He estado recibiendo toneladas de preguntas de lectores, clientes y asistentes a talleres sobre cómo escribir cartas de solicitud de patrocinio para asegurar el dinero del patrocinio. Antes de que pueda enviar una carta de solicitud, es importante que comprenda completamente el patrocinio como una disciplina de marketing.
Con ese fin, he enumerado algunos artículos que le brindarán una imagen completa del panorama del patrocinio y cómo aumentar sus posibilidades de éxito. Consulte los siguientes artículos y recursos:
- Cómo obtener patrocinio para cualquier cosa: una guía completa paso a paso
- La guía esencial para la valoración del patrocinio
- La guía definitiva para la propuesta de patrocinio
- Cómo obtener el patrocinio de un evento: absolutamente todo lo que necesita saber
- La guía completa para el patrocinio del título: definición de los derechos de título, nombre y presentación
Veo que se cometen muchos de los mismos errores cuando los solicitantes de patrocinio escriben una carta de solicitud a los patrocinadores, por lo que esta publicación se centrará en una estructura y un proceso que guiará sus esfuerzos de patrocinio. También he incluido varias plantillas de cartas de solicitud de patrocinio, así como una infografía para guiar sus esfuerzos en el futuro.
Desplácese hacia abajo para ver la infografía y las plantillas.
¿Qué es una carta de patrocinio? ¡Y cuándo usar uno!
Antes de profundizar en qué hacer y qué no hacer al escribir su primera carta de patrocinio, vayamos a la misma página con una definición.
Una carta de patrocinio, que también a veces se conoce con el nombre de propuesta de patrocinio, es su esfuerzo por asegurar la financiación de su patrocinador de elección. No solo está pidiendo dinero, por supuesto, sino que también está detallando para qué se usaría el efectivo mientras incentiva al patrocinador a considerar la posibilidad de donar.
Una situación en la que puede optar por enviar una carta de patrocinio es si estaba organizando un evento pero necesitaba recaudación de fondos. A través de donaciones de uno o varios patrocinadores, podría permitirse organizar un evento del calibre que pueda impulsar su negocio. Al promocionar al patrocinador durante todo el evento, como con la marca, los stands o incluso un evento interactivo, el patrocinador también obtiene algunos beneficios.
La carta de solicitud de patrocinio no ¡Haga la venta! ¡Usted lo hace!
Si su primer punto de contacto con un patrocinador es escribirle una carta de solicitud de patrocinio, sus posibilidades de éxito son muy bajas. Es increíblemente importante involucrar a sus patrocinadores en el proceso de elaboración de una carta de solicitud o una propuesta de patrocinio.
Puede utilizar la carta de patrocinio para captar su atención, calentar una llamada o, mejor aún, para resumir los resultados de una reunión reciente antes de pasar a una propuesta completa. Creo que una carta tiene más sentido como punto de partida que una propuesta completa, pero nada mejor que una llamada telefónica rápida o un correo electrónico corto a un patrocinador para comprender sus necesidades antes de escribir algo.
Como último recurso, un La carta de solicitud de patrocinio puede ayudar a abrir puertas … ¡pero debe hacerlo correctamente!
Cómo escribir una carta solicitando patrocinio
Cómo escribir una carta de patrocinio
¿Qué debe incluirse en una carta de patrocinio?
Los componentes básicos de un patrocinio son las siguientes:
- Una introducción a usted mismo y su oportunidad
- La razón por la que se puso en contacto
- Información sobre su audiencia
- Sus oportunidades de activación y patrocinio
- Una mención de cuándo hará un seguimiento
Siga leyendo para obtener más información sobre cada sección y cómo usar una carta de patrocinio para conseguir reuniones con sus clientes potenciales.
Si el objetivo de la solicitud de patrocinio carta no es hacer la venta, entonces cual es el objetivo? En pocas palabras, es para llamar la atención de su cliente potencial y lograr que atienda su llamada o acceda a una reunión. ¿Cómo haces eso? Sea muy claro sobre su oportunidad y su audiencia. Aquí hay una guía que debe seguir al crear su propia carta de patrocinio.
Una introducción a usted mismo y su oportunidad
Este no es el momento de incluir una descripción extensa de varios párrafos de su misión, visión, historia y cuánto dinero necesita para hacer un presupuesto o lograr sus metas. En cambio, describa brevemente quién es usted con una oración o dos sobre su organización. Menos es más aquí.
La razón por la que se puso en contacto
¿Por qué se acercó a este patrocinador en particular? Por dinero, ¿verdad? ¡Equivocado! ¡Dígales por qué se puso en contacto con ellos!
