Wie schreibe ich eine Mitarbeiter-Anwesenheitsrichtlinie, die für alle fair ist?

Einige Minuten später? Durch Ihren Wecker geschlafen? Im Verkehr stecken geblieben? Es passiert den Besten von uns. Tatsächlich gibt mehr als jeder vierte Arbeitnehmer zu, mindestens einmal im Monat zu spät zur Arbeit zu kommen.

Aber wenn es um die Anwesenheit von Mitarbeitern geht, können sich auch die kleinen Dinge summieren. Laut dem Center for Disease Control (CDC) kosten Produktivitätsverluste im Zusammenhang mit Fehlzeiten US-Arbeitgeber jährlich 225,8 Milliarden US-Dollar oder 1.685 US-Dollar pro Mitarbeiter im Jahr 2015. Obwohl es sich möglicherweise um eine unerwartete Abwesenheit einmal im Monat oder eine hier und da versäumte Schicht handelt, wird ein einzelner Mitarbeiter Die Anwesenheit kann große Auswirkungen auf Ihr Geschäftsergebnis haben.

Geben Sie die Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter ein.

Eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter ist ein dokumentierter Satz von Regeln, mit denen die Produktivität der Mitarbeiter verbessert, Fehlzeiten reduziert und festgelegt werden sollen Klare und konsistente Erwartungen an die Mitarbeiter.

Für viele kleine Unternehmen ohne formelle Personalabteilung kann eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter etwas formal erscheinen. Sollte sich nicht jeder seiner Verantwortung bewusst sein? Absolut. Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch vergrößert oder Sie in der geschäftigen Saison mehr Mitarbeiter einstellen, ist eine faire Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung, um Sie und Ihre Mitarbeiter zu schützen und einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.

Hier einige Tipps für Hilfe bei der Erstellung Ihrer Anwesenheitsrichtlinie am Arbeitsplatz:

Berücksichtigen Sie Ihre aktuelle Arbeitskultur

Möglicherweise entwickeln Sie eine Mitarbeiterbeteiligung Politik als ein Weg, um laufende Anwesenheitsprobleme anzugehen. Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise nachlässig geworden, weil sie pünktlich erschienen sind, vergessen haben, bis zum Schichtbeginn anzurufen, oder haben einfach das Fehlen einer Anwesenheitsrichtlinie als selbstverständlich angesehen. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine Anwesenheitsrichtlinie das Verhalten der Mitarbeiter nicht über Nacht ändert und möglicherweise eine grundlegende Änderung der Unternehmenskultur erfordert.

Richtig – die Anwesenheit der Mitarbeiter ist Teil Ihrer Unternehmenskultur. Unabhängig davon, ob Ihre Geschäftsmitarbeiter fünf oder fünfzig Mitarbeiter beschäftigen, beeinflusst die Art und Weise, wie Sie miteinander interagieren, die Kultur und Arbeitsweise Ihres Teams. Ihre Kultur umfasst Werte, Normen, Systeme, Symbole, Sprache, Annahmen, Überzeugungen und Gewohnheiten – beispielsweise wie oft Ihre Mitarbeiter pünktlich erscheinen.

Sprechen Sie also mit Ihren Managern, bevor Sie mit der Erstellung einer Anwesenheitsrichtlinie beginnen und Schichtführer über ihre aktuellen Ansätze und Erwartungen für die Anwesenheit der Mitarbeiter. Wenn eine Schichtführung mit einem langsamen Start in Ordnung ist und eine andere pünktlich zur vollen Stunde alle auf dem Boden erwartet, wird eine gemischte Nachricht gesendet. Mitarbeiter, die in langsameren Schichten einchecken, sehen möglicherweise nicht das Problem, fünf Minuten hinterher zu laufen, im Vergleich zu Mitarbeitern, die bei ihrer Ankunft am Morgen alle an Deck sind. Gibt es eine aktuelle Basislinie oder gemeinsame Erwartungen oder variiert der Ansatz zur Mitarbeiterbeteiligung von Schicht zu Schicht und von Manager zu Manager?

