Cómo redactar una política de asistencia de los empleados que sea justa para todos

¿Se retrasa unos minutos? ¿Dormiste a través de tu despertador? ¿Te quedas atascado en el tráfico? Nos pasa a los mejores. De hecho, más de 1 de cada 4 trabajadores admiten llegar tarde al trabajo al menos una vez al mes.

Pero cuando se trata de la asistencia de los empleados, incluso las pequeñas cosas pueden comenzar a acumularse. Según el Centro para el Control de Enfermedades (CDC), las pérdidas de productividad relacionadas con el ausentismo cuestan a los empleadores estadounidenses 225.800 millones de dólares anuales, o 1.685 dólares por empleado en 2015. Aunque puede ser una ausencia inesperada una vez al mes o un turno perdido aquí y allá, el empleado individual la asistencia puede tener grandes implicaciones para sus resultados finales.

Ingrese la política de asistencia de los empleados

Una política de asistencia de los empleados es un conjunto documentado de reglas diseñadas para mejorar la productividad de los empleados, reducir el ausentismo y establecer expectativas claras y consistentes para los empleados.

Para muchas pequeñas empresas sin un departamento formal de recursos humanos, una política de asistencia de los empleados puede parecer un poco formal. ¿No deberían todos ser conscientes de sus responsabilidades? Absolutamente. Pero a medida que su negocio comienza a crecer o contrata más trabajadores durante la temporada alta, una política de asistencia de empleados justa es crucial para protegerlo a usted y a sus empleados y mantener el negocio funcionando sin problemas.

A continuación se ofrecen algunos consejos para ayudarlo a crear su política de asistencia en el lugar de trabajo:

Tenga en cuenta su cultura laboral actual

Lo más probable es que esté desarrollando una asistencia de empleados política como una forma de abordar los problemas de asistencia en curso. Es posible que sus empleados se hayan relajado en llegar a tiempo, se olviden de llamar hasta después de que comience su turno o simplemente den por sentada la falta de una política de asistencia. Aún así, es importante recordar que una política de asistencia no cambiará el comportamiento de los empleados de la noche a la mañana y puede requerir un cambio fundamental en la cultura de la empresa.

Así es, la asistencia de los empleados es parte de la cultura de su empresa. Y no importa si los empleados de su empresa son cinco o cincuenta, la forma en que interactúan juntos da forma a la cultura y la forma de trabajar de su equipo. Su cultura incluye valores, normas, sistemas, símbolos, lenguaje, suposiciones, creencias y hábitos, como la frecuencia con la que sus empleados llegan a tiempo.

Por lo tanto, antes de comenzar a escribir una política de asistencia, hable con sus gerentes y cambiar líderes sobre sus enfoques actuales y expectativas de asistencia de los empleados. Si un líder de turno está bien con un comienzo lento y otro espera que todos estén en el piso justo a la hora, envía un mensaje contradictorio. Es posible que los empleados que se registran en turnos más lentos no vean el problema de correr cinco minutos atrasados en comparación con el personal que está muy ocupado en el momento en que llegan por la mañana. ¿Existe una línea de base actual o expectativas compartidas, o el enfoque de la asistencia de los empleados varía de un turno a otro y de un gerente a otro?

También puede haber otros factores culturales detrás de escena que afecten la asistencia de los empleados: si muchos de sus Los empleados tienen familias y niños pequeños, es probable que también tengan que hacer malabarismos con emergencias o ausencias familiares, y una política de asistencia de tolerancia cero los dejaría sin trabajo rápidamente. O su nuevo personal de verano a tiempo parcial puede llegar justo después de la escuela durante las próximas semanas y no puede llegar al punto con el tráfico. La asistencia incluso podría ser un síntoma de los hábitos de programación de su lugar de trabajo.

La cultura de su empresa es tan única como sus empleados. Y aunque ninguna política de asistencia puede dar cuenta de cada escenario único, debe basarse en la realidad y crear expectativas realistas para sus trabajadores.