La palabra clave aquí es «ellos». ¿Por qué eligió su empresa en particular? ¿Conoce a alguien que sugirió que se conectara? Este es el lugar para mencionar el nombre de su contacto mutuo y por qué pensó que debían conocerse.
¿Qué tienen los objetivos corporativos del patrocinador potencial que se alinean con los suyos? ¿Tienen un historial de oportunidades de patrocinio como la suya? ¿Ofrecen acceso a una audiencia que, según han indicado, es importante para ellos? ¿El contacto principal está involucrado en organizaciones como la suya?
Aquí es donde les demuestra que ha hecho su tarea y que no son solo una de las miles de cartas que está enviando por la puerta.
Información sobre su audiencia
¡Esta es su oportunidad de destacar! El patrocinio se trata de marketing y ventas, y ambos requieren un cliente objetivo para trabajar. ¿Conoce al cliente objetivo de su prospecto? Aquí es donde lo demuestra.
No me refiero a información demográfica básica ni a generalizaciones generales como «familias de clase media». Me refiero a los datos que describen quién es su audiencia, por qué están involucrados con su organización, los tipos de compras que planean hacer y los datos relacionados específicamente con su cliente potencial.
¿Compran sus clientes potenciales? ¿Puede ayudar a su cliente potencial a vender más producto o mantener a sus clientes actuales?
La mayoría de los solicitantes de patrocinio dejan completamente fuera los datos de la audiencia, esperando que sus clientes potenciales se queden impresionados por su causa o por el prestigio de su marca. Sin embargo, sin los datos de la audiencia, se ve como cualquier otra propuesta que llega a su escritorio.
¿No está seguro de quién es su audiencia? Consulte esta publicación de blog sobre datos de audiencia y patrocinio.
Sus oportunidades de activación
¿Necesita un repaso sobre la activación? Consulte esta publicación de blog sobre cómo crear ideas de activación que funcionen. ¿Desea algo de inspiración para crear algunas ideas de activación interesantes? Aquí hay ocho ideas de activación para obtener esos jugos creativos que fluye!
En lugar de centrarse en la cantidad de meses Si lo desea de su patrocinador, use su carta de patrocinio para demostrarle a su cliente potencial que comprende cómo funciona el patrocinio. Bríndeles tres ejemplos de ideas de activación que les encanten a sus patrocinadores y a su público.
Muéstreles los tipos de resultados que puede ofrecerles, como desarrollo de la marca, muestras, ubicaciones de productos o concursos. Sea específico y claro acerca de la forma en que trabaja con los patrocinadores y cómo los patrocinadores pueden agregar valor a su audiencia (que también es su cliente objetivo).
Una mención de cuándo hará un seguimiento
Hágale saber a su cliente potencial que planea hacer un seguimiento y sea específico sobre cuándo. Dígales que los llamará en una fecha y hora determinadas o que planea pasar por su oficina en una fecha específica para saludarlos. En ese momento, puede indicarle que le encantaría saber más sobre sus objetivos y cómo pueden trabajar juntos.
Cuando le dice a su cliente potencial que planea hacer un seguimiento, le está mostrando su tomamos en serio trabajar juntos. Luego, agregue su información de contacto e invítelos a ponerse en contacto si los tiempos anteriores no les convienen.
Ante una reunión inminente con un buscador de patrocinio, la mayoría de las veces, sus patrocinadores harán un seguimiento con tú primero. Puede ser para decirle «no, gracias» o para obtener más información sobre su audiencia y las interesantes ideas de activación que presentó en su carta. De cualquier manera, un sí o un no es mejor que el silencio, lo que requiere que haga un seguimiento para siempre .
Cuándo no enviar una carta de patrocinio
Su carta de patrocinio está escrita y pulida utilizando la información presentada hasta ahora en esta guía. Antes de poner ese sello, espere! Hay algunos casos en los que es posible que una carta de patrocinio ni siquiera esté justificada.
Aquí hay una descripción general.
No tiene una conexión previa con el patrocinador
Si cree su empresa o organización sin fines de lucro es la única que busca patrocinio, piénselo nuevamente. Miles y miles de sus competidores harán lo mismo. Tal vez no se dirijan al mismo patrocinador, pero la historia no cambia tanto.
Cualquier empresa conocida por su patrocinio será bombardeada constantemente con un montón de cartas y un sinfín de correos electrónicos. Debe distinguirse de inmediato o tu carta terminará en la basura, ya sea la lata física o la digital.
