So schreiben Sie einen Mitarbeiter in 8 einfachen Schritten

Das Schreiben eines Mitarbeiters ist nichts, worauf sich jemand freut – oder die erste Wahl. Schriftliche Warnungen sind oft ein Zeichen dafür, dass frühe Disziplinarverfahren stattgefunden haben und dass ein Mitarbeiter auf dem Weg zur Kündigung ist. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie wahrscheinlich viel Zeit und Mühe investiert, um ihnen zu helfen, sich zu ändern – mit wenig oder keiner Verbesserung.

Eskalieren Sie Dinge „offiziell“ vielleicht einschüchternd, aber es ist auch eine Gelegenheit Eine schriftliche Warnung erstellt einen Papierpfad und bietet den Mitarbeitern eine formale Struktur, um die Dinge wieder in Ordnung zu bringen. Befolgen Sie diese acht einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen.

Tun Sie es nicht, wenn Sie wütend sind

Es mag seltsam sein, mit einem „Nicht“ zu beginnen, aber dieser Schritt ist bei weitem der wichtigste. Arbeiten Sie nicht an einem Mitarbeiterbericht, wenn Sie bereits wütend oder gestresst über die Situation sind. Sie müssen in der Lage sein, Dinge objektiv zu dokumentieren (worauf wir als nächstes eingehen werden), und das kann schwierig sein, wenn Sie emotional involviert sind.

Sie haben wahrscheinlich bereits einen verbalen Disziplinarprozess durchlaufen und Möglicherweise wird auf verschiedene Weise mehrmals Feedback gegeben. Möglicherweise sind Sie bereit, den Mitarbeitern mitzuteilen, wie sehr sie es vermasselt haben. So verlockend es auch ist, tun Sie es nicht.

Es ist wichtig, in jeder Disziplinarsituation der Mitarbeiter ruhig zu bleiben, aber umso mehr, wenn es um schriftliche Unterlagen geht. Eine formelle Mitarbeiterbeschreibung wird in die Mitarbeiterakte aufgenommen, von der Sie nicht annehmen sollten, dass sie niemand sonst sehen wird. Im Falle einer rechtswidrigen Kündigungsklage müssen Sie alle Unterlagen, die Sie über die Leistung eines Mitarbeiters haben, weitergeben, und Sie möchten, dass die Dinge geschäftlich und nicht persönlich bleiben.

Eine formelle Mitarbeiterbeschreibung ist auch ein Formular von fortschrittlicher Disziplin, die dazu beitragen soll, das Verhalten der Mitarbeiter auf greifbare Weise zu korrigieren, und nicht als schriftliche Tirade gegen sie. Wenn es sich nicht um hilfreiche Informationen handelt oder Sie nur Dampf ablassen, ist es nicht angebracht, diese einzubeziehen. Wenn ein Mitarbeiter etwas falsch macht und es aufschreiben soll, nehmen Sie sich einen Tag Zeit, nehmen Sie sich etwas Platz und kommen Sie mit klarem Kopf hinein.

Dokumentieren Sie das Problem

Nun auf die DOS. Die Dokumentation ist wichtig für die Bewertung der Leistung der Mitarbeiter – gut oder schlecht – und die Manager sollten es sich bequem machen, alle Arten von Mitarbeiterinteraktionen zu dokumentieren. Eine solide Dokumentation kann Sie schützen, indem Sie:

im Falle einer Mitarbeiterklage einen Papierpfad bereitstellen, auch in willkürlichen Zuständen.
Unterstützung der Entscheidungen, die hinter jedem Mitarbeiter stehen Maßnahmen, die Sie ergreifen – einschließlich der Gründe, warum einige Mitarbeiter befördert und andere entlassen werden, wer eine Gehaltserhöhung erhält und warum.
Geben Sie einen konkreten Zeitplan für das Verhalten der Mitarbeiter und progressive Disziplinarmaßnahmen.

Wenn Sie bereit (und ruhig) sind, beginnen Sie mit dem Schreiben Ihres Mitarbeiters mit einer Dokumentation, in der das Problem mit seiner Leistung erläutert wird:

Richten Sie Ihr Schreiben an den Mitarbeiter und geben Sie es an eine Aufzeichnung ihres Verhaltens bis zu diesem Punkt.
Verwenden Sie spezifische Beispiele mit Zeiten und Daten.
Halten Sie sich vor allem an die Fakten. Bleiben Sie objektiv und sprechen Sie nur mit dem, was wann passiert ist.

