las restricciones del proyecto son las que hacen que la gestión de proyectos sea un rompecabezas de resolver. Las tres restricciones principales, o la Triple Restricción, para administrar cualquier proyecto suelen ser el tiempo, el dinero y el alcance. Están interconectados, lo que significa que si acciona una palanca en alcance, también se moverá otra palanca en dinero o tiempo.
Pero hay limitaciones adicionales del proyecto que pueden surgir en cualquier momento , incluyendo riesgo, recursos, organización, método, clientes y más. Enumere todas las restricciones que prevé en su proyecto, de modo que pueda intentar tener soluciones listas para lanzar cuando sea necesario.
Supuestos
Los supuestos de su proyecto generalmente giran en torno a las mismas cosas que terminan siendo limitaciones, incluyendo tiempo, dinero y alcance. Por ejemplo, es en esta sección donde enumerará, «el equipo de desarrollo de front-end estará disponible durante este período de tiempo del proyecto», o «el equipo de atención al cliente recibirá capacitación sobre nuevos productos antes de x tiempo». Es importante enumerarlos, ya que esto no solo les dirá a las partes interesadas clave cuáles son sus necesidades principales de recursos para que el proyecto funcione, sino que también le dará una idea rápida de dónde se encuentran sus principales factores de riesgo.
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El esquema de la declaración del alcance de su proyecto lo ayudará a actuar como marcadores a medida que construye su declaración de alcance completo.Porque aunque predecir el futuro del proyecto es imposible a un nivel tan alto, este es el primer paso para que su proyecto se acerque lo más posible al resultado. Al comenzar con las siete declaraciones clave anteriores, puede obtener una ventaja en un proyecto exitoso.
Declaración del alcance del proyecto frente al alcance del trabajo
Hay algunas cosas que el alcance del proyecto las declaraciones generalmente se confunden con, incluido su alcance de trabajo. Pueden parecer similares, pero estas son las principales diferencias entre estos dos.
Su alcance de trabajo es un acuerdo de trabajo, generalmente entre el consultor y el cliente, que detalla el acuerdo de trabajo a realizar, que incluye, pero no limitado a:
- Entregables / productos / resultados
- Cronograma del proyecto
- Hitos del proyecto
- Informes para catalogar el progreso del proyecto
Si bien la redacción de su alcance de trabajo puede llevar mucho tiempo, describe el proyecto en sí y no necesariamente el plan a seguir. La declaración del alcance del proyecto, a su vez, cumple esa función al detallar y trazar exactamente qué esperar con el plan del proyecto y el proyecto en sí.
Declaración del alcance del proyecto frente al plan de gestión del alcance del proyecto
Pueden parecer similares y el resultado del proyecto puede ser similar, pero una declaración del alcance del proyecto es diferente al plan de gestión del alcance del proyecto. Un plan de gestión del alcance del proyecto es lo que sigue a la declaración del alcance del proyecto, que detalla su proyecto de principio a fin.
Además, ayuda a definir el trabajo que debe realizarse durante el transcurso del proyecto, y controla y supervisa esos procesos. También documenta y rastrea las fases para evitar el deslizamiento del alcance y ayuda con el cierre del proyecto, incluida una auditoría de los entregables y la evaluación del resultado del proyecto en busca de factores de éxito.
Su declaración del alcance no es tan complicada, es solo el paraguas sobre el plan de gestión del alcance de su proyecto, que actúa como una rúbrica que deben seguir las partes interesadas y los miembros del equipo.
Mejores prácticas para una declaración de alcance de proyecto exitosa
Estas son las mejores prácticas a considerar Mientras escribe la declaración del alcance de su proyecto:
- Evite usar un lenguaje con mucha jerga. Hablará con varias personas de varios departamentos y especializaciones, así que mantenga el lenguaje coherente y claro.
- Sea breve. Dado que se trata de un documento que busca la aceptación de las partes interesadas, es probable que haya que editar mucho antes de que esté finalizado, y deberá ser una guía de referencia rápida para más adelante. Por lo tanto, manténgalo simple y guarde la verborrea para su plan de proyecto completo.
- Manténgase alejado de declaraciones generales. No desea comprometer en exceso sus recursos en el proyecto antes de que comience.
- Asegúrese de que responda preguntas como:
- ¿Cuáles son los beneficios comerciales a largo plazo?
- ¿Qué les brinda a nuestros clientes que aún no exista?
- ¿Es esto mejor que lo que ofrecemos actualmente en el mercado?
Cómo puede ayudar ProjectManager.com con la declaración del alcance de su proyecto
Los despliegues de proyectos importantes pueden exigir tanto su tiempo como su energía. No dejes que te abrume antes del inicio. Para empezar, puede utilizar nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita y obtener una imagen visual de los entregables, así como las tareas necesarias para completar antes de enviar la declaración del alcance de su proyecto.
Desde allí, puede probar ProjectManager.com y utilice nuestras funciones de gestión de tareas para organizar, priorizar y ordenar todas las tareas necesarias por fase del proyecto. Incluso puede pedir información a otras personas: los miembros del equipo pueden comentar directamente sobre las tareas para que la comunicación se mantenga organizada y al grano.
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Controle sus recursos, tareas y entregables y más para que pueda mantener su proyecto en marcha. Con ProjectManager.com, puede practicar el mapeo de la línea de tiempo de su proyecto usando nuestro diagrama de Gantt, enumerar los entregables usando nuestra lista de tareas o herramienta kanban e invitar a los miembros del equipo a revisar la línea de tiempo antes de enviar la declaración del alcance a las partes interesadas clave. Comience hoy su prueba gratuita de 30 días.