Scopo del progetto: è un obiettivo in movimento e uno su cui vuoi ottenere un bersaglio prima di mappare il tuo progetto. Definito come la somma di tutte le risorse, i risultati finali, le funzionalità e le attività allinterno di un determinato progetto, lambito del progetto è il confine in cui esiste lintero progetto. Ma anche per iniziare a definirlo, dovrai immergerti un po più a fondo e delineare lambito del progetto per definire meglio gli obiettivi di business, i risultati finali e altro al fine di ottenere il consenso delle principali parti interessate.
Questa è la tua dichiarazione sullambito del progetto e, molto simile allo Scope of Work (SOW), esiste per rafforzare lambito del tuo progetto per tutte le parti partecipanti.
Cosè una dichiarazione sullambito del progetto?
Tipicamente scritta dal project manager, una dichiarazione sullambito delinea lintero progetto, inclusi eventuali risultati finali e le loro caratteristiche, nonché un elenco di parti interessate che saranno interessate. Comprenderà anche tutti i principali obiettivi del progetto, risultati finali e traguardi per aiutare a misurare il successo.
La dichiarazione dellambito del progetto fungerà da strumento principale per le parti interessate e i compagni di squadra a cui fare riferimento e utilizzare come linea guida per misurare con precisione successo del progetto.
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Schema della dichiarazione sullambito del progetto
Simile alle cinque W del giornalismo: chi, cosa, quando , Dove, perché: per delineare correttamente la dichiarazione dellambito del progetto, devi affrontare queste sette cose:
Giustificazione
Nessun progetto inizia senza una necessità già esistente, quindi usa quella come tua giustificazione. Inizia la dichiarazione dellambito del progetto spiegando la necessità del tuo progetto e come il risultato finale risolverà tale esigenza.
Esempi di esigenze possono includere:
- È arrivato un concorrente con un nuovo prodotto che attualmente non ha concorrenza di mercato
- Il feedback dei clienti ha chiesto un nuovo strumento da includere nel tuo prodotto
- Si è presentata unopportunità di integrazione verticale / entrate ricorrenti
Descrizione dellambito
Potrebbe sembrare abbastanza facile, ma questo è uno dei passaggi più importanti. Da un alto livello, elenca cosa rientra nellambito del tuo progetto e cosa è fuori ambito. Ciò contribuirà a stabilire i confini per lesistenza del progetto. Gestisce anche le aspettative / input dei tuoi stakeholder e offre ai membri del tuo team alcuni limiti creativi entro i quali lavorare.
Obiettivi aziendali
Delinea i tuoi obiettivi aziendali definendo gli obiettivi che la tua azienda spera di raggiungere. realizzare con questo progetto. Ciò può includere le date degli obiettivi di lancio del prodotto, un nuovo modello di business per generare un tasso più elevato di entrate ricorrenti, una maggiore soddisfazione dei clienti, aumentare gli acquirenti per la prima volta e altri.
Risultati del progetto
Elenco i risultati che i membri del tuo team devono produrre per raggiungere gli obiettivi di business. Ciò può includere il prodotto stesso, manuali di istruzioni e installazione, materiale di marketing, comunicati stampa, campagne pubblicitarie e altro.
Esclusioni di progetti
Sebbene sia imperativo definire i confini attorno a ciò che progetto include fin dallinizio, è anche estremamente importante elencare ciò che questo progetto non include. Ad esempio:
- Aggiornamenti dellapplicazione pianificati per un progetto successivo e intenzionalmente non inclusi in questo progetto
- Accesso del cliente limitato o riprogrammato a determinate linee di supporto / funzionalità del prodotto
Vincoli
I vincoli di progetto sono ciò che rende la gestione dei progetti un tale puzzle da risolvere. I primi tre vincoli, o il triplo vincolo, alla gestione di qualsiasi progetto sono in genere tempo, denaro e ambito. Sono interconnessi, il che significa che se tiri una leva su “ambito”, si sposterà anche unaltra leva su “denaro” o “tempo”.
Ma ci sono ulteriori vincoli di progetto che possono sorgere in qualsiasi momento , inclusi rischio, risorse, organizzazione, metodo, clienti e altro ancora. Elenca tutti i vincoli che prevedi nel tuo progetto, in modo da poter provare a disporre di soluzioni pronte per il lancio quando necessario.