Stellen Sie in einem Mitarbeiterbericht sicher, dass Sie nicht Ihren eigenen Dreh hinzufügen oder den Mitarbeitern das Gefühl geben, eine zu erfüllen persönliche Rache. Sag nicht: „Tom ist ein Zauderer und faul.“ Sagen Sie: „Tom ist dreimal zu spät zu seiner Schicht erschienen“ und geben Sie an, welche Schichten dies waren, mit den genauen Eincheckzeiten.

Verwenden Sie Unternehmensrichtlinien, um Sie zu sichern

Haben Sie jemals jemanden sagen hören, dass der Grund, warum er entlassen wurde, darin besteht, dass sein Manager sie einfach nicht mochte? Während Mitarbeiter möglicherweise sagen, dass es voreingenommen ist, oder ihre eigenen Schlussfolgerungen für eine schlechte Leistungsbeurteilung ziehen, sollte das Ziel eines Managers darin bestehen, das genaue Gegenteil zu erreichen.

Es ist nicht so, dass Mitarbeiter einem willkürlichen Standard nicht standhalten können . Es ist so, dass sie die Unternehmensrichtlinien, denen sie bei ihrer Einstellung zugestimmt haben, nicht einhalten. Nachdem Sie durchgearbeitet haben, was mit der Leistung eines Mitarbeiters nicht stimmt, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Argumentation zu erläutern und seine Handlungen mit den Unternehmensrichtlinien und Erwartungen für seine Rolle zu verknüpfen. Hier einige häufige Szenarien:

Ein Mitarbeiter kommt ständig zu spät zur Arbeit: Beachten Sie Ihre Anwesenheitsrichtlinie, die vorschreibt, dass Mitarbeiter nur zweimal verspätet sein dürfen, bevor Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden.

erstöße gegen die Kleiderordnung: In den Unternehmensrichtlinien heißt es, dass Mitarbeiter immer in der erwarteten Uniform sein müssen, während sie auf der Uhr sind.

Ein Mitarbeiter nutzt während der Arbeitszeit weiterhin soziale Medien: Geben Sie Ihre Handynutzungsregel an Mitarbeiter sollten keine sozialen Medien oder persönlichen Geräte verwenden, während sie auf der Uhr sind.

Wenn es um fortschrittliche Disziplin geht, erklärt ein Bericht, warum das dokumentierte Verhalten nicht stimmt zum Standard und wie sich die Mitarbeiter verbessern sollen.Wenn Ihre Mitarbeiter bei ihrer Einstellung ein Mitarbeiterhandbuch oder eine Anwesenheitsrichtlinie unterzeichnet haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, dies ebenfalls aufzunehmen.

Fügen Sie alle relevanten Zeugenaussagen hinzu.

Wenn das Leistungsproblem auf dem Spiel steht wurde von einem anderen Teammitglied erzogen, umfasst mehrere Mitarbeiter, oder Ihr Mitarbeiter arbeitet eng mit einem anderen Vorgesetzten oder Schichtleiter zwischen Ihnen zusammen. Nehmen Sie dessen Aussage in Ihre Berichterstattung auf. Beachten Sie, dass jede dieser Aussagen im Falle eines Rechtsanspruchs später relevant sein kann. Daher ist es wichtig, dass Zeugenaussagen den gleichen Richtlinien wie eine gute Dokumentation folgen:

Alle Zeugenaussagen sollten sachliche Beobachtungen sein, keine subjektiven Meinungen.
Zeugenaussagen sollten beim Aufbau einer Aussage helfen glaubwürdiger Fall von anhaltendem Verhalten, der zur Meldung von Mitarbeitern führt.
Zeugenaussagen sollten alle Bemühungen oder Disziplinarmaßnahmen anderer Vorgesetzter zur Korrektur des Verhaltens auf dem Weg beinhalten.

Festlegen von Verbesserungserwartungen

Nachdem Sie detailliert beschrieben haben, wo und warum die Leistung Ihres Mitarbeiters verbessert werden muss, müssen Sie Richtlinien festlegen, wie Sie die Korrektur erwarten. Es ist nicht hilfreich, einfach darzulegen, was Mitarbeiter falsch gemacht haben. Tatsächlich berichtet der Harvard Business Review, dass mehr Mitarbeiter lieber korrigierendes Feedback von ihrem Chef als Lob erhalten würden und dass 72% der Mitarbeiter glauben, dass sich ihre Leistung verbessern würde, wenn sie korrigierendes Feedback erhalten würden.

