Escribir sobre un empleado no es algo que nadie espere ni la primera opción de nadie. A menudo, las advertencias escritas son una señal de que los primeros procesos disciplinarios han ido y venido, y de que un empleado se encamina hacia el despido. En este punto, es probable que haya invertido mucho tiempo y esfuerzo para ayudarlos a cambiar, con poca o ninguna mejora.
Escalar las cosas «oficialmente» puede parecer intimidante, pero también es una oportunidad. la advertencia escrita crea un rastro de papel y proporciona a los empleados una estructura formal para que las cosas vuelvan a encarrilarse. Siga estos ocho sencillos pasos para asegurarse de hacerlo bien.
No lo haga cuando esté enojado
Puede resultar extraño empezar con un «no», pero este paso es, con mucho, el más importante. No trabaje en la redacción de un empleado cuando ya esté enojado o estresado por la situación. Debe poder documentar las cosas de manera objetiva (lo que veremos a continuación), y eso puede ser difícil cuando está involucrado emocionalmente.
Es probable que ya haya pasado por un proceso disciplinario verbal y tal vez se le dé retroalimentación varias veces, de múltiples formas. Es posible que esté listo para que los empleados sepan lo mucho que se han equivocado. Por muy tentador que sea, no lo haga.
Es importante mantener la calma en cualquier situación disciplinaria de los empleados, pero aún más cuando se trata de documentación escrita. Un informe formal de un empleado se incluirá en su registro de empleado, que no debe asumir que nadie más lo verá nunca. En el caso de una demanda por despido injustificado, debe compartir cualquier documentación que tenga sobre el desempeño de un empleado y desea que las cosas sigan siendo comerciales, no personales.
Un informe formal del empleado también es un formulario de disciplina progresiva destinada a ayudar a corregir el comportamiento de los empleados de una manera tangible, no a ser una diatriba escrita contra ellos. Si no es una información útil para ellos o simplemente está desahogando, no es apropiado incluirla. Si un empleado hace algo mal y es para escribirlo, tómese un día, consiga algo de espacio y entérese con la mente clara.
Documente el problema
Ahora, en el hacer. La documentación es importante para evaluar el desempeño de los empleados, ya sea bueno o malo, y los gerentes deben sentirse cómodos al documentar todo tipo de interacciones de los empleados. Tener documentación sólida puede protegerlo al:
- Proporcionar un registro de documentos en el caso de una demanda de un empleado, incluso en los estados a voluntad.
- Respaldar las decisiones detrás de cada empleado acción que toma, incluido por qué algunos empleados son promovidos y otros son despedidos, así como quién recibe un aumento y por qué.
- Dar un cronograma concreto del comportamiento de los empleados y la acción disciplinaria progresiva.
Cuando esté listo (y tranquilo), comience la redacción de su empleado con documentación que explique el problema con su desempeño:
- Dirija su redacción al empleado y proporcione un registro de su comportamiento hasta este punto.
- Use ejemplos específicos con fechas y horas.
- Por encima de todo, ciñete a los hechos. Sea objetivo, y solo hable de lo que sucedió y cuándo.
En una reseña de un empleado, asegúrese de no agregar su propio giro o hacer que los empleados sientan que está cumpliendo un venganza personal. No digas: «Tom es un procrastinador y un vago». Diga: «Tomás llegó tarde a su turno tres veces» e incluya cuáles fueron esos turnos, con los horarios exactos de entrada.
Utilice las políticas de la empresa para respaldarlo
¿Alguna vez escuchó a alguien decir que la razón por la que fueron despedidos es porque simplemente no le agradaban a su gerente? Si bien los empleados pueden decir que es parcial o sacar sus propias conclusiones por una evaluación de desempeño deficiente, el objetivo de un gerente debe ser todo lo contrario.
No es que los empleados no puedan cumplir con un estándar arbitrario . Es que no cumplen con las políticas de la empresa que acordaron cuando fueron contratados. Entonces, una vez que haya analizado lo que está mal en el desempeño de un empleado, el siguiente paso es explicar su razonamiento y vincular sus acciones con las políticas de la empresa y las expectativas para su función. A continuación se muestran algunos escenarios comunes:
- Un empleado llega constantemente tarde al trabajo: consulte su política de asistencia que exige que los empleados solo puedan llegar tarde dos veces antes de que se tomen medidas disciplinarias.
- Violaciones del código de vestimenta: incluya que la política de la compañía dice que los empleados siempre deben usar su uniforme esperado mientras estén en el reloj.
- Un empleado continúa usando las redes sociales durante las horas de trabajo: cite su regla de uso del teléfono celular y que los empleados no deben usar las redes sociales ni los dispositivos personales mientras están en el reloj.
