Cuatro consejos para actualizar los objetos de tabla dinámica de Excel

Los objetos de tabla dinámica son tan buenos como sus datos subyacentes y pueden cambiar rápidamente. Si las tablas dinámicas forman parte de un panel, es posible que no reflejen las actualizaciones en el nivel de origen. Dependiendo de la información que transmitan sus tablas dinámicas, la actualización puede ser extremadamente importante, por lo que en este artículo, compartiré cuatro consejos que deberían ayudar a que el proceso de actualización sea fácil y flexible.

Estoy usando Excel 2016 de Office 365 (escritorio), pero estos consejos se aplican a versiones anteriores. Puede actualizar tablas dinámicas individuales en el navegador, pero no se puede acceder a la pestaña contextual Analizar; tampoco puede configurar las opciones de tabla dinámica. No hay un archivo de demostración; no lo necesitará.

VER: Política de uso de software (Tech Pro Research)

Cómo actualizar

Antes de ver los consejos de actualización, veamos » s revise rápidamente cómo actualizar las tablas dinámicas. Para actualizar solo la tabla dinámica actual, haga clic con el botón derecho y elija Actualizar en el submenú resultante. O bien, elija Actualizar en el menú desplegable Actualizar en el grupo Datos (en la pestaña contextual Analizar). también puede presionar Alt + F5.

Hay dos formas rápidas de actualizar todas las tablas dinámicas en el libro de trabajo actual al mismo tiempo. Primero, haga clic dentro de cualquier tabla dinámica para acceder a la pestaña contextual Analizar. Luego, elija Actualizar todo desde la opción Actualizar en el grupo de datos. En segundo lugar, presione Ctrl + Alt + F5.

1. Actualizar al abrir el libro

Los usuarios no siempre recordarán actualizar después cambiar los datos subyacentes. Además, si las tablas dinámicas están vinculadas a una fuente externa, seguramente querrá valores actuales. La mejor manera de garantizar que los espectadores vean la información más actualizada es forzar a Excel a actualizar las tablas dinámicas cuando abre el archivo, de la siguiente manera:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier tabla dinámica y elija Opciones de tabla dinámica en el submenú resultante.
2. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la pestaña Datos.
3. Marque la opción Actualizar datos al abrir el archivo (Figura A).
4. Haga clic en Aceptar y confirme el cambio.

Figura A

Al marcar esta opción, se actualizará la tabla dinámica seleccionada o todas las tablas dinámicas con la misma fuente de datos. Si tiene otras tablas dinámicas, asegúrese de configure esta opción para todos los que tengan una fuente de datos diferente.

2. Actualice a intervalos

Depen Al determinar qué tan críticos son los datos o si la tabla dinámica es parte de un tablero, es posible que deba actualizar con frecuencia, lo cual es molesto. Excel puede actualizar la tabla dinámica a intervalos para garantizar que los espectadores obtengan los datos actuales. Tendrá que guardar la tabla dinámica en el modelo de datos cuando la cree de la siguiente manera:

1. Haga clic en cualquier lugar dentro del conjunto de datos.
2. Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en Tabla dinámica en el grupo Tablas.
3. En el cuadro de diálogo resultante, marque la opción Agregar estos datos al modelo de datos (Figura B).
4. Cambie cualquier otra configuración.
5. Haga clic en Aceptar. (Agregar datos al modelo de datos puede demorar un minuto).

Figura B

En este punto, organice la tabla dinámica como lo haría normalmente. Cuando haya terminado, puede establecer el intervalo de la siguiente manera:

1. Haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla dinámica.
2. Haga clic en la pestaña contextual Analizar y luego elija Propiedades de conexión en el menú desplegable Cambiar fuente de datos (en el grupo Datos).
3. En el cuadro de diálogo resultante, marque la opción Actualizar cada en la sección de control Actualizar. A la derecha, ingrese un intervalo en minutos (Figura C).
4. Haga clic en Aceptar.

Figura C

Esta configuración es particularmente útil para paneles y fuentes de datos externas.

3. Conservar el formato de celda

Es irritante agregar formato directo a una tabla dinámica terminada, solo para que desaparezca cuando actualice la tabla dinámica. Tal vez ponga en negrita algunas encabezados o agregue un color de relleno para resaltar un valor particularmente importante. ¿Por qué gastar su tiempo si Excel lo va a eliminar? Afortunadamente, puede decirle a Excel que se mantenga alejado del formato directo de la siguiente manera:

1. Haga clic con el botón derecho en la tabla dinámica y seleccione Opciones de tabla dinámica en el submenú resultante.
2. Haga clic en la pestaña Diseño & Formato.
3. En la parte inferior de las opciones, marque Conservar el formato de celda en la actualización (Figura D).
4. Haga clic en De acuerdo.

Figura D

Es una manera fácil de ahorrar mucha frustración.

4. Deshabilitar Autoajustar

Las tablas dinámicas usan un ancho de columna de autoajuste por defecto. A medida que organiza sus datos, puede aumentar el ancho de las columnas, solo para que volver al ajuste automático cuando actualice la tabla dinámica. De manera similar a conservar el formato directo, puede desactivar el ajuste automático predeterminado de la siguiente manera:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar dentro de la tabla dinámica.
2. Haga clic en la pestaña Diseño & Formato.
3. Desmarque la opción Ajustar automáticamente los anchos de columna en la actualización (Figura E).
4. Haga clic en Aceptar.

Figura E

Después de deshabilitar esta función, los anchos de columna personalizados persistirán después de la actualización.

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