Cómo agrupar datos en una tabla dinámica de Excel. Ejemplos para agrupar fechas, números y campos de texto. Cómo solucionar problemas de agrupación y evitar problemas.
Agrupar datos
En una tabla dinámica, puede agrupar fechas, números y campos de texto. Por ejemplo, agrupe las fechas de pedido por año y mes, o agrupe las puntuaciones de las pruebas en bandas de 10. Puede seleccionar manualmente elementos de texto en un campo de tabla dinámica y agrupar los elementos seleccionados. Esto le permite ver rápidamente los subtotales de un conjunto específico de elementos en su tabla dinámica.
Este video muestra cómo agrupar fechas por mes y años, y cómo agrupar elementos de texto manualmente. Hay pasos escritos debajo del video.
Agrupación automática de fechas
En Excel 2016 y versiones posteriores, las fechas se agrupan automáticamente cuando agrega un campo de fecha a una tabla dinámica. Puede deshacer la agrupación en Excel 2016 y desactivar esa función en versiones posteriores.
Desactivar la agrupación automática de fechas
En Excel 2019 y Excel 365, puede cambiar una opción de Excel configuración, para activar o desactivar esta función de agrupación de fechas
NOTA: Esta es una configuración a nivel de aplicación y afectará a todos sus libros de Excel.
Para activar la función de agrupación de fechas automática desactivado:
- En la cinta, haga clic en la pestaña Archivo, luego haga clic en Opciones
- A la izquierda, haga clic en la categoría Datos
- Al final en la sección Opciones de datos, agregue una marca de verificación para «Deshabilitar la agrupación automática de columnas de fecha / hora en tablas dinámicas»
- Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva configuración.
Deshacer la agrupación de fechas
Para todas las versiones (Excel 2016 y posteriores), puede desagrupar manualmente las fechas con uno de estos métodos :
Atajo de teclado
- Agregue el campo Fecha a la tabla dinámica
- Presione inmediatamente Ctrl + Z para deshacer la agrupación automática de fechas
- Los campos agrupados se eliminan y el campo Fecha original permanece en la tabla dinámica
Comando de desagrupar
- Agregue el campo Fecha a la tabla dinámica
- En cualquier momento, haga clic con el botón derecho en cualquiera de los elementos o encabezados del campo de fecha
- En el menú contextual, haga clic en Desagrupar
- Los campos agrupados se eliminan y el campo Fecha original permanece en la tabla dinámica
Agrupación de fechas
En una tabla dinámica, hay varias en las opciones para agrupar fechas: segundos, minutos, horas, días, meses, trimestres y años.
Puede seleccionar una o más de esas opciones para crear el tipo de agrupación de fechas que necesita. Los ejemplos siguientes muestran cómo agrupar las fechas:
– Por mes y año
– Por semana
– Por período de 4 semanas
Agrupar fechas por mes y año
Para agrupar los elementos en un campo de fecha
- Haga clic con el botón derecho en una de las fechas de la tabla dinámica.
- En el menú emergente, haga clic en Grupo
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione una o más opciones de la lista «Por».
- Para limitar las fechas que se agrupan, puede establecer una fecha de inicio y finalización escribiendo las fechas en los cuadros «Comenzando a las» y «Finalizando a las»
- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
Agrupar fechas por semana
Para agrupar los elementos en un campo de fecha por semana
- Haga clic con el botón derecho en una de las fechas en la tabla dinámica.
- En el menú emergente, haga clic en Agrupar
- En el cuadro de diálogo Agrupación, seleccione Días en la lista «Por».
- Para «Número de días», seleccione 7
- Se determina el intervalo de la semana por la fecha en el cuadro «A partir de», así que ajústelo si es necesario. En el siguiente ejemplo, se ingresó el 1 de enero de 2012 como fecha de inicio.
- Haga clic en Aceptar
Agrupar fechas por períodos de 4 semanas
Vea este video para ver cómo agrupar el campo de fecha en períodos de 4 semanas y establecer la fecha de inicio. Hay instrucciones escritas debajo del video.
Agrupar fechas por período de 4 semanas
En este ejemplo, nuestra empresa tiene 13 períodos de ventas cada año, con 4 semanas en cada período. En el cuadro de diálogo Agrupación de la tabla dinámica, no hay ninguna opción para agrupar por semanas. En su lugar, podemos usar la opción Días.
Con un poco de aritmética simple, podemos calcular el número de días por período:
- 4 semanas por período
- 7 días por semana
- 7 x 4 = 28 días por período
Siga estos pasos para agrupar las fechas en períodos de 4 semanas:
- Haga clic con el botón derecho una de las fechas y haga clic en Agrupar
- En la ventana Agrupación, haga clic en Días, para seleccionarlo
- Si se seleccionan otros tipos de agrupaciones, haga clic en ellos para deseleccionarlos
- Establezca el número de días en 28
- NOTA: Para agrupar las fechas en períodos de 1 semana, use 7 como el número de días.