Hinter den Kulissen können sich auch andere kulturelle Faktoren auf die Anwesenheit der Mitarbeiter auswirken: Wenn viele von Ihnen Mitarbeiter haben Familien und kleine Kinder, sie müssen wahrscheinlich auch mit Notfällen oder familiären Abwesenheiten jonglieren, und eine Null-Toleranz-Anwesenheitsrichtlinie würde sie schnell arbeitslos machen. Oder Ihr neues Teilzeit-Sommerpersonal kommt möglicherweise in den nächsten Wochen direkt nach der Schule und kann es mit dem Verkehr nicht pünktlich schaffen. Die Teilnahme kann sogar ein Symptom für die Planungsgewohnheiten Ihres Arbeitsplatzes sein.

Ihre Unternehmenskultur ist so einzigartig wie die Ihrer Mitarbeiter. Und obwohl keine Anwesenheitsrichtlinie jedes einzelne Szenario berücksichtigen kann, sollte sie auf der Realität basieren und realistische Erwartungen für Ihre Mitarbeiter schaffen.

Halten Sie die Dinge einfach

Auf dem Papier klingt eine Anwesenheitsrichtlinie Unkompliziert – nicht zur Arbeit zu erscheinen ist eine Abwesenheit, und jeder muss bei der Arbeit anwesend sein, um das Geschäft am Laufen zu halten. Aber unterscheidet sich eine „Abwesenheit“ von einer „Nichterscheinen“? Unterscheidet es sich von „Verspätung“? Was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Stunde zu spät im Vergleich zu fünf Minuten zu spät erscheint? Werden sie gleich behandelt?

Eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter kann schnell außer Kontrolle geraten In einem Dokument in Ordnergröße, das schwer zu lesen und noch schwerer zu merken ist. Anstatt Szenario für Szenario vorzugehen, sollten Sie sich an allgemeine Themen zur Mitarbeiterbeteiligung halten und die Erwartungen für sie in Klartext definieren, die jeder verstehen kann: Abwesenheiten, außerplanmäßige Abwesenheiten, Verspätungen , Nichterscheinen und Krankheitstage.

• Abwesenheit: Der Manager wird vom Mitarbeiter X Tage / Wochen im Voraus darüber informiert, dass der Mitarbeiter nicht in der Schicht ist.”

• Außerplanmäßige Abwesenheit: Der Manager wird vom Mitarbeiter X Stunden im Voraus darüber informiert, dass der Mitarbeiter aufgrund eines Notfalls oder einer anderen unerwarteten Ursache von der Schicht abwesend ist.”

• Verspätung: Mitarbeiter erscheint mindestens X Minuten nach dem geplanten Schichtstart. ”

• Nichterscheinen: Mitarbeiter erscheint nicht zur Schicht, ohne dies zu benachrichtigen Management. ”

• Kranke Tage: Mitarbeiter ist aufgrund von Krankheit oder ärztlichem Hinweis von der Schicht abwesend.”

Kurzer Hinweis: Warum a „kranker Tag“ von einer „Abwesenheit“? Es mag nicht intuitiv klingen, aber das Einrichten einer separaten Kategorie für Krankheitstage kann tatsächlich die Moral der Mitarbeiter und Ihr Endergebnis verbessern, insbesondere wenn Sie in der Food-Service-Branche tätig sind.

Die CDC schätzt, dass es sich um kranke Lebensmittelhändler handelt verantwortlich für 53% der Norovirus-Ausbrüche – was zu mehr Krankheit der Mitarbeiter und mehr Freizeit führt. Erwägen Sie, in Ihrer Anwesenheitsrichtlinie eine separate Kategorie für Krankheitstage einzurichten, damit Sie und Ihre Mitarbeiter gesund bleiben und kranke Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen, um einen schwerwiegenderen außerplanmäßigen Abwesenheitsstreik in ihrer Leistungsbilanz zu vermeiden. In einigen Staaten kann auch ein separater bezahlter Krankenstand gesetzlich vorgeschrieben sein.

