Die lateinische Bedeutung des Wortes Quorum leitet sich von einem Wort ab, das bedeutet, wer. Kommerzielle und gemeinnützige Unternehmen genießen eine Vielzahl von Vorteilen, wenn sie einen Verwaltungsrat bilden. Der Hauptgrund für Organisationen, einen Vorstand zu bilden, besteht darin, die Talente einzelner Direktoren zu bündeln, um die besten Gesamtentscheidungen über die aktuelle und zukünftige Ausrichtung der Organisation zu treffen. Dies bedeutet, dass die Bevölkerungsgruppe, die das „Wer“ der Entscheidungsträger darstellt, für jede Organisation von großer Bedeutung ist. Wenn das Quorum-Protokoll nicht eingehalten wird, werden einige Mitglieder möglicherweise zu mächtig, was das Risiko birgt, dass Entscheidungen nicht dem Wohl des Ganzen zugute kommen
Roberts Regeln legen Richtlinien für Quorums in Bezug auf Protokolle fest, wenn ein Quorum nicht festgelegt werden kann, ändern Statuten in Bezug auf ein Quorum und die Relevanz der Benachrichtigung über eine Sitzung, bei der wichtige Abstimmungen stattfinden.
Definieren eines Quorums
Gemäß Roberts Regeln ist die Definition eines Quorums die Mindestanzahl stimmberechtigter Mitglieder, die bei einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung anwesend sein müssen, um im Namen der Gruppe Geschäfte zu tätigen Ein Quorum sollte aus einer Zahl bestehen, die so groß ist, dass man sich darauf verlassen kann, dass sie bei allen Sitzungen anwesend ist, wenn das Wetter nicht außergewöhnlich schlecht ist.
Die Definition klingt etwas vage. Es ist! Roberts Regeln entwickelten diese Definition absichtlich Um der Vielfalt der Organisationen Rechnung zu tragen, die das parlamentarische Verfahren anwenden.
Festlegen einer Quorumzahl oder eines Quorumverhältnisses
In den meisten Fällen werden in den Statuten die Regeln für ein Quorum festgelegt. In Ermangelung einer festgelegten Definition stellt eine einfache Mehrheit ein Quorum dar.
Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal einen Quorumquotienten bestimmen oder die Satzung in Bezug auf ein Quorum neu definieren, ist es hilfreich, einige Dinge zu berücksichtigen Überlegung.
- Wer sind höchstwahrscheinlich die regulären Teilnehmer an Vorstandssitzungen?
- Was ist am sinnvollsten, um Entscheidungen zu treffen, die rund und ausgewogen sind?
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Unter Berücksichtigung dieser Hauptfragen kann das Quorum als Prozentsatz der Mitgliedschaft oder als feste Anzahl festgelegt werden. Wie viel Prozent ist ein Quorum? Beachten Sie bei der Festlegung dieses Verhältnisses oder dieser Anzahl, dass die Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder ermittelt wird. Warum ist das wichtig? Nehmen wir an, die Satzung sieht vor, dass Mitglieder per Post oder durch einen Bevollmächtigten abstimmen können. Bei einer Sitzung, bei der abgestimmt wird, sind nicht genügend Mitglieder anwesend, um das Quorum zu treffen. Es können keine offiziellen Geschäfte getätigt werden, obwohl genügend Stimmen vorhanden sind, um das Quorum zu erfüllen, da nicht genügend Mitglieder anwesend sind.
Das Fehlen eines Quorums
Es ist selten, dass a Die Vorstandssitzung ist das ganze Jahr über bei jeder Sitzung perfekt anwesend. In Anbetracht dessen wurden in den Regeln von Robert Regeln für die Geschäftsführung ohne Quorum festgelegt. Insgesamt ist jedes Geschäft, das ohne Quorum getätigt wurde, null und nichtig, es gibt jedoch einige Ausnahmen. Dazu gehören:
- Ergreifen von Maßnahmen zur Einrichtung eines Quorums
- Festlegung der Zeit für die Vertagung
- zur Vertagung
- zur Pause
Es gibt auch einige ziemlich offensichtliche Dinge, die nicht getan werden können, wenn kein Quorum vorhanden ist. Gegenwärtige Mitglieder können weder einstimmig zustimmen noch eine andere Sitzung ankündigen. In beiden Fällen würde es nicht genügend Mitglieder geben, um eine angemessene Mehrheit zu erreichen.