Uso de la fecha de inicio predeterminada
Como fecha de inicio, Excel selecciona automáticamente la primera fecha en sus datos de origen. En la captura de pantalla anterior, puede ver que el 1 de enero de 2013 es la fecha de inicio en estos datos de origen.
Si reviso Outlook, esa fecha cae en martes.
Si hago clic en Aceptar en la ventana Agrupación, Excel creará períodos que comienzan un martes. En las fechas agrupadas que se muestran a continuación, el primer período va del martes 1 de enero de 2013 al lunes 28 de enero de 2013.
Fijar la fecha de inicio
En lugar de utilizar la fecha de inicio predeterminada, puede ingresar una fecha diferente para obtener la fecha de inicio que necesita.
En este ejemplo, nosotros Cambiaremos la fecha de inicio al 31 de diciembre de 2012. Esa fecha cae en lunes, por lo que esto obliga a que todas las agrupaciones comiencen en lunes, que coincide con los períodos de ventas de la empresa.
Para fijar la fecha de inicio:
- Haga clic con el botón derecho en una de las celdas de fecha agrupadas en la tabla dinámica
- Haga clic en Grupo
- En la ventana Agrupación, cambie la fecha de inicio: 31 de diciembre de 2012
- NOTA: La casilla de verificación Auto para «Comenzando en» se borra automáticamente; déjela sin marcar.
- Haga clic en Aceptar
Ahora los períodos están agrupados correctamente, con un lunes como fecha de inicio de cada período.
Agrupar por fecha agrega elementos adicionales
Mire este breve video para ver cómo ocultar el texto en los elementos adicionales que se crean cuando agrupa un campo de fecha, o usa un línea de tiempo en Excel 2013, para filtrar por un período de fecha. Hay instrucciones escritas debajo del video.
Descargue el archivo de muestra para los elementos adicionales en la agrupación de fechas. El archivo comprimido está en formato xlsx y no contiene macros.
Agrupar por fecha agrega elementos adicionales
No hay forma de eliminar estos elementos adicionales, pero puede cambiar los subtítulos para reemplazar el texto con espacios. O agregue nuevos campos en los datos de origen, para calcular el año y el año / mes, para cada fecha, y use los nuevos campos en la tabla dinámica, en lugar de agrupar.
En Excel 2013, puede utilice el filtro de línea de tiempo para filtrar rápidamente por año, trimestre, mes o día.
Descargue el archivo de muestra para obtener más información elementos en la agrupación de fechas. El archivo comprimido está en formato xlsx y no contiene macros.
Números de agrupación
Utilice la agrupación para crear un resumen conciso, en lugar de mostrar una lista larga de números individuales. Este video le muestra los pasos y las instrucciones escritas están debajo del video.
Agrupar números
En lugar de enumerar los números individualmente en un campo de fila, puede agruparlos para crear un resumen conciso de los datos.
En este ejemplo, la tabla dinámica original muestra las unidades vendidas, por producto. En la columna C, muestra el número de pedidos en los que se vendió esa cantidad.
Para resumir los pedidos, agrupe las unidades por decenas. Entonces, en lugar de que el 3 y el 9 aparezcan en filas separadas, se resumirán en la agrupación del 1 al 10.
Para agrupar los números
- Haga clic con el botón derecho en uno de los números de unidad en la tabla dinámica.
- En el menú emergente, haga clic en Grupo
- En el cuadro de diálogo Agrupación, ingrese 1 en el cuadro Comenzando en
- En este ejemplo, el número más alto de unidades es 50 y, si es necesario, puede escribir un número más alto.
- Haga clic en Aceptar para aplicar la agrupación
En la tabla dinámica, las Unidades ahora aparecen en grupos: 1 – 10, 11 – 20, etc.
Para hacer un diseño más conciso, puede mover el campo de unidades agrupadas al área de Columnas, como encabezados.
Agrupar elementos de texto
El cuadro de diálogo Agrupar no está disponible si intenta agrupar elementos en un campo de texto. En su lugar, puede agrupar los elementos manualmente.
Mire este video para conocer los pasos para crear grupos a partir de elementos de texto. Luego, cambie el nombre de un grupo o agregue más elementos. Más tarde, puede desagrupar uno o más de los grupos. Hay instrucciones escritas debajo del video.
Agrupar elementos de texto
El cuadro de diálogo Agrupar no está disponible si intenta agrupar elementos en un campo de texto. En su lugar, puede agrupar manualmente los elementos.