Por eso es bueno tener una conexión, como mencioné en la última sección. Si al menos mete el pie en la puerta a través de alguien que conoce al patrocinador, su patrocinador potencial puede estar más dispuesto a comunicarse con usted. Sin eso, eres solo otro en ese montón interminable, ignorado o destruido por completo.
Olvidó los datos de la audiencia
Lo mejor es elegir un patrocinador con el que trabajar en el que haya algo de superposición, ya sean objetivos similares o una audiencia similar. Es posible que conozca a su audiencia excepcionalmente bien, pero el patrocinador no tiene forma de obtener la misma información si omite los datos de la audiencia.
En serio, no puedo enfatizar lo suficiente la importancia de esto. Tómese el tiempo para recopilar los datos de su audiencia e inclúyalos como parte de su carta, incluso si solo hay una breve mención. De lo contrario, es probable que su carta no reciba una segunda mirada del patrocinador.
La línea de tiempo es demasiado ajustada
Si su evento es la próxima semana, entonces es mejor que olvide intentar conseguir patrocinio en ese momento. Para cuando su carta llegue al patrocinador, será demasiado tarde. Es posible que quieran ayudar pero no podrían.
Por supuesto, el patrocinador podría querer trabajar con usted si puede planificar mejor la próxima vez, pero su falta de organización también puede dejarles un mal sabor de boca. Es posible que se pierda una oportunidad potencialmente buena solo por su mala planificación.
Las 7 mejores prácticas para escribir cartas de patrocinio
Mientras revisa su borrador carta de patrocinio por doceava vez (o quizás la quincuagésima), asegúrese de seguir estas mejores prácticas para lograr el mayor éxito.
Lidere con su conexión
En periodismo, hay un término conocido como enterrar el lede (o plomo). El lede es la oración más importante del artículo. Debe ser una de las primeras oraciones y ciertamente en el primer párrafo.
Cuando entierras un lede, el quid de la historia no comienza hasta el tercer o cuarto párrafo. Es posible que el lector no llegue tan lejos, por lo que se pierde todo el sentido de la historia.
También puede ocultar fácilmente el lede en su carta de patrocinio si no puede identificar los componentes más importantes. Lo crea o no, esa no es su solicitud de dinero. En cambio, se trata de a quién conoces.
Esto te separa del resto del grupo, y te lleva de un completo desconocido a alguien con quien el patrocinador puede estar familiarizado. Además, como dije antes, podría ser la diferencia entre que el patrocinador lea su carta o se la salte por completo.
Si estuvo en un evento y conoció al patrocinador o alguien que lo conectó, comience con eso. La solicitud de dinero puede llegar más tarde, confía en mí.
Personalizar, personalizar, personalizar
¿Será esta carta la única solicitud de patrocinio que envíe? Probablemente no. Es probable que tenga una gran lista de patrocinadores potenciales con los que conectarse, pero uno no tiene que saber que los demás existen.
Personalizar cada una de sus cartas es una buena manera de hacer que su patrocinador no se dé cuenta de que estás cortejando a otros. Nunca dirija su carta al señor, a la señora o al temido «a quien corresponda». Busque un contacto en la empresa patrocinadora y escríbale específicamente. Hable sobre las virtudes de la empresa que le gustan también.
Aunque sí, se necesita más tiempo y esfuerzo para elaborar letras personalizadas que para insertar algunos nombres en una plantilla genérica, vale la pena.
Recuerda de quién se trata la carta
Otra razón para personalizar es que mantienes el enfoque de la carta donde se supone que debe estar: en el patrocinador mismo . Ahora no es el momento de escribir una sinopsis en profundidad sobre su causa o lo que espera lograr en el año fiscal.
Es necesario una oración o dos sobre usted, pero en su mayor parte, es todo sobre el patrocinador. Claro, esto es como untarlos, pero eso no es malo en este caso.
Sea breve
Si su carta de patrocinio no caben en una sola página de papel impreso, luego debe retroceder y acortarla.
Los patrocinadores son personas ocupadas, como usted. No pueden leer páginas y páginas en un n intente atraerlos y convencerlos de que donen. Si bien no existe una regla estricta y rápida de contar palabras, unos pocos párrafos deberían ser suficientes.
Solicite una opinión o ayuda
Aquí hay otro truco para despertar el interés del patrocinador: pídale algo. No, no es dinero (todavía no), pero tal vez su ayuda o incluso sus pensamientos sobre algo. Al hacer esto, está admitiendo que es un experto. También está demostrando que valora lo que tienen que decir, algo más que podría encaminarlo hacia una relación laboral.
