Lektion 26: Änderungen und Kommentare verfolgen
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Einführung
Nehmen wir an, jemand bittet Sie, ein Dokument Korrektur zu lesen oder mit ihm zusammenzuarbeiten. Wenn Sie eine gedruckte Kopie hätten, könnten Sie dies tun Verwenden Sie einen roten Stift, um Sätze zu streichen, Rechtschreibfehler zu markieren und Kommentare am Rand hinzuzufügen. Mit Word können Sie all diese Dinge mithilfe der Funktionen zum Verfolgen von Änderungen und Kommentaren elektronisch ausführen.
Optional: Laden Sie unser Übungsdokument herunter
Sehen Sie sich das folgende Video an, um mehr über Nachverfolgungsänderungen und das Hinzufügen von Kommentaren zu erfahren.
Grundlegendes zu Nachverfolgungsänderungen
Wann Wenn Sie Änderungen verfolgen aktivieren, wird jede Änderung, die Sie am Dokument vornehmen, als farbiges Markup angezeigt. Wenn Sie Text löschen, wird dieser nicht ausgeblendet. Stattdessen wird der Text durchgestrichen. Wenn Sie Text hinzufügen, wird dieser unterstrichen. Auf diese Weise können Sie Änderungen anzeigen, bevor Sie die Änderungen dauerhaft vornehmen.
Wenn mehrere Prüfer vorhanden sind, wird jeder Person ein zugewiesen andere Markup-Farbe.
So aktivieren Sie Änderungen verfolgen:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf den Befehl Änderungen verfolgen.
- Änderungen verfolgen wird aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, als farbige Markups angezeigt.
Sie werden verfolgt Änderungen können abhängig von den Markup-Einstellungen Ihres Computers anders aussehen als oben.
Überprüfen von Änderungen
Nachverfolgte Änderungen sind eigentlich nur Änderungsvorschläge. Um dauerhaft zu werden, werden sie muss akzeptiert werden. Andererseits kann der ursprüngliche Autor einigen der nachverfolgten Änderungen nicht zustimmen und sie ablehnen.
So akzeptieren oder lehnen Sie Änderungen ab:
- Wählen Sie Die Änderung, die Sie akzeptieren oder ablehnen möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf den Befehl Akzeptieren oder ablehnen.
- Das Markup verschwindet und Word springt automatisch zur nächsten Änderung. Sie können jede Änderung weiterhin akzeptieren oder ablehnen, bis Sie sie überprüft haben alle.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Tr Befehl Änderungen bestätigen, um Änderungen verfolgen zu deaktivieren.
Um alle Änderungen gleichzeitig zu akzeptieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren -Der Pfeil nach unten und dann Alle akzeptieren. Wenn Sie Ihre Änderungen nicht mehr verfolgen möchten, können Sie Alle akzeptieren und Nachverfolgung beenden auswählen.
Optionen zum Anzeigen von Änderungen
Wenn Sie viele nachverfolgte Änderungen haben, können diese ablenken, wenn Sie versuchen, ein Dokument durchzulesen. Glücklicherweise bietet Word einige Möglichkeiten, um die Darstellung nachverfolgter Änderungen anzupassen:
- Einfaches Markup: Hier wird die endgültige Version ohne Inline-Markups angezeigt. Am linken Rand werden rote Markierungen angezeigt, um anzuzeigen, wo eine Änderung vorgenommen wurde.
- Alle Markups: Hier wird die endgültige Version mit Inline angezeigt Markups.
- Kein Markup: Hier wird die endgültige Version angezeigt und alle Markups ausgeblendet.
- Original: Hier wird die Originalversion angezeigt und alle Markups ausgeblendet.
So verfolgen Sie nachverfolgte Änderungen:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf den Befehl Zur Überprüfung anzeigen rechts neben dem Befehl Änderungen verfolgen.
- Wählen Sie die gewünschte Option aus der Dropdown-Liste Speisekarte. In unserem Beispiel wählen wir „Kein Markup“, um eine Vorschau der endgültigen Version des Dokuments anzuzeigen, bevor die Änderungen akzeptiert werden.
Sie können auch auf die Markierung am linken Rand klicken, um zwischen Simple Markup und All Markup zu wechseln.