- Seleccione los elementos que desea agrupar
- Haga clic con el botón derecho en uno de los elementos seleccionados y haga clic en Agrupar
Esto crea un nuevo campo en la lista de campos, con el nombre del campo original y un número, como Ciudad2
El nuevo campo se coloca sobre el campo original en el diseño de la tabla dinámica, y los elementos agrupados tienen un nombre genérico, como Grupo1.
Para cambiar el nombre del grupo:
- Haga clic en las celdas del encabezado con el nombre predeterminado , p.ej Grupo1
- Escriba un nombre nuevo, como Campaña A.
Para agregar más elementos a un grupo:
- Seleccione todos los elementos del grupo
- Presione la tecla Ctrl y seleccione los elementos que desea agregar al grupo
- Haga clic con el botón derecho en uno de los elementos seleccionados y haga clic en Grupo
- NOTA: Si se cambió el nombre del grupo, ese nombre se sobrescribirá con un nombre predeterminado.
Desagrupar elementos de texto
Después de agrupar manualmente elementos de texto, es posible que desee desagrupar algunos o todos de los grupos en un campo dinámico.
Para desagrupar un solo grupo:
- Haga clic con el botón derecho en un elemento del grupo
- Haga clic en Desagrupar, y el grupo vuelve a los elementos individuales.
Para desagrupar un solo grupo:
- Haga clic en en la parte superior de un encabezado de grupo, o haga clic en la parte superior del campo dinámico para seleccionar todos los elementos
- Haga clic con el botón derecho en un elemento del grupo
- Haga clic en Desagrupar y todos los grupos seleccionados volverán a ser elementos individuales.
Problemas al agrupar datos
Si intenta agrupar una fecha o un número campo, puede ver un mensaje de error que dice, «No se puede agrupar esa selección». Esto puede deberse al modelo de datos, celdas en blanco o elementos agrupados previamente. Consulte los detalles a continuación.
Modelo de datos
Cuando creó la tabla dinámica, si marcó el cuadro para «Agregar estos datos al modelo de datos», no podrá agrupar los elementos. En lugar de una tabla dinámica normal, es un Power Pivot basado en OLAP y la función de agrupación no está disponible.
Celdas o texto en blanco
En una tabla dinámica normal (no en el modelo de datos), la agrupación El problema generalmente ocurre cuando el campo contiene registros con
- una celda en blanco en un campo de fecha / número, o
- una entrada de texto en un campo de fecha / número.
Para solucionar el problema
- Para las celdas en blanco, complete la fecha / número (use una fecha / número ficticio si es necesario).
- Si hay texto en el campo de fecha / número, elimínelo.
- Si los números se reconocen como texto, use una de las técnicas para cambiar el texto a números reales. Luego, regrese a este tutorial de tabla dinámica y pruebe los pasos de agrupación.
Agrupación anterior
Si no tiene celdas o texto en blanco en la columna de fecha, es posible que quede un campo agrupado de la vez anterior en que agrupó los datos.
- Compruebe la lista de campos para ver si hay una segunda copia del campo de fecha, por ejemplo Fecha 2.
- Si lo hay, agréguelo al área de la fila y desagrupelo.
- Luego, debería poder agrupar el campo de fecha nuevamente.
Agrupar en una tabla dinámica afecta a otra
Si crea dos tablas dinámicas basadas en la misma tabla de Excel en Excel 2007, cuando cambia la agrupación en una tabla dinámica, la misma agrupación aparece en la otra tabla dinámica.
Debido a que creaste las dos tablas dinámicas a partir de los mismos datos de origen, por defecto usan la misma caché dinámica, la agrupada los elementos son iguales en ambas tablas.
Para usar diferentes agrupaciones en cada tabla dinámica, necesitará crear una caché dinámica separada para cada tabla dinámica.
Utilice el siguiente método, sugerido en los grupos de noticias de Excel por Dave Peterson.
Para crear una caché dinámica separada para la segunda tabla dinámica:
- Corte la segunda tabla dinámica y péguela en un nuevo libro de trabajo.
- Cambie la agrupación de la segunda tabla dinámica.
- Corte la segunda tabla dinámica del nuevo libro de trabajo y péguela nuevamente en el libro de trabajo original.
Descargue el Archivo de muestra
Descargue el archivo de muestra comprimido para este tutorial
Herramientas de tabla dinámica
Para ahorrar tiempo al crear, formatear y modificar sus tablas dinámicas, utilice las herramientas en mi complemento Pivot Power Premium. Con solo unos pocos clics, puede:
- copiar el formato de una tabla dinámica y aplicarlo a otra tabla dinámica.
- cambiar todos los valores de Count a Sum
- eliminar la «Sum of» de todos los encabezados
¡y mucho más!
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