Das E-Mailen eines Professors sollte unkompliziert sein. Sie senden ständig E-Mails! Das E-Mailen eines Professors unterscheidet sich jedoch vom E-Mailen eines Freundes oder Familienmitglieds. Professionelle E-Mail-Etikette wird nicht oft gelehrt, was das Senden dieser ersten E-Mail umso stressiger macht. Diese Tipps helfen Ihnen beim Schreiben einer geeigneten E-Mail, die eine Antwort erhält.
Die Anrede
Beginnen Sie Ihre E-Mail an Ihren Professor mit einem „Liebes“ oder „Hallo“. Dies ist die E-Mail-Etikette 101 und muss in professionellen E-Mails befolgt werden. „Hey“ ist zu lässig für diese Situation und einige Professoren denken auch, dass „Hi“ zu informell ist.
Titel und Name
Auf die Anrede müssen Titel und Name des Professors folgen. Dies mag Ihnen übermäßig förmlich erscheinen, ist jedoch ein wichtiger Weg, um Ihrem Professor und seiner Position und Ausbildung Respekt zu erweisen. Wenn Sie den Titel weglassen oder den falschen verwenden, kann dies Ihren Lehrer versehentlich beleidigen. Die meisten Ausbilder sollten als „Professor“ oder „Doktor“ gefolgt von ihrem Nachnamen angesprochen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Schreibweise ihres Namens überprüfen, bevor Sie auf Senden klicken.
Kontext bereitstellen
Einige Professoren haben Hunderte von Studenten und benötigen möglicherweise einen Kontext, um Sie zu platzieren und Ihre Frage zu beantworten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie sie zum ersten Mal per E-Mail versenden. Der einfachste Weg, ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, wer Sie sind, besteht darin, ihnen mitzuteilen, in welcher ihrer Klassen Sie sich befinden und an welchem Tag sich Ihre Klasse trifft (wenn sie mehrere Abschnitte hat). Sie können diesen Teil weglassen, wenn Sie absolut sicher sind, dass Ihre Professor kennt Sie mit Namen.
Fassen Sie sich kurz
Professoren erhalten viele E-Mails. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Anfrage einfach und auf den Punkt gebracht ist. Stellen Sie Ihre Frage klar und deutlich, damit Ihr Professor die E-Mail nicht mehrmals lesen muss, um herauszufinden, was Sie wollen. Sie können auch die Anzahl der E-Mails reduzieren, die zur Beantwortung Ihrer Frage erforderlich sind, indem Sie kurz die Schritte auflisten, die Sie bereits unternommen haben, um Ihre Frage zu beantworten. Dazu gehören Dinge wie das Überprüfen des Lehrplans (ein Muss, bevor Sie einem Professor eine E-Mail senden), das Fragen eines Klassenkameraden und das Sprechen mit dem TA.
Abmelden
Beenden Sie die E-Mail mit einer Abmeldung, gefolgt von Ihrem Namen. Ein einfaches „Best“, „Cheers“ oder „Thanks“ wird gefolgt von Ihrem Namen angezeigt. Wenn Ihre Universitäts-E-Mail-Adresse nicht Ihren vollständigen Namen enthält, möchten Sie möglicherweise Ihren Vor- und Nachnamen in Ihre Abmeldung aufnehmen Es ist für den Professor einfacher, Sie in seinem System zu finden.
Verwenden einer klaren Betreffzeile
Ihre E-Mail muss eine Betreffzeile enthalten. Eine Betreffzeile hilft nicht nur dem Professor. Sie hält Ihre E-Mail jedoch auch aus dem Spam-Ordner fern. Die Betreffzeile sollte einfach sein und den Inhalt Ihrer E-Mail widerspiegeln. So etwas wie „Frage zu Papier“ oder „Besprechungsanfrage“ ist angemessen.
Seien Sie professionell
Sie und Ihr Professor haben eine berufliche Beziehung, die sich in Ihrer E-Mail an sie widerspiegeln sollte. Dies bedeutet, dass Sie beim Schreiben Ihrer Nachricht die Wörter vollständig buchstabieren und die richtige Grammatik (einschließlich Groß- und Kleinschreibung und Zeichensetzung) verwenden müssen Verwenden Sie keine Emojis. Sie sind zu einer de rigueur-Form der Kommunikation geworden, gehören aber nicht zu einem professionellen Emojis ail. Lesen Sie die E-Mail durch, um nach Tippfehlern zu suchen, bevor Sie sie senden.
Sie sollten auch vermeiden, unnötige persönliche Informationen in Ihre E-Mail aufzunehmen. Wenn Sie eine Klasse verpasst haben, müssen Sie nicht näher darauf eingehen, warum. Ihr persönliches Leben ist nicht relevant für die berufliche Beziehung, die Sie zu Ihrem Professor haben.
Senden Sie es von Ihrer Universitäts-E-Mail-Adresse
Wenn Sie Ihre Universitäts-E-Mail-Adresse verwenden, sieht Ihre E-Mail professioneller aus und garantiert, dass die E-Mail den Spam-Filter der Universität durchläuft. Ihre Universitäts-E-Mail-Adresse signalisiert dem Professor auch, dass Sie einer ihrer Studenten sind, damit er Ihre Nachricht ernster nimmt.