Cuando se trata de disciplina progresiva, un artículo es una explicación para explicar por qué el comportamiento documentado no está activo al estándar y cómo se espera que mejoren los empleados.Si sus empleados firmaron un manual del empleado o una política de asistencia cuando fueron contratados, ahora es un buen momento para incluirlos también.
Incluya declaraciones de testigos relevantes
Si el problema de desempeño está en juego fue planteado por otro miembro del equipo, involucra a varios empleados, o su empleado trabaja en estrecha colaboración con otro supervisor o gerente de turno entre ustedes, incluya su declaración en su informe. Tenga en cuenta que cualquiera de estas declaraciones puede ser relevante más adelante en el caso de un reclamo legal. Por lo tanto, es importante que las declaraciones de los testigos sigan las mismas pautas que una buena documentación:
- Todas las declaraciones de los testigos deben ser observaciones fácticas, no opiniones subjetivas.
- Las declaraciones de los testigos deben ayudar a construir un caso creíble de comportamiento continuo que conduzca a la redacción del empleado.
- Las declaraciones de los testigos deben incluir cualquier esfuerzo o medida disciplinaria de otros supervisores para corregir el comportamiento en el camino.
Establezca expectativas de mejora
Una vez que haya detallado dónde debe mejorar el desempeño de su empleado y por qué, es hora de establecer pautas sobre cómo espera que lo corrijan. No es útil exponer simplemente lo que los empleados han hecho mal. De hecho, Harvard Business Review informa que más empleados preferirían recibir comentarios correctivos de su jefe que elogios y que el 72% de los empleados cree que su desempeño mejoraría si recibieran comentarios correctivos.
Los comentarios correctivos son honestos, se centra en el problema (no en la persona) e incluye pasos para mejorar. Así que prepare a sus empleados para lo que vendrá después una vez que hayan recibido su informe. Incluya la acción correctiva necesaria y cuál será el resultado si mejoran o si las cosas empeoran. Si el empleado no mejora y el siguiente paso después de la redacción es el despido, déjelo en claro para que esté preparado exactamente para lo que está en juego.
Entregue la noticia en persona (y pruebe del recibo)
Una vez que haya terminado el informe disciplinario, programe una reunión con su empleado y revísela juntos en persona. Traiga un testigo para confirmar que la reunión se llevó a cabo y que su empleado fue informado de las preocupaciones sobre su desempeño laboral. Entonces es hora de que comience la conversación:
- Comparta sus inquietudes y guíe a los empleados a través de cada ejemplo de desempeño deficiente. Si su empleado solicita pruebas o argumenta que se produjo o no un problema determinado, utilice su documentación.
- Señale las políticas de su empresa. Todos los empleados leyeron y aceptaron las políticas cuando fueron contratados.
- Explique lo que sucede a continuación y qué pasos espera que tomen en respuesta al informe.
- Al final , haga que su empleado firme el escrito confirmando que lo ha recibido y lo ha leído.
Es posible que su empleado no se tome bien la noticia. Pueden negarse a firmar el informe. Si le preocupa que ese pueda ser el caso, la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos sugiere dejar espacio en el informe para que los empleados agreguen sus propios comentarios y una respuesta firmada, o permitir que los empleados envíen una refutación por escrito con su firma, que usted luego puede adjuntarlo a su informe disciplinario.
Guarde una copia para sus registros
Una vez que su empleado haya firmado el informe, entréguele una copia y quédese con una registros. Agréguelo a su archivo de empleado para que tenga un registro y prueba de que recibieron el escrito.
Si surge algún tipo de despido injustificado o demanda por discriminación, tendrá el respaldo que necesita. La documentación mostrará que manejó el proceso correctamente y que su empleado fue informado en cada paso del camino.
Seguimiento
El proceso disciplinario no termina después de que escribe a un empleado . Finalmente, asegúrese de hacer un seguimiento según el horario que describió en el aviso disciplinario. Vea si el desempeño de su empleado mejora y si mantiene los cambios esperados en su redacción. De lo contrario, ya ha establecido los pasos para lo que viene a continuación.
Si su empleado mejora, considere continuar el período de prueba después de la fecha de redacción. La confianza toma tiempo para reconstruirse y no se convertirán en empleados del mes de la noche a la mañana. Tomó tiempo para que las cosas llegaran a la etapa de notificación disciplinaria, y llevará tiempo recuperarlas.
Una reseña de un empleado no es una respuesta mágica a los problemas disciplinarios. A veces se necesita un aviso formal para darle a un empleado la llamada de atención que necesita para cambiar su comportamiento. Si mejoran, déles más responsabilidad y vea si continúan a la altura del desafío.