Presupposti
I tuoi presupposti di progetto ruotano tipicamente intorno a cose finiscono per essere vincoli, inclusi tempo, denaro e portata. Ad esempio, è in questa sezione che elencherai “il team di sviluppo front-end sarà disponibile durante questo periodo di tempo del progetto”, oppure “il team di assistenza clienti riceverà una formazione sui nuovi prodotti entro x volte”. È importante elencarli in quanto ciò non solo dirà agli stakeholder chiave quali sono le tue risorse primarie necessarie per portare a termine il progetto, ma ti darà anche una rapida visione di dove si trovano i tuoi maggiori fattori di rischio.
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Lo schema della dichiarazione dellambito del progetto ti aiuterà a fungere da indicatori mentre costruisci la tua dichiarazione completa dellambito.Perché mentre prevedere il futuro del progetto è impossibile a un livello così alto, questo è il primo passo per ottenere il tuo progetto il più vicino possibile al risultato. Partendo dalle sette affermazioni chiave di cui sopra, puoi ottenere un vantaggio su un progetto di successo.
Dichiarazione dellambito del progetto e ambito di lavoro
Ci sono alcune cose che riguardano lambito del progetto le dichiarazioni in genere vengono confuse con, incluso il tuo ambito di lavoro. Possono sembrare simili, ma qui ci sono le differenze principali tra questi due.
Il tuo ambito di lavoro è un accordo di lavoro, in genere tra consulente e cliente, che descrive in dettaglio laccordo del lavoro da eseguire, incluso, ma non limitato a:
- Deliverables / prodotti / risultati
- Cronologia del progetto
- Traguardi del progetto
- Rapporti per catalogare lavanzamento del progetto
Sebbene il tuo ambito di lavoro possa richiedere molto tempo per scrivere, delinea il progetto stesso e non necessariamente il piano da seguire. La dichiarazione dellambito del progetto, a sua volta, adempie a tale ruolo descrivendo e mappando esattamente cosa aspettarsi dal piano del progetto e dal progetto stesso.
Dichiarazione dellambito del progetto e piano di gestione dellambito del progetto
Potrebbero sembrare simili e il risultato del progetto potrebbe essere simile, ma una dichiarazione dellambito del progetto è diversa dal piano di gestione dellambito del progetto. Un piano di gestione dellambito del progetto è ciò che segue la dichiarazione dellambito del progetto, descrivendo in dettaglio il progetto dallinizio alla fine.
Inoltre, aiuta a definire il lavoro che deve essere svolto nel corso del progetto e controlla e monitora questi processi. Inoltre, documenta e tiene traccia delle fasi per evitare lo scivolamento dellambito e aiuta con la chiusura del progetto, incluso un audit dei risultati finali e la valutazione del risultato del progetto per i fattori di successo.
La tua dichiarazione dellambito non è altrettanto coinvolta, è solo lombrello sul piano di gestione dellambito del progetto, che funge da rubrica per le parti interessate e i membri del team da seguire.
Best practice per una dichiarazione di successo dellambito del progetto
Ecco le best practice da considerare mentre scrivi la dichiarazione dellambito del progetto:
- Evita di usare un linguaggio pesante. Parlerai con più persone di più dipartimenti e specializzazioni, quindi mantieni un linguaggio coerente e chiaro.
- Sii breve. Poiché si tratta di un documento che cerca il consenso delle parti interessate, è probabile che sarà necessario apportare molte modifiche prima che sia finalizzato e dovrà essere una guida di riferimento rapido per dopo. Quindi, mantieniti semplice e salva la verbosità per il tuo piano di progetto completo.
- Stai lontano da affermazioni generiche. Non vuoi impegnare eccessivamente le tue risorse nel progetto prima ancora che abbia inizio.
- Assicurati che risponda a domande, come:
- Quali sono i vantaggi aziendali a lungo termine?
- Cosa fornisce ai nostri clienti che non esiste già?
- È meglio di quello che offriamo attualmente sul mercato?
In che modo ProjectManager.com può aiutarti con la dichiarazione sullambito del progetto
Limplementazione di un progetto importante può richiedere tempo ed energie. Non lasciarti sopraffare prima del calcio dinizio. Per i principianti, puoi utilizzare il nostro modello di struttura di suddivisione del lavoro gratuito e ottenere una visuale sui risultati finali, nonché sulle attività necessarie per completare prima di inviare la dichiarazione dellambito del progetto.
Da lì, puoi provare ProjectManager.com e utilizza le nostre funzionalità di gestione delle attività per organizzare, assegnare priorità e ordinare tutte le attività necessarie per fase del progetto. Puoi persino chiedere ad altre persone un contributo: i membri del team possono commentare direttamente le attività in modo che la comunicazione rimanga organizzata e al punto.
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