Mantenga las cosas simples

En el papel, suena una política de asistencia sencillo: no presentarse al trabajo es una ausencia, y todos deben estar presentes en el trabajo para mantener el negocio en funcionamiento. Pero, ¿una «ausencia» es diferente de una «no presentación»? ¿Es diferente de «tardanza»? ¿Qué pasa si un empleado llega una hora tarde en comparación con cinco minutos tarde? ¿Se les trata de la misma manera?

Una política de asistencia de los empleados puede comenzar a descontrolarse rápidamente, lo que resulta en un documento del tamaño de una carpeta que es difícil de leer y aún más difícil de recordar. En lugar de ir escenario por escenario, apéguese a los temas comunes de asistencia de los empleados y defina las expectativas para ellos en un lenguaje sencillo que todos puedan entender: ausencias, ausencias no programadas, tardanzas , ausencias y días de enfermedad.

• Ausencia: el empleado notifica al gerente con X días / semanas de anticipación que el empleado estará ausente del turno.»

• Ausencia no programada: el empleado notifica al gerente con X horas de anticipación que el empleado estará ausente del turno, debido a una emergencia u otra causa inesperada».

• Tardanza: el empleado se presenta al menos X minutos después del inicio del turno programado ”.

• No se presenta: el empleado no se presenta al turno sin notificar administración ”.

• Días de enfermedad: el empleado no está en el turno debido a una enfermedad o una nota del médico.”

Nota rápida: ¿Por qué diferenciar un «día de enfermedad» de una «ausencia»? Puede parecer contradictorio, pero crear una categoría separada para los días de enfermedad en realidad puede ayudar a la moral de los empleados y a sus resultados, especialmente si se encuentra en la industria de servicios de alimentos.

Los CDC calculan que los manipuladores de alimentos enfermos son responsable del 53% de los brotes de norovirus, lo que provoca más enfermedades en los empleados y más tiempo libre. Considere la posibilidad de incluir una categoría separada de días de enfermedad en su política de asistencia para que usted y su personal puedan mantenerse saludables y los empleados enfermos no entren a trabajar en un esfuerzo por evitar una huelga de ausencia no programada más grave en su historial de desempeño. En algunos estados, la licencia por enfermedad pagada separada también puede ser la ley.

Independientemente de las categorías de asistencia que elija, sus definiciones deben significar lo mismo para todos los empleados y ser lo más objetivas posible. Un gerente debe poder diferenciar una ausencia de una tardanza cuando ve una, y los empleados deben comprender fácilmente en qué parte de la política de asistencia se incluye su comportamiento.

Incluir acciones disciplinarias realistas para cada escenario

Ahora que ha definido las categorías de su política de asistencia, es hora de definir qué sucede a continuación. Para que una política de asistencia sea justa, es importante que las acciones disciplinarias no se basen solo en creencias personales o expectativas individuales. No es justo para los buenos empleados promulgar una política de asistencia de tolerancia cero «solo porque sí». Y aunque personalmente puede sentir que llegar cinco o treinta minutos tarde es el mismo grado de comportamiento inaceptable de los empleados, es posible que los impactos reales en su negocio no sean tan iguales.

En su lugar, observe dos cosas : el efecto que los diferentes comportamientos de asistencia tienen actualmente en su negocio y los promedios de asistencia para su industria. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., los empleados de tiempo completo tuvieron una tasa de ausencia general de 2.8, o casi tres «instancias» de ausencia por año en 2017. La tasa de absentismo promedio por ocupaciones de servicios fue aún mayor, con 3.4 inasistencias por año. Por lo tanto, si estima que entre 3 y 4 ausencias no programadas por año es un rango aceptable, no está muy lejos de la marca.

Una vez que haya realizado una evaluación comparativa, vincule los componentes disciplinarios de su política de asistencia a los impacto. Si cada minuto cuenta en un turno de alto volumen, 30 minutos podrían tener el mismo impacto que una ausencia. Si un empleado tiene que faltar al trabajo inesperadamente y no puede encontrar un reemplazo, su ausencia puede tener la misma gravedad que una ausencia. En ese caso, su política de asistencia podría indicar:

• «Tardanza: el empleado se presenta al menos 5 minutos después del inicio del turno programado».

• Si el empleado llega más tarde de 30 minutos después de la hora de inicio del turno, la tardanza se contará como una «no presentación».
• Después de 3 tardanzas, el empleado estará sujeto a medidas disciplinarias.