Establezca una hora para una reunión o una llamada telefónica
Puede que no se sienta la persona más segura si se está acercando a un patrocinador por carta por primera vez, pero Tengo que fingir hasta que lo consigas. No deje que el patrocinador determine cuándo podrán hablar los dos.
Una vez más, son personas ocupadas, por lo que es posible que no tengan tiempo para usted durante semanas o meses. Además, si nunca recibes una respuesta del patrocinador, lo que sucede, entonces la pelota está en su cancha y eso es todo.
Mientras que, cuando eres tú quien proponga un día o una hora para una llamada telefónica, como escribí antes, el patrocinador tiene que decir algo, ya sea una respuesta negativa o positiva. ¡Algo siempre es mejor que nada, después de todo!
Evite las bromas aburridas
Además de omitir «a quien pueda interesar», elimine todo el resto de la charla y las bromas de su carta. Estos incluyen cosas como «espero que estés bien» o «¿cómo estás?» o incluso «¿cómo está el tiempo?»
Estos rompehielos no parecen muy confiados. Además, comenzar de esta manera entierra el lede, lo que no quieres hacer.
Cuatro modelos de cartas de patrocinio que funcionan
Si necesita ayuda adicional para perfeccionar su carta de patrocinio, está bien. Actualicé esta publicación con cuatro nuevas plantillas que puedes usar. Estos incluyen oportunidades de patrocinio para eventos, atletismo, torneos de golf y contras en especie.
Plantilla n. ° 1: Ejemplo de carta de patrocinio para un evento
Podría decirse que la carta de patrocinio más común es una para obtener financiación para un evento. Desde conferencias, exposiciones y todo lo demás, si desea el respaldo financiero de un patrocinador para su evento, siga esta plantilla.
Hola,
Recientemente me comuniqué con acerca de un próximo evento para mi empresa / organización, y mencionaron que sería bueno contactar con usted.
Mi empresa / organización estaba pensando en o para un evento y me encantaría saber lo que piensa. Actualmente estamos planeando organizar el evento el. Nuestra compañía….
Creemos que podríamos atraer a través de este evento, pero buscamos el respaldo financiero adecuado, como de. Si ayuda a nuestra empresa / organización, su financiación lo haría.
¿Tiene tiempo para discutir más esta oportunidad? Por favor hagamelo saber.
Atentamente,
Plantilla # 2: Ejemplo de carta de patrocinio para atletas
Si tiene un equipo atlético o una actividad deportiva en la agenda, entonces la plantilla de carta anterior realmente no funcionará. Necesita uno que se adapte mejor a sus objetivos, como este.
Estimado:
Nos conocimos hace unas semanas en. Recuerdo haber hablado con usted entonces sobre su interés en las oportunidades deportivas, por lo que pensé en comunicarme con usted ahora.
Nuestra empresa / organización está organizando una y le encantaría contar con el patrocinio de. El equipo que hemos construido es muy talentoso y está emocionado de jugar, pero necesitamos el respaldo de una empresa como la suya porque.
Al ayudar en nuestras actividades atléticas, nuestro equipo podría hacerlo.
Me encantaría hablar con usted sobre esto cuando esté disponible. Déjeme saber qué le funciona. Muchas gracias por su tiempo.
Atentamente,
Plantilla n. ° 3: Modelo de carta de patrocinio para un torneo de golf
Si se está enfocando más en un deporte específico, como un torneo de golf, entonces su carta de patrocinio no será idéntica a la anterior. Aquí hay algunos ajustes que puede hacer.
Hola,
Me recomendó y pensé que encajaría perfectamente como un ávido fanático y partidario del golf.
Esto atraerá, lo cual notamos que se superpone con algunos de los objetivos de su propia empresa. Por lo tanto, pensamos que una asociación patrocinada sería adecuada para ambos.
Al aceptar el patrocinio,. Estaré encantado de responder cualquier pregunta o discutir esta oportunidad con usted. Qué pasa ? También puedo trabajar con gusto en su horario. Házmelo saber.
Espero tener noticias tuyas.
Atentamente,
Plantilla # 4: Ejemplo de carta de patrocinio para Contra o In- Patrocinios amables
¿Qué sucede si no busca necesariamente fondos o una donación, sino bienes y servicios? Eso se conoce como patrocinio en especie y requiere un tipo completamente diferente de carta de patrocinio.
Aquí tienes una plantilla para estimular tu creatividad.