Korrektur-Feedback ist ehrlich, konzentriert sich auf das Problem (nicht auf die Person) und enthält Schritte zur Verbesserung. Stellen Sie Ihre Mitarbeiter also auf das ein, was als nächstes kommt, sobald sie ihre Unterlagen erhalten haben. Geben Sie die erforderlichen Korrekturmaßnahmen und das Ergebnis an, wenn sie sich verbessern oder wenn sich die Lage verschlechtert. Wenn sich der Mitarbeiter nicht verbessert und der nächste Schritt nach dem Schreiben die Kündigung ist, machen Sie deutlich, dass er genau auf das vorbereitet ist, was auf dem Spiel steht.

Liefern Sie die Nachrichten persönlich (und beweisen Sie sie) des Empfangs)

Wenn Sie die Disziplinarbeschreibung abgeschlossen haben, planen Sie ein Treffen mit Ihrem Mitarbeiter und gehen Sie es gemeinsam persönlich durch. Bringen Sie einen Zeugen mit, um zu bestätigen, dass das Meeting stattgefunden hat und dass Ihr Mitarbeiter auf Bedenken hinsichtlich seiner Arbeitsleistung aufmerksam gemacht wurde. Dann beginnt das Gespräch:

Teilen Sie Ihre Bedenken mit und führen Sie die Mitarbeiter durch jedes Beispiel für schlechte Leistung. Wenn Ihr Mitarbeiter nach Beweisen fragt oder argumentiert, dass ein bestimmtes Problem aufgetreten ist oder nicht, verwenden Sie Ihre Dokumentation.
Verweisen Sie auf Ihre Unternehmensrichtlinien. Jeder Mitarbeiter hat die Richtlinien gelesen und ihnen zugestimmt, als er eingestellt wurde.
Erklären Sie, was als Nächstes geschieht und welche Schritte Sie als Reaktion auf die Zuschreibung erwarten.
Am Ende Lassen Sie Ihren Mitarbeiter die Beschreibung unterschreiben, um zu bestätigen, dass er sie erhalten und gelesen hat.

Ihr Mitarbeiter nimmt die Nachrichten möglicherweise nicht gut auf. Sie können sich weigern, den Bericht zu unterschreiben. Wenn Sie befürchten, dass dies der Fall sein könnte, schlägt die Gesellschaft für Personalmanagement vor, den Mitarbeitern Platz zu lassen, damit sie ihre eigenen Kommentare und unterschriebenen Antworten hinzufügen können, oder den Mitarbeitern zu gestatten, eine schriftliche Gegenargumentation mit ihrer Unterschrift einzureichen, die Sie Sie können dann eine Disziplinarbeschreibung anhängen.

Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.

Wenn Ihr Mitarbeiter die Beschriftung unterschrieben hat, geben Sie ihm eine Kopie und bewahren Sie eine für sich auf Aufzeichnungen. Fügen Sie es der Mitarbeiterdatei hinzu, damit Sie eine Aufzeichnung haben und nachweisen können, dass sie die Zuschreibung erhalten haben.

Wenn eine Art von Kündigungs- oder Diskriminierungsklage auftritt, haben Sie das Backup, das Sie benötigen. Die Dokumentation zeigt, dass Sie den Prozess korrekt gehandhabt haben und Ihr Mitarbeiter bei jedem Schritt des Weges informiert wurde.

Follow-up

Der Disziplinarprozess endet nicht, nachdem Sie einen Mitarbeiter angeschrieben haben . Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie den Zeitplan einhalten, den Sie in der Disziplinarbekanntmachung angegeben haben. Prüfen Sie, ob sich die Leistung Ihrer Mitarbeiter verbessert und ob sie an den Änderungen festhalten, die in ihrer Beschreibung erwartet werden. Wenn nicht, haben Sie bereits die Schritte für die nächsten Schritte festgelegt.

Wenn sich Ihr Mitarbeiter verbessert, sollten Sie die Probezeit nach dem Aufschreibungsdatum fortsetzen. Vertrauen braucht Zeit, um wieder aufzubauen, und sie werden nicht über Nacht Mitarbeiter des Monats. Es hat einige Zeit gedauert, bis die Dinge disziplinarisch beachtet wurden, und es wird einige Zeit dauern, bis sie wieder verfügbar sind.

Eine Mitarbeiterbeschreibung ist keine magische Antwort auf disziplinarische Probleme. Manchmal ist eine formelle Benachrichtigung erforderlich, um einem Mitarbeiter den Weckruf zu geben, den er benötigt, um sein Verhalten zu ändern. Wenn sie sich verbessern, geben Sie ihnen mehr Verantwortung und prüfen Sie, ob sie sich der Herausforderung weiterhin stellen.