Unabhängig von der von Ihnen gewählten Anwesenheitskategorie sollten ihre Definitionen für alle Mitarbeiter dasselbe bedeuten und so objektiv wie möglich sein. Ein Manager sollte in der Lage sein, eine Abwesenheit von einer Verspätung zu unterscheiden, wenn er eine sieht, und die Mitarbeiter sollten leicht verstehen, wo ihr Verhalten unter die Anwesenheitsrichtlinie fällt.

Schließen Sie realistische Disziplinarmaßnahmen für jedes Szenario ein

Nachdem Sie Ihre Kategorien für Anwesenheitsrichtlinien definiert haben, müssen Sie festlegen, was als Nächstes geschieht. Damit eine Anwesenheitsrichtlinie fair ist, ist es wichtig, dass Disziplinarmaßnahmen nicht nur auf persönlichen Überzeugungen oder individuellen Erwartungen beruhen. Es ist nicht fair für gute Mitarbeiter, eine Null-Toleranz-Anwesenheitsrichtlinie zu erlassen, „nur weil“. Auch wenn Sie persönlich der Meinung sind, dass eine Verspätung von fünf oder dreißig Minuten den gleichen Grad an inakzeptablem Verhalten der Mitarbeiter darstellt, sind die tatsächlichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen möglicherweise nicht so gleich.

Sehen Sie sich stattdessen zwei Dinge an : Die Auswirkungen unterschiedlicher Anwesenheitsverhaltensweisen auf Ihr Unternehmen und die durchschnittlichen Anwesenheitszahlen für Ihre Branche. Laut dem US Bureau of Labour Statistics hatten Vollzeitbeschäftigte eine Gesamtabwesenheitsrate von 2,8 oder fast drei Abwesenheitsfälle pro Jahr 2017. Die durchschnittliche Abwesenheitsrate für Dienstleistungsberufe war mit 3,4 Abwesenheiten pro Jahr sogar noch höher. Wenn Sie also 3-4 außerplanmäßige Abwesenheiten pro Jahr als akzeptablen Bereich schätzen, sind Sie nicht weit vom Ziel entfernt.

Wenn Sie ein Benchmarking durchgeführt haben, verknüpfen Sie die disziplinarischen Komponenten Ihrer Anwesenheitsrichtlinie mit dem Geschäft Einschlag. Wenn bei einer Verschiebung mit hohem Volumen jede Minute zählt, können 30 Minuten die gleichen Auswirkungen haben wie eine Abwesenheit. Wenn ein Mitarbeiter unerwartet die Arbeit verpassen muss und keine Ausfüllung finden kann, hat seine Abwesenheit möglicherweise den gleichen Schweregrad wie ein Nichterscheinen. In diesem Fall könnte in Ihrer Anwesenheitsrichtlinie Folgendes angegeben sein:

• „Verspätung: Der Mitarbeiter wird mindestens 5 Minuten nach dem geplanten Schichtstart angezeigt.“

• Wenn der Mitarbeiter später als 30 Minuten nach Schichtbeginn erscheint, wird Verspätung als „Nichterscheinen“ gewertet.
• Nach 3 Verspätungen wird der Mitarbeiter disziplinarischen Maßnahmen unterzogen.

• „Außerplanmäßige Abwesenheit: Der Manager wird vom Mitarbeiter X Stunden im Voraus darüber informiert, dass der Mitarbeiter aufgrund eines Notfalls oder einer anderen unerwarteten Ursache von der Schicht abwesend ist.“

• Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, den Vorgesetzten zu benachrichtigen und ein Fill-In für die Schicht zu finden. Wenn der Mitarbeiter kein Fill-In findet, wird Abwesenheit als „Nichterscheinen“ gewertet.
• Nach 3 außerplanmäßigen Abwesenheiten, Der Mitarbeiter wird disziplinarisch verfolgt.

Mitarbeiter abmelden

Sobald Sie einen ersten Entwurf Ihrer Anwesenheitsrichtlinie erstellt haben, ist es Zeit, den Schritt zu überdenken # 1: Teilen Sie es mit Ihren Mitarbeitern und erhalten Sie deren Buy-In. Abhängig von der Größe Ihres Teams möchten Sie möglicherweise nur die Führung übernehmen oder allen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Beiträge hinzuzufügen. Sogar eine einfache Darmkontrolle reicht aus – klingt für Ihre Manager etwas unangebracht? Hat jemand das Gefühl, dass bestimmte Kategorien unrealistisch sind? Scheint es objektiv zu sein?