Wenn zu Beginn einer Sitzung ein Quorum besteht und die Mitglieder während der Sitzung ausscheiden, was zum Verlust des Quorums führt, wird die Der Vorsitzende sollte den Verlust des Quorums angeben, bevor er abstimmt. Andere Mitglieder können ebenfalls eine Bemerkung zur Geschäftsordnung über den Verlust des Quorums machen, jedoch nur, wenn andere Mitglieder nicht sprechen.
Ändern des Quorum-Quotienten oder des Quorum-Verhältnisses
Mitglieder des Verwaltungsrates sollten dies tun Hinweis auf rote Fahnen, die darauf hinweisen, dass es Zeit für eine Änderung der Satzung in Bezug auf das angegebene Quorum ist. Fortschritt und Vorwärtsbewegung einer Organisation zeigen positive Anzeichen für Wachstum, können aber auch einen zweiten Blick auf den Quorumquotientenabschnitt in der Satzung signalisieren. Ein guter Zeitpunkt für die Überprüfung des Quorum-Protokolls ist das jährliche strategische Planungstreffen, sofern nicht zuvor eine Überprüfung ausgelöst wird. Hier sind einige rote Fahnen, die eine Überprüfung auslösen:
- wenn einige Mitglieder zu mächtig werden
- wenn sich die Anforderungen der Organisation ändern
- wenn Die Organisation befindet sich in einer Wachstumsphase.
Die Boards sollten vorsichtig sein, wie sie die Regeln für ein Quorum ändern. Der richtige Weg ist, unsere bestimmten Wörter oder die gesamte Regel zu streichen, neue Wörter oder eine neue Regel einzufügen und als eine Frage darüber abzustimmen. Das Risiko bei der Änderung des Quorums, indem zuerst die Regel getroffen wird, besteht darin, dass das Quorum sofort die Mehrheit aller Mitglieder erhält. Für viele Organisationen ist dies ein nahezu unmögliches Forum, um ein Quorum für die Annahme einer neuen Regel zu erhalten.
Rolle des Vorsitzenden
Der Vorsitzende nimmt eine wichtige Position ein, um sicherzustellen, dass alle abgegebenen Stimmen offiziell sind. Während es wichtig ist, dass die Sitzungen pünktlich beginnen, sollte der Vorsitzende einige Minuten warten, um zu sehen, ob genügend Mitglieder eintreffen, um das Quorum zu erfüllen, wenn zum festgelegten Zeitpunkt kein Quorum vorhanden ist. Mitglieder können die Gelegenheit nutzen, andere Mitglieder zu kontaktieren, um zu prüfen, ob ein Quorum erreicht werden kann. Wenn keine Aussicht auf ein Quorum besteht, sollte der Vorsitzende bekannt geben, dass es kein Quorum gibt und keine offiziellen Geschäfte getätigt werden.
Wenn der Vorsitzende die Sitzung ohne Quorum beginnt und ein Mitglied spricht In einem Fall darf dieses Mitglied nicht unterbrochen werden, um festzustellen, dass kein Quorum vorhanden ist. Der Vorsitz sollte die Fortsetzung der Debatte ermöglichen und es einem Mitglied ermöglichen, eine Ankündigung zu machen, dass es kein Quorum gibt, wenn die Mitglieder nicht sprechen.
Wenn sich herausstellt, dass es nicht möglich ist, ein Quorum einzurichten, kann der Vorsitzende umziehen die Sitzung zu vertagen und auf einen anderen Termin zu verschieben. Dies könnte auch eine Antwort des Vorsitzenden bedeuten, um die stimmberechtigten Mitglieder zu ermutigen, bei der nächsten Sitzung anwesend zu sein. Die Vertagung der Sitzung ist ein besonders geeigneter Schritt für den Vorsitzenden während einer jährlichen Sitzung, bei der wichtige Geschäfte für das Jahr abgewickelt werden müssen, einschließlich der Wahl von Amtsträgern.
Falls kein Quorum vorhanden ist, ist die Der Sekretär sollte im Protokoll angeben, wie viele Mitglieder anwesend waren, dass kein Quorum erreicht wurde, sowie Datum und Uhrzeit der geplanten Sitzung. Das Protokoll könnte auch eine Erklärung enthalten, dass unverbindliche Diskussionen geführt wurden.
Das Befolgen von Quorum-Protokollen hält eine Organisation ausgewogen und demokratisch. Während der Vorstandsvorsitzende die Hauptverantwortung für die Feststellung und Bekanntgabe des Bestehens eines Quorums trägt, sollten alle Vorstandsmitglieder den Vorsitzenden für die Einhaltung des ordnungsgemäßen parlamentarischen Verfahrens als Kontrollsystem zur Rechenschaft ziehen.