Denken Sie daran Das Ausblenden von Änderungen verfolgen ist nicht dasselbe wie das Überprüfen von Änderungen. Sie müssen die Änderungen noch akzeptieren oder ablehnen, bevor Sie die endgültige Version Ihres Dokuments senden.
So zeigen Sie Revisionen in Sprechblasen an:
Die meisten Revisionen werden inline angezeigt, dh der Text selbst ist markiert. Sie können die Revisionen auch in Sprechblasen anzeigen, wodurch die meisten Revisionen an den rechten Rand verschoben werden. Durch Entfernen von Inline-Markierungen kann das Dokument leichter gelesen werden, und Sprechblasen bieten außerdem detailliertere Informationen Informationen zu einigen Markups.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf Markup anzeigen > Sprechblasen > Revisionen anzeigen in Luftballons.
- Die meisten Revisionen werden am rechten Rand angezeigt, obwohl der hinzugefügte Text weiterhin inline angezeigt wird.
Um zu Inline-Markups zurückzukehren, können Sie entweder Alle Revisionen inline anzeigen oder Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen auswählen.
Manchmal können Sie dies tun Sie möchten einen Kommentar hinzufügen, um Feedback zu geben, anstatt ein Dokument zu bearbeiten.Während es häufig in Kombination mit Track Changes verwendet wird, muss Track Changes nicht unbedingt aktiviert sein, um Kommentare hinzuzufügen.
So fügen Sie Kommentare hinzu:
- Markieren Text oder platzieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der der Kommentar angezeigt werden soll.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf Neu Kommentarbefehl.
- Geben Sie Ihren Kommentar ein. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Kommentarfeld schließen, indem Sie die Esc-Taste drücken oder auf eine beliebige Stelle außerhalb des Kommentarfelds klicken.
So löschen Sie Kommentare:
- Wählen Sie den Kommentar aus, den Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf den Befehl Löschen.
- Der Kommentar wird gelöscht.
Um alle Kommentare zu löschen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Löschen und wählen Sie Alle Kommentare im Dokument löschen.
Vergleichen von Dokumenten
Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, ohne Änderungen zu verfolgen, können Sie weiterhin Überprüfungsfunktionen wie Akzeptieren und Ablehnen verwenden. Sie können dies tun, indem Sie zwei Versionen des Dokuments vergleichen. Sie benötigen lediglich das Originaldokument und das überarbeitete Dokument (die Dokumente müssen auch unterschiedliche Dateinamen haben).
Um zwei Dokumente zu vergleichen:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf Klicken Sie auf den Befehl Vergleichen und wählen Sie dann Vergleichen aus dem Dropdown-Menü.
- Ein Dialogfeld wird angezeigt. Wählen Sie Ihr Originaldokument aus, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken und das Dokument aus der Liste auswählen. Wenn die Datei nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um sie zu suchen.
- Wählen Sie das überarbeitete Dokument aus und klicken Sie auf OK.
- Word vergleicht die beiden Dateien, um festzustellen, was geändert wurde, und erstellt dann ein neues Dokument. Die Änderungen werden wie Änderungen verfolgen als farbige Markups angezeigt. Sie können dann die Befehle Akzeptieren und Ablehnen verwenden, um das Dokument zu finalisieren.
Herausforderung!
- Öffnen Sie unser Übungsdokument.
- Aktivieren Sie Änderungen verfolgen und Alle Markups anzeigen.
- Wählen Sie in der Gruppe Tracking die Option Revisionen in Sprechblasen anzeigen.
- Bearbeiten Sie im ersten Absatz den zweiten Satz so, dass er lautet. Es war eine Freude, Sie kennenzulernen und die Einrichtung zu besichtigen.
- Ändern Sie im zweiten Absatz die Worttechniken in Strategien.
- Ändern Sie die Schriftart des Briefes in Cambria, 12 Punkte.
- Wählen Sie im dritten Absatz die Wörter Danke aus und fügen Sie einen Kommentar ein, der besagt, dass dies in dieselbe Zeile wie Qualitätsmöbel gesetzt wird.
- Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Brief ungefähr so aussehen (Hinweis: Die Markup-Farbe kann variieren):
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Akzeptieren und wählen Sie Alle Änderungen akzeptieren und Nachverfolgung beenden.
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