• «Ausencia no programada: el empleado notifica al gerente con X horas de anticipación que el empleado estará ausente del turno, debido a una emergencia u otra causa inesperada».

• El empleado es responsable de notificar al supervisor y encontrar un suplente para el turno. Si el empleado no puede encontrar un suplente, la ausencia se contará como una «no presentación».
• Después de 3 ausencias no programadas, El empleado estará sujeto a una acción disciplinaria.

Obtenga la aprobación del empleado

Una vez que haya elaborado un primer borrador de su política de asistencia, es hora de volver a revisar el paso # 1: compártelo con tus empleados y obtén su aceptación. Dependiendo del tamaño de su equipo, es posible que solo desee realizar un ciclo de liderazgo o dar a todos los empleados la oportunidad de agregar información. Incluso una simple revisión de las entrañas servirá: ¿algo suena fuera de lugar para sus gerentes? ¿Alguien siente que ciertas categorías no son realistas? ¿Parece objetivo?

Una política de asistencia está destinada a ayudar a que su negocio funcione sin problemas día a día, no a provocar más caos. Aunque puede haber cierta resistencia al cambio (especialmente si aún no existía una política formal), la buena asistencia debe sentirse como un esfuerzo de equipo y una forma de ayudar a todos a trabajar mejor. Si sus empleados reaccionan mal de inmediato, se sienten criticados o piensan que alguna medida disciplinaria es demasiado agresiva, escuche sus comentarios.Preste atención a respuestas similares: si más de un empleado piensa que debería ser más flexible en ciertas áreas, vea si puede llegar a un compromiso y volver juntos a la mesa de dibujo.

Más importante aún, incorporar los comentarios de los empleados en su política de asistencia también aumenta sus posibilidades de éxito. Cuando se les preguntó qué los motiva a ir más allá en el trabajo, los empleados clasificaron primero la «camaradería y la motivación de los compañeros». Se descubrió que los compañeros, no el dinero, eran la principal fuente de influencia en el desempeño y el comportamiento de los empleados. Conocer a sus compañeros de trabajo, no solo a sus gerentes, ayudaron a desarrollar la política de asistencia pueden ser de gran ayuda para lograr que los empleados se unan y se hagan responsables entre sí.

Trate a los demás como le gustaría que lo traten a usted

Al final de El día, una política de asistencia justa de los empleados debe ser una que se contente con trabajar por su cuenta. No evite las preguntas difíciles: ¿con qué frecuencia se presenta personalmente al trabajo más tarde de lo planeado? ¿Siempre puede Llame con anticipación y dígales a sus empleados que no llegará dentro del cronograma de la política. ¿Cuántas emergencias surgen durante la semana que lo alejan del trabajo? ¿Siempre puede notificar a su equipo con una semana de anticipación que tendrá que estar fuera? de la oficina por un día?

Mientras te preparas En la nueva política de asistencia de los empleados, no olvide el factor más importante: la empatía. Si no puede cumplir con la política de asistencia de su empresa, no es justo esperar que sus empleados tampoco lo hagan. Y aunque las ausencias de los empleados y la poca asistencia pueden ser frustrantes, no es posible predecir emergencias. A veces, lo inesperado simplemente sucede, sin importar qué tan bien planifique. El despertador no suena. El tráfico es peor de lo habitual. La niñera dice que está enferma. No puede encontrar sus llaves. Detecta el error que circula en el trabajo.

Idealmente, una política justa de asistencia de los empleados permite cierto margen de maniobra, dentro de lo razonable. A medida que elabora su póliza, puede asignar diferentes grados de seriedad según la cultura de su lugar de trabajo y lo que tenga sentido para su negocio. No todas las ausencias (y no todas las políticas de asistencia) son iguales. En cambio, una política justa crea un estándar para rastrear el desempeño y refuerza uno de los valores más importantes del lugar de trabajo: el respeto por los demás y el tiempo de los demás.

Buscando una manera más fácil de mantener las cosas justas para su ¿empleados? Un reloj de tiempo de los empleados elimina los redondeos y los errores humanos al mismo tiempo que inculca un sentido de justicia en el lugar de trabajo.