Buenos días / tardes,
Su nombre ha surgido a través de algunas de nuestras conexiones, y pensé en tomarme el tiempo para presentarme formalmente. Yo soy y mi organización / empresa lo hace.
He mencionado a su empresa porque. Actualmente, nuestra organización / empresa está buscando donaciones en especie, y nos gustaría preguntarle si consideraría donar.
Nuestra empresa / organización debería hacerlo, y creemos que usted podría ser una parte integral ayuda con eso. Si dona.
Me encantaría hablar más sobre esto con usted, tal vez en si eso funciona para usted. Si no es así, avíseme en un momento más apropiado.
Muchas gracias.
Cosas que debe evitar en su carta de patrocinio
Hay varias cosas que no desea hacer en su alcance inicial. Sin ningún orden en particular, son:
- Solicitudes financieras específicas
- Cuadrículas y niveles de patrocinio
- Solicitudes de productos gratuitos para patrocinio en especie
- Folletos, panfletos, muestras o propuestas
- Imágenes de sus partes interesadas o usuarios del programa
- Centrarse en la necesidad
- Palabras como «a quién preocupación ”(asegúrese de enviar la carta a una persona específica)
- Supuestos sobre su público objetivo o grupo demográfico clave
- Acuerdos de patrocinio solicitando una firma o contrato la primera vez que se comunica para ellos
Manténgase enfocado en el objetivo principal de la carta de patrocinio: presentar su oportunidad de una manera respetuosa y solicitar una reunión.
¡Tiempo de seguimiento!
Si envió su carta a un cliente potencial frío, lo primero que debe hacer es implementar todas las técnicas sugeridas en las publicaciones del blog que se enumeran en este artículo. En otras palabras, intente calentar el contacto y conectar con ellos directamente.
Si no puede establecer una conexión directa con su cliente potencial, prepárese para realizar un seguimiento. Un monton. Recuerde que estas personas reciben cientos de este tipo de solicitudes cada semana (¡o todos los días en algunos casos!). Empiece por hacer un seguimiento de la fecha y hora en que les dijo que lo haría, luego haga un seguimiento más.
Cómo escribir una carta de agradecimiento por el patrocinio
La carta de agradecimiento que envía a sus patrocinadores en realidad se denomina informe de cumplimiento. En un informe de cumplimiento, describe todas las cosas que prometió a sus patrocinadores, cuánto pagaron por esos beneficios, beneficios de patrocinio tanto tangibles como intangibles, y luego informa qué tan bien entregó esos activos junto con el valor revisado de lo que realmente entregado.
Desea asegurarse de agradecer a sus patrocinadores dentro de una semana del final de su evento o campaña (o trimestralmente si tiene una relación de un año con sus patrocinadores).
Recuerde, si su primer punto de contacto con un patrocinador es escribirle una carta de solicitud de patrocinio, ¡sus posibilidades de éxito son muy bajas! Puede utilizar la carta de patrocinio para captar su atención, calentar una llamada o, mejor aún, para resumir los resultados de una reunión reciente antes de pasar a una propuesta de patrocinio completa.
Como último recurso, después Al intentar todas las técnicas enumeradas anteriormente, una carta de solicitud de patrocinio puede ayudar a abrir las puertas … ¡pero debe hacerlo correctamente! Una carta o propuesta, sin importar lo bien redactada que esté, nunca reemplaza las buenas ventas centradas en el patrocinador a la antigua.
Conclusión
Si bien es un patrocinio La carta puede ser una herramienta valiosa para conseguir un patrocinador potencial, no puede simplemente pedir dinero de inmediato. Es un arte escribir una de estas cartas. Con las plantillas, la infografía y las mejores prácticas destacadas en este artículo, está en camino de concretar su próxima carta de patrocinio. ¡Mucha suerte!
ACERCA DEL AUTOR
Chris Baylis es el presidente y director ejecutivo de The Sponsorship Collective y un fanático del patrocinio confeso.
Después de varios años como patrocinador (así es, ¡el que invierte el dinero!), Chris decidió pasar al lado de las ventas de patrocinio, donde personalmente ha cerrado decenas de millones de dólares en acuerdos de patrocinio. Chris ha estado en la primera línea de acuerdos de patrocinio multimillonarios y ha creado y entrenado equipos para hacer lo mismo.
Chris ahora pasa su tiempo trabajando con los clientes para valorar sus activos y desarrollar estrategias que impulsen Ventas. Como orador consumado y consultor internacional, Chris ha ayudado a sus clientes a recaudar millones en dólares de patrocinio.
Conéctese con Chris a través de: The Sponsorship Collective | Twitter | LinkedIn