Eine Anwesenheitsrichtlinie soll dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen täglich reibungslos läuft und nicht mehr Chaos auslöst. Obwohl es möglicherweise einen gewissen Widerstand gegen Veränderungen gibt (insbesondere wenn noch keine formelle Richtlinie vorhanden ist), sollte sich eine gute Teilnahme wie eine Teamleistung und ein Weg anfühlen, um allen zu helfen, besser zu arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeiter sofort schlecht reagieren, sich herausgerufen fühlen oder Disziplinarmaßnahmen für zu aggressiv halten, hören Sie auf deren Feedback.Achten Sie auf ähnliche Antworten. Wenn mehr als ein Mitarbeiter der Meinung ist, dass Sie in bestimmten Bereichen flexibler sein sollten, prüfen Sie, ob Sie einen Kompromiss erzielen und gemeinsam zum Zeichenbrett zurückkehren können.

Noch wichtiger ist, das Feedback der Mitarbeiter einzubeziehen in Ihre Anwesenheitsrichtlinie erhöht auch seine Erfolgschancen. Auf die Frage, was sie dazu motiviert, bei der Arbeit über das Wesentliche hinauszugehen, stuften die Mitarbeiter an erster Stelle „Kameradschaft und Motivation von Gleichaltrigen“ ein. Gleichaltrige, nicht Geld, erwiesen sich als Hauptquelle für den Einfluss auf die Leistung und das Verhalten der Mitarbeiter. Sie kannten ihre Mitarbeiter, nicht nur ihre Manager, die bei der Entwicklung der Anwesenheitsrichtlinie mitgewirkt haben, können einen großen Beitrag dazu leisten, Mitarbeiter an Bord zu bringen und sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen.

Behandeln Sie andere so, wie Sie behandelt werden möchten

Am Ende von An diesem Tag sollte eine faire Richtlinie für die Anwesenheit von Mitarbeitern eine sein, mit der Sie zufrieden sind, unter sich selbst zu arbeiten. Scheuen Sie sich nicht vor den schwierigen Fragen: Wie oft erscheinen Sie persönlich später als geplant zur Arbeit? Können Sie das immer? Rufen Sie im Voraus an und teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, dass Sie nicht innerhalb des Richtlinienzeitplans ankommen. Wie viele Notfälle treten während der Woche auf, die Sie von der Arbeit abziehen? Können Sie Ihrem Team immer eine Woche im Voraus mitteilen, dass Sie nicht anwesend sein müssen? für einen Tag im Büro?

Während Sie sich zusammensetzen Vergessen Sie bei der neuen Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter nicht den wichtigsten Faktor: Empathie. Wenn Sie die Anwesenheitsrichtlinie Ihres Unternehmens nicht einhalten können, ist es nicht fair, dies auch von Ihren Mitarbeitern zu erwarten. Und obwohl Abwesenheiten von Mitarbeitern und schlechte Anwesenheit frustrierend sein können, ist es nicht möglich, Notfälle vorherzusagen. Manchmal passiert einfach das Unerwartete, egal wie gut Sie planen. Der Wecker geht nicht aus. Der Verkehr ist schlechter als gewöhnlich. Der Babysitter meldet sich krank. Sie können Ihre Schlüssel nicht finden. Sie erkennen den Fehler, der bei der Arbeit auftritt.

Im Idealfall lässt eine faire Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter einen gewissen Spielraum – innerhalb eines angemessenen Rahmens. Während Sie Ihre Richtlinien erstellen, können Sie je nach Ihrer Arbeitsplatzkultur und dem, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, unterschiedliche Schweregrade zuweisen. Nicht alle Abwesenheiten (und nicht alle Anwesenheitsrichtlinien) sind gleich. Stattdessen schafft eine faire Richtlinie einen Standard zur Verfolgung der Leistung und stärkt einen der wichtigsten Werte am Arbeitsplatz: Respekt für einander und die Zeit des anderen.

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