Schreiben eines effektiven Berufungs- oder Antragsschreibens
Wann ein Brief zu schreiben ist
Viele Richtlinien der Universität erfordern das Schreiben eines Briefes . Ein Brief ist manchmal der effektivste Weg, eine bestimmte Nachricht zu senden. Wenn Sie mit jemandem sprechen, eine E-Mail verwenden oder ein Formular ausfüllen, das nicht funktioniert oder nicht praktikabel ist, versuchen Sie es mit einem Brief.
Format
Elemente:
Die in typischen Geschäftsbriefen enthaltenen Elemente sind:
- vollständige Postanschrift des Absenders
- Datum, an dem der Brief geschrieben wird
- Adresse der Person, an die der Brief gerichtet ist
- Betreffzeile
- Anrede
- body (die Hauptnachricht)
- kostenloses Schließen
- Signaturzeile (unterschreiben Sie unbedingt Ihren Brief)
- Beilagen und Kopien notieren
Modellbuchstabe:
Das folgende Modell verwendet alle Elemente aus der Liste. Das obige Layout ist eine Frage der persönlichen Wahl, ebenso wie die Entscheidung, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse anzugeben.
Hinweis: Der Text des Modellbriefs ist außergewöhnlich kurz. Die meisten Beschwerde- und Antragsschreiben erfordern ein oder zwei Seiten.
- Samuel Student
123 ABC Street
San Diego, CA 92120(619) 555-1234
- 20. Februar , 2018
- Dr. Jane Skool, Professorin
College of _____________
San Diego State University
San Diego, CA 92182 + Postleitzahl - Betreff: Antrag auf Prüfung
- Sehr geehrter Herr Dr. Skool,
- Ich schreibe, um eine spezielle Prüfung in Kurs 101 anzufordern. Am 12. März, dem Datum der regulären Prüfung, muss ich vor Gericht als Zeuge. Ich habe eine Kopie der gerichtlichen Vorladung beigefügt.
- Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine Anfrage zu prüfen. Bitte kontaktieren Sie mich per E-Mail oder Telefon, wenn Sie Fragen haben.
- Respektvoll,
Sam Student - Samuel Student
Roter Ausweis * - Beilage
Cc: John O. Smith
Inhalt und Ton
Während das Erscheinungsbild eines Buchstabens wichtig ist, bestimmen Inhalt und Ton, ob der Brief wirklich seine Aufgabe erfüllt. Überprüfen Sie alle relevanten Richtlinien und achten Sie besonders darauf, was der Entscheidungsträger wissen muss, um einen Einspruch oder eine Anfrage zu prüfen. Das sind die Informationen, die in Ihrem Brief enthalten sein sollten.
Eröffnungserklärung
Der erste oder zweite Satz sollte den Zweck des Briefes klar angeben.
Ich schreibe, um gegen meinen derzeitigen Disziplinarstatus Einspruch einzulegen und mich für meine Beteiligung am Bodenkriechen zu entschuldigen, die dazu geführt hat, dass ich benachrichtigt wurde. Mir ist klar, dass das, was mir harmlos Spaß machte, tatsächlich eine Gefahr für meine Gesundheit und die Gesundheit anderer war. Ich bedauere meine Handlungen in dieser Nacht aufrichtig…
Ich schreibe, um eine Kursüberlastung für 2018-2019 anzufordern…
Seien Sie sachlich
Geben Sie sachliche Details an, aber vermeiden Sie es, die Situation zu dramatisieren.
Ende Oktober wurde bei mir Mandelentzündung diagnostiziert. Ich war über eine Woche lang krank und habe die meisten meiner Zwischenprüfungen verpasst.
NICHT Ende Oktober, nachdem ich mich einige Tage lang wirklich krank gefühlt hatte, schleppte ich mich schließlich zu Student Health Services…
Seien Sie genau
Wenn ein Einspruch oder eine Anfrage von bestimmten Tatsachen abhängt, die die Entscheider werden überprüfen wollen, spezifisch sein.
Ich habe am 23. Januar einen Test verpasst, weil ich am 19. Januar zur Beerdigung meines Großvaters nach Vancouver geflogen bin und am 26. Januar zurückgekehrt bin. Ich lege die Quittung der Fluggesellschaft bei und kann eine weitere Bestätigung vorlegen, wenn dies hilfreich wäre.
NICHT, ich musste an einer Beerdigung außerhalb der Stadt teilnehmen, daher habe ich den Test am 23. Januar verpasst.
Dokumentation
Fügen Sie alle Unterlagen bei, die gemäß den Richtlinien erforderlich sind oder zur Begründung Ihrer Ansprüche erforderlich sind. Wenn die Dokumentation von einem Dritten gesendet wird, geben Sie dies mit Details an.
Dr. Nun, der Arzt meines Vaters hat zugestimmt, Ihnen über diese Angelegenheit zu schreiben …
Halten Sie sich an den Punkt
Überladen Sie Ihren Brief nicht mit Informationen oder Anfragen, die keinen wesentlichen Bezug zur Hauptnachricht haben.
Versuchen Sie nicht, den Leser zu manipulieren.
Drohen, beschwichtigen, betteln, flehen, schmeicheln und extravagante Versprechungen machen sind manipulative und normalerweise ineffektive Methoden.
Wenn Sie mir die Möglichkeit geben, nächstes Jahr wieder zu wohnen, verspreche ich, wirklich hart zu arbeiten, reich zu werden und der Universität eine Million Dollar zu spenden…
Wie man spricht Über Gefühle
Es ist verlockend, den Fall zu übertreiben, wenn uns etwas wichtig ist. Wenn Gefühle ein legitimer Teil einer Botschaft sind, besitzen Sie das Gefühl und geben Sie es als Tatsache an.
Als ich meine Note sah, war ich sehr enttäuscht.
Seien Sie kurz
Es ist mehr Arbeit, einen guten kurzen Brief zu schreiben als einen langen. Vielbeschäftigte Entscheidungsträger schätzen den zusätzlichen Aufwand.
Vermeiden Sie Fehler
Ein Buchstabe macht einen besseren Eindruck, wenn er eingegeben wird. frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern; frei von Slang; und in den richtigen Umschlag gelegt.ABER es ist viel wichtiger, die Fristen einzuhalten und den Zweck klar anzugeben, als einen Brief einzureichen, der völlig fehlerfrei ist.
Kopien aufbewahren
Bewahren Sie bis zur Klärung einer Angelegenheit Kopien aller gesendeten oder empfangenen Briefe sowie relevante Dokumente und Formulare auf.
* Angepasst vom Ombudsamt der University of Western Ontario, Frances Bauer